کاروباری دنیا میں معلومات کو منتشر کرنے کی اطلاعات کا سب سے عام طریقہ ہے. حقیقت پسندانہ رپورٹیں ایک صورت حال کا تجزیہ اور وضاحت اور درست اعداد و شمار کی ایک بڑی رقم شامل. کامیاب رپورٹ لکھنے والوں کو معلوم ہے کہ یہ رپورٹ صرف اس عمل کا اختتام ہے. وہ اپنی رپورٹ کی منصوبہ بندی کرتے ہیں، وہ اپنے مقاصد پر غور کرتے ہیں اور جو اسے پڑھنے کے لئے جا رہے ہیں اور وہ فیصلہ کرتے ہیں کہ اس میں کیسے ڈالیں اور اسے مؤثر طریقے سے منظم کیا جائے. ایک مؤثر طریقے سے تحریری اور اچھی طرح سے پیش کردہ حقیقت پسندانہ رپورٹ احتیاط سے منصوبہ بندی کی منصوبہ بندی کا نتیجہ ہے.
ریڈر کی شناخت اور اہداف مقرر کریں
ریڈر کے علم پر غور کریں
غور کریں کہ ریڈر پہلے ہی جانتا ہے. حقیقت پسندانہ رپورٹوں میں عام مسائل زیادہ تر قابلیت اور ریڈر کے علم کو کم سے کم کر رہے ہیں. یہ لوگ جرگون کے ساتھ لوگوں کو ہٹانے میں آسان ہے یا انہیں آسان معلومات فراہم کرتے ہیں. یہ جاننے کی کوشش کریں کہ آپ کا قارئین پہلے سے ہی جانتا ہے اور علم کی مناسب سطح پر بات چیت کرتا ہے.
اپنے ریڈر کی دلچسپیوں کو سمجھنا
ریڈر کے موقف کے بارے میں سوچو. قارئین کو خصوصی دلچسپی، پسند یا ناپسند ہو سکتی ہے. سمجھیں کہ آپ کا قاری واقعی واقعی چاہتا ہے. ایسی رپورٹ کو نجات دے جو ان کے رویے سے اپیل کرے گی یا یہ پڑھ نہیں سکیں گے. اس بات پر غور کریں کہ آیا اس شخص کو رپورٹ پڑھنا چاہے گا کہ اس مواد کے بارے میں پہلے سے منسلک نظریات پر مبنی ہو.
فیصلہ کرو کہ علم کو ریڈر کی ضرورت ہے
فیصلہ کرنے کی ضرورت ہے کہ حقیقت پسندانہ علم کی کیا ضرورت ہے. جس حد تک آپ کو پس منظر کی معلومات دینے یا تکنیکی شرائط کی وضاحت کرنے کی ضرورت ہے اس پر غور کریں.
مطلوبہ خیالات پر غور کریں
دیکھو جو حقائق قاری جاننا چاہتا ہے. اس بارے میں سوچیں کہ کس طرح آپ کو پیش کردہ حقیقت پسندانہ ڈیٹا یہ فراہم کرے گا. کبھی کبھی یہ عمل اس بات سے ظاہر ہوتا ہے کہ ایک رپورٹ بالکل ضروری نہیں ہے یا اس کا مقصد کسی دوسرے طریقے سے پورا ہوسکتا ہے.
مواد، ساخت اور انداز
احتیاط سے مواد منتخب کریں
اپنے مال کو احتیاط سے منتخب کریں. یہ آسان رکھو اور اپنے نتائج کو درست کریں. جتنا ممکن ہو سکے کو آسان بنائیں. غیر ضروری مواد کو ختم کریں اور ضروری پر توجہ مرکوز کریں. حقائق اور ریاست کے ساتھ اپنے نتائج کو باہمی طور پر تسلیم کریں جہاں آپ انہیں پایا. حقائق کو ایک منطقی اور مسلسل معاملہ بنائیں، تاکہ آپ کا قارئین اسی نتیجہ میں پہنچ سکے.
رپورٹ کی ساخت کی منصوبہ بندی کریں
رپورٹ کی ساخت کی منصوبہ بندی کریں. حقائق اس ہدایات کا ایک سیٹ ہونا چاہئے جو قاری آپ کے اختتام پر لے لے. اپنی رپورٹ کو بڑے حصوں میں تقسیم کرکے شروع کریں. اس موضوع میں ہر موضوع کو تقسیم کیا جاسکتا ہے. یہ ذیلی تقسیم آپ کی رپورٹ میں عنوانات بن سکتا ہے.
تمام پوائنٹس کے ہر سرخی کے تحت ایک فہرست بنائیں جسے آپ لانا چاہتے ہیں اور ان معلومات کو نوٹ کریں جو آپ کو ان کی حمایت کرنے کی ضرورت ہوگی. پوائنٹس کو ایک منطقی ترتیب میں ترتیب دیں جو آپ کے مقاصد کو پورا کرتی ہے.
ایک مناسب انداز پر عمل کریں
ایک مناسب انداز پر عمل کریں. اگرچہ رپورٹس سخت کنونشنوں کی پیروی کرتے ہیں، وہاں ذاتی انداز کے لئے جگہ ہے. مؤثر رپورٹوں کو ایک مسودہ سازی اور ریفریجریشن کے عمل کا استعمال کرتے ہیں. اپنے قارئین سے واقف اصطلاحات کا انتخاب کریں. تکنیکی شرائط ساتھی ماہرین کے لئے مفید ہیں لیکن دوسروں کے لئے الجھن ہو گی.
مناسب پریزنٹیشن کی تکنیک کو استعمال کریں
مناسب پیشکش کی تکنیک کو استعمال کریں. رپورٹوں میں موجود اعداد و شمار کے لئے میزیں، گرافس، بار چارٹ یا دیگر ڈایاگرام شامل ہیں.
رپورٹ لکھنے کے کنونشنز پر عمل کریں
عنوان کا صفحہ تیار کریں
عنوان کا صفحہ تیار کریں. یہ عام طور پر عنوان، ذیلی عنوان، تاریخ، مصنف کا نام اور مقام پر کمپنی میں شامل ہے. یہ بھی اس بات کا اشارہ کرے گا کہ حقیقت پسندانہ رپورٹ کون ہے. یہ ایک ریفرنس نمبر یا درجہ بندی کے دوسرے شکل بھی رکھ سکتا ہے.
ایک خلاصہ لکھیں
ایک خلاصہ لکھیں. یہ خاص طور پر ضروری ہے اگر رپورٹ طویل ہے. یہ مصروف افراد کو اس رپورٹ کے مطابق دھیان دیتا ہے جو اسے پڑھنے کے لۓ نہیں پڑتا. ایک کشش خلاصہ لوگوں کو پوری رپورٹ کو پڑھنے کے لئے حوصلہ افزائی کر سکتا ہے.
مواد کا صفحہ شامل کریں
مواد کا صفحہ شامل کریں. یہ ایک علیحدہ صفحے ہے جس میں اہم حصوں یا بابوں، سبسڈیوں اور ضمنیات کی فہرست ہے. یہ صفحہ نمبر بھی دیتا ہے اور حصوں کے درمیان تعلقات کی نشاندہی کرنا چاہئے.
تعارف لکھیں
حقیقت پسندانہ رپورٹ کے مقصد کی وضاحت کرنے کے لئے تعارف کا استعمال کریں. یہ پس منظر کی معلومات دیتا ہے اور اس کی وضاحت کرتا ہے کہ یہ کیوں ضروری ہے. تعارف رپورٹ کا مقصد بیان کرتا ہے، لوگوں کو یہ اور اس کے دائرہ دار کے لئے لکھا گیا ہے.
رپورٹ کے جسم کو منظم کریں
رپورٹ کے جسم کو منظم کریں. اس میں آپ کے تفصیلی حقائق اور نتائج شامل ہیں، ظاہر ہوتا ہے کہ وہ کس طرح پہنچے تھے اور آپ نے ان خطوں کی نشاندہی کی ہے. اپنے نتائج کو نجات دیں. آپ کی رپورٹ کے اہم حقیقت کے نقطہ نظر کو خلاصہ کریں اور ان پر ایک فیصلے کی پیشکش کیجیے.
تجاویز
-
مطلوب سامعین کے لئے لکھا دیگر رپورٹوں کی کاپیاں حاصل کرنے کی کوشش کریں. یہ آپ کو ایک واضح خیال دے گا جو آپ کی توقع کی جاتی ہے.
