ایک اچھی طرح سے برقرار رکھنے والی فائل نظام کو اہم معلومات جلدی تک رسائی حاصل کرنے کی اجازت دیتا ہے اور وقت بچانے کے ذریعے کمپنی کی رقم بچاتا ہے. کاروباری اداروں، اسکولوں، سرکاری اداروں اور یہاں تک کہ ہر روز لوگ اپنے کاموں کو منظم رکھنے کے لئے فائلوں کا استعمال کرتے ہیں. آپ کے دفتر کے چار مختلف اقسام کے فائلوں کے درمیان انتخاب کریں. ہر ایک اپنے اپنے فوائد اور نقصانات پیش کرتا ہے.
حروف تہجی کے دائرہ دار نظام
حروف تہجی کے دائرہ دار نظام میں، حروف کے خطوط کے مطابق - نام کے مطابق - یا شخص، کمپنی یا موضوع کا نام کے مطابق ریکارڈ بندوبست کرتا ہے. دو مختلف طریقوں سے اس فائل کا نظام استعمال کریں. بنیادی حروف تہجی کے دائرہ دار نظام، جس میں ایک ڈکشنری لغت کے طور پر بھی جانا جاتا ہے، حروف تہجی سے متعلق ترتیب میں انفرادی ریکارڈ فائلوں کو. ایک فائل کے نظام کی کمپنی انکم کے مطابق، ان فائلوں کے نظام کو کم سے کم ریکارڈوں کو ذخیرہ کرتے وقت، 5،000 سے زائد فائلوں کو ذخیرہ کرنے کے دوران اچھی طرح سے کام کرتا ہے.
جب آپ کے پاس بہت سے کلائنٹ یا گاہکوں کو اسی نام کا اشتراک کرنا ہے تو یہ نظام مشکل ہوسکتا ہے. ایک جغرافیای نظام کا استعمال کریں - بھی ایک اخلاقیات یا درجہ بندی کے نظام کے طور پر بھیجا جاتا ہے - ریکارڈوں کی بڑی مقدار کو منظم کرنے کے لئے. اس نظام میں، گروہ مضامین بڑے شہروں کے ساتھ مل کر شہر، ملک یا ریاست جیسے مقام پر مبنی ہیں. ہر قسم کے اندر کی اقسام اور فائلیں حروف تہجی سے ترتیب دی جاتی ہیں.
تعداد کی دائرہ کار سسٹم
عددی فلائی سسٹم کا استعمال کرتے ہوئے، ہر فائل میں نمبر تفویض کرتے ہیں اور نمبروں کو آرڈر میں ترتیب دیتے ہیں. اسی نام کے ساتھ فائلوں کے لئے فائلوں کو حروف تہجی کے نظام کے طور پر ڈپلیکیٹ عنوانات نہیں ملے گی. اس نظام میں بھی بہتر فائل خفیہی پیش کرتا ہے کیونکہ فائلوں پر کوئی نام نہیں دکھایا جاتا ہے اور فائلوں کی بڑی مقدار کو سنبھالنے کے بعد اچھی طرح سے کام کرتا ہے. فائلوں کو ایک نمبر تفویض کرنے کی بجائے، تاریخی نظام کا استعمال کرتے ہیں جو فائلوں کے مطابق تاریخ کے مطابق رکھتا ہے.
ٹرمینل ڈیجیٹل فائلوں کا نظام
ٹرمینل ہندسوں کا استعمال کرتے وقت، فائلوں کی تعداد کو ترتیب آرڈر میں تفویض کرتے ہیں، لیکن آخری دو ہندسوں کے مطابق انہیں فائل. Ancom 17234 نمبر نمبر فائل تلاش کرنے کے مثالیں فراہم کرتا ہے. سب سے پہلے آپ فائلنگ کے 34 حصے پر جائیں گے، پھر اس سیکشن کے 72 علاقے کو دیکھیں اور آخر میں فائل دیکھیں. 1. یہ نظام 10،000 سے زائد فائلوں کو برقرار رکھنے میں اچھی طرح سے کام کرتا ہے.
الفاانیمک فائلوں کا نظام
حروف تہجی کو فائلوں کو منظم کرنے کے لئے حروف اور نمبر دونوں کا استعمال کریں. مثال کے طور پر، ریاست میں کلائنٹ کی حیثیت سے اشارہ کرنے کے لئے دو خطوط استعمال کریں، اس کے بعد ان کے اکاؤنٹ نمبر کو مسترد کرنے کے لۓ. یہ آسان پیشکش کرنے کی اجازت دیتا ہے جب ایک ہی جگہ سے فائلوں کی ایک بڑی مقدار کو نکالنے کی ضرورت ہوتی ہے.
