غیر حاضری کے لئے رجحان کا ایک خط ایک باقاعدہ مرحلہ ہے جو کام کے گھنٹوں کو ختم، وقفے یا کمی میں لے سکتا ہے. خط اس بات کا اشارہ کرتا ہے کہ انتظامیہ کو ملازمت کے عزم اور ذمے دارانہ ذمہ داریاں انجام دینے کی صلاحیت کے بارے میں سنجیدگی کا خدشہ ہے. کمپنی کے خط کا نشان پر خط ٹائپنگ اور مہربند لفافے میں اسے ہاتھ ہاتھ دینے کا اثر بھی بڑھتا ہے. مقصد یہ ہے کہ ملازم کو احساس ہو کہ اس کی حاضری کا ریکارڈ بہتر ہوگا.
اپنے نوٹوں کا جائزہ لیں کہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ ملازم نے غیر حاضری کے لئے شفا بخش لفظی حاصل کی ہے. زبانی رجحانات کی تاریخ اور ملازم کا جواب یاد رکھیں. نوٹ کریں کہ ملازم نے اس مسئلہ کو درست کرنے کا وعدہ کیا لیکن ایسا کرنے میں ناکام رہے.
خط کے پہلے پیراگراف میں ملازم کا تعاقب. ملازم کو مطلع کریں کہ خط غیر حاضر ہونے کے لئے رسمی طور پر عزم کے طور پر خدمات انجام دے رہا ہے، اور اگر صورتحال جاری رہتی ہے تو اس کے علاوہ مزید اصلاحی کارروائی ممکن ہے.
دوسرے پیراگراف میں غیر حاضری کی تفصیل. انسانی وسائل کی طرف سے مہیا کردہ وقت کے شیٹ یا ریکارڈ استعمال کریں، جس دن ملازم کو معافی یا غیر معمولی غیر حاضری سے چھٹکارا ملے. ملازم کو بتائیں کہ ملازمت اور کمپنی کے لئے بار بار غیر حاضری خراب ہیں. یہ واضح کرتے ہیں کہ دائمی غیر موجودگی کا باعث ملازم کے شریک کارکنوں کو اعتماد سے محروم ہوجاتا ہے، یا کھو پیدا ہونے والی پیداوار کی وجہ سے کمپنی کی رقم کی قیمت میں اضافہ ہوتا ہے.
ٹریک پر واپس حاصل کرنے کے لئے ملازم کو کیا کرنا ہے وضاحت کرنے کی طرف سے خط کو بند کریں. مثال کے طور پر، اگلے چھ ماہ کے لئے اس بات کی وضاحت کریں کہ ملازمت کو لکھنے میں پہلے دن سے دور کی درخواست کرنا ضروری ہے. یہ بھی یاد رکھیں کہ ملازمت کو بیماری کی وجہ سے غیر حاضری کے لئے ایک ڈاکٹر کا نوٹ فراہم کرنا لازمی ہے. ملازم کو بتائیں کہ قواعد و ضوابط کے مطابق رہنے میں ناکامی زیادہ نظم و ضبط اصلاح، اور تکمیل تک پہنچ سکتی ہے. آخری پیراگراف میں ملازمین کو پروگراموں سے مشورہ دینے کا حوالہ دیتے ہوئے اگر ذاتی یا خاندانی مسائل کا سامنا کرنا غفلت کی وجہ ہے.
