شکایت کا خط کیسے بنانا اور شکل دیں

آپ کسی مخصوص مصنوعات یا سروس سے مطمئن نہیں ہیں. دوستوں اور رشتہ داروں سے شکایت کرنے کے بجائے، کارروائی کریں اور ایک شکایت خط لکھیں. آپ کے شکایت کے مستقل ریکارڈ کے طور پر خدمات انجام دینے کے علاوہ، ایک اچھی طرح سے تحریری شکایت کا خط پروڈکٹ یا سروس کے ذمہ دار کمپنی کو حوصلہ افزائی دے سکتا ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جائے کہ آپ اور دیگر گاہکوں کو مستقبل میں ان مسائل کا سامنا نہ کریں. ایک اچھی شکل شدہ کاروباری خط بنائیں جس سے مثبت نتائج ملے.

آپ کی ضرورت ہو گی

• شکایت خط لکھنے کے لئے، آپ کو مندرجہ ذیل ضرورت ہوگی:

• رسید اور رسید

• اعلی معیار کے بانڈ کاغذ

مکمل بلاک فارمیٹ کا استعمال کرتے ہوئے اپنا خط تخلیق کریں، جو ریاستہائے متحدہ میں زیادہ تر کاروباری اداروں کو ترجیح دی جاتی ہے. خط کے تمام حصوں کو بائیں طرف دیئے گئے. آپ کو سلامتی اور ایک کوما کے بعد معتبر اختتام کے بعد ایک کالونی یا کما ڈال سکتے ہیں. بدقسمتی سے، آپ کو پوزیشن میں چھوڑ سکتے ہیں.

خط خطہ یا ہیڈر سے نیچے 6 سے 10 لائنز شروع کریں. مثال کے طور پر، جنوری 15، 2011 کو امریکی شکل میں استعمال کریں.

تاریخ اور اندرونی ایڈریس کے درمیان چار سے چھ لائنوں کو چھوڑ دو. رابطے کے شخص کا نام اور کاروباری عنوان شامل کریں. کمپنی سوئچ بورڈ کو فون کریں اور مناسب مینیجر کے نام اور عنوان سے پوچھیں. اس کے نام کا صحیح ہجے کی توثیق کریں. اگر آپ ایک نام کی نشاندہی نہیں کرسکتے ہیں تو، مناسب عنوان کا استعمال کریں، جیسے "کسٹمر سروس مینیجر."

دو خالی لائنوں کو چھوڑ دو اور سلامتی درج کریں. "عزیز سر یا مدام" یا "وہ کون ہو سکتا ہے جو اس کا استعمال کریں" استعمال نہ کریں. مناسب ذاتی عنوان کے ساتھ وصول کنندہ کے نام کا استعمال کریں. اگر آپ جنسی کے بارے میں غیر یقینی ہیں تو، "پیارے کرس سمتھ" کا استعمال کریں.

ڈبل جگہ اور خط کا جسم شروع. خط کے لئے کم سے کم تین پیراگراف استعمال کریں، ان کے درمیان دوہری جگہ چھوڑ دیں. جیسا کہ آپ اپنا خط لکھتے ہیں، کسی بھی انوائس یا دوسرے دستاویزات کو جو آپ نے کمپنی سے حاصل کی ہیں ان کا حوالہ دیتے ہیں. یقینی بنائیں کہ تمام پروڈکٹ کے نام، قیمتوں اور دیگر تفصیلات درست ہیں.

ایک مثبت نوٹ شروع کریں. برانڈ نام یا کمپنی میں اپنی وفاداری کا ذکر کرنے کے لئے پہلے پیراگراف کا استعمال کریں. مثال کے طور پر، "میں نے ہمیشہ آپ کی دکان میں فرنیچر کے لئے شاپنگ کا لطف اٹھایا ہے. میں نے آپ کے اندر سٹور سجاوٹ سے حاصل کردہ حیرت انگیز مشورہ کی تعریف کی اور اپنی تمام خریداریوں کے ساتھ بہت آرام دہ محسوس کیا."

کسی بھی تفصیلات کو شامل کرنے کے لئے دوسرے پیراگراف کا استعمال کریں جو قاری آپ کی شکایت پر عمل کرنے کے لئے جاننے کی ضرورت ہے. مثال کے طور پر، "25 فروری، 2011 کو، میں نے آپ کے آن لائن کیٹلاگ سے ایک ڈیوٹ کور (آرڈر # 5768، نیلے پھول پرنٹ، رانی کا سائز) کا حکم دیا. دو ہفتوں کے بعد میں نے ڈیوٹ کور ڈھونڈ لیا. دھاتی گند، جس میں دو مشین کے تھیلے کے بعد لگے ہوئے تھے. انکشاف شپنگ آرڈر کی ایک نقل ہے. " رسیپٹس یا دیگر دستاویزات کی اصل نقل نہیں بھیجیں.

تیسرے پیراگراف میں آپ کی توقعات بتائیں. مثال کے طور پر، "چونکہ لوہے کی بھاپ کی خصوصیت مناسب طریقے سے کام نہیں کرتی ہے، میں توقع کرتا ہوں کہ 52.38 ڈالر کی رقم اور فوری طور پر واپسی کی رقم میں لوہے کی واپسی کے لئے ادائیگی کی گئی ہوں. میں آپ کے جواب کے 4 ہفتے انتظار کروں گا. آپ سے، میں بہتر بزنس بیورو سے رابطہ کروں گا."

دو خالی لائنوں کو چھوڑ دو اور ایک مناسب تعریف سازی بند کرو، جیسے "آپ کا حق" یا "مخلص." اپنے دستخط کے لئے چار سے چھ خالی لائنیں چھوڑ دو براہ راست ذیل میں، اپنے ٹائپ رائٹ دستخط درج کریں.

ڈبل جگہ اور انکشاف (درج) درج کریں.

تجاویز

• اعلی معیار بانڈ کا کاغذ استعمال کریں. ایک ہیڈر بنائیں جو آپ کا نام، پتہ، ٹیلی فون نمبر اور ای میل ایڈریس شامل کریں. مختصر پیراگراف لکھیں اور خط کی لمبائی ایک صفحے پر رکھیں. خط کی عمودی جگہوں کو چیک کرنے کے لئے اپنے لفظ پراسیسنگ پروگرام کے پرنٹ پیش نظارہ خصوصیت کا استعمال کریں. ضرورت ہو تو، وقفہ کاری کو ایڈجسٹ کریں. اپنے خط کو مسترد کرنے کے قابل اعتماد دوست یا رشتہ دار سے پوچھیں. ہجے، قطع نظر اور گرامیٹک غلطیوں کی جانچ پڑتال کے علاوہ، آپ کے دوست یا رشتہ دار کو یہ یقینی بنانا چاہئے کہ خط کا سر مناسب ہے.