کاروباری اداروں کو چھوٹے، مجوزہ ضروریات کو ادا کرنے کے لئے پیسے کی رقم کو برقرار رکھنے کے لئے مناسب پیٹو نقدی آڈٹ ٹیسٹنگ کے طریقہ کار کو یقینی بنانے کے لئے ضروری ہے کہ ملازمین کو مناسب وجوہات کے لئے پیسے کی نقد کا استعمال کرتے ہیں اور مناسب نقد رقم کے طور پر استعمال کرتے ہیں. جب بھی ممکن ہو، کسی فرد کو پیسے کی نقد تک رسائی نہیں ہے، وہ شخص ہونا چاہئے جسے پیسے کی رقم کی جانچ پڑتال کے لئے ذمہ دار ہے.
آڈٹ کے وقت
پیٹی نقد آڈٹ کو بے ترتیب اور دیگر ملازمین کو نوٹس کے بغیر منعقد کیا جانا چاہئے. بے ترتیب آڈٹ کے بغیر، ذاتی وجوہات کے لئے چھوٹی رقم سے "قرضے" ہیں جو ملازمین کو فنڈز کی تفتیش کرنے سے پہلے پیسے ڈالنے کا وقت ہے.
کل فہرست
باکس یا دراج میں چھوٹی نقد رقم کی توازن کو آڈیٹنگ میں پہلا قدم ہے. تمام پیسے کی نقد رقم کے علاوہ مجموعی نقد رقم کے لۓ رسید استعمال کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا تھا. مثال کے طور پر، اگر آپ پیسے کی نقد رقم میں $ 500 کو برقرار رکھے ہیں اور پیسے کے نقد اخراجات کے لئے رسید میں $ 150 ہیں، تو آپ کو دراج میں باقی $ 350 میں نقد رقم ہونا چاہئے. پیسہ یا رسیدوں کے لئے ناجائز ہونا ایک آڈٹ کی رپورٹ میں غور کرنا چاہئے، اور تمام ملازمین کو پیسے کی نقد تک رسائی کے ساتھ فرق کے بارے میں پوچھ گچھ کی جانی چاہئے.
رسیدوں کا جائزہ لیں
ہر وصول کنندہ کو واضح طور پر خریدنے والے شے کی وضاحت کرنا چاہئے. اگر چیزیں خریدی جاتی ہیں تو خود کو رسید سے صاف نہیں ہوتی ہے، تو اس کے سامان کے اخراجات کے لۓ کسی بھی وضاحت کے ساتھ رسید پر اشیاء میں لکھنا لازمی ہے. خریدا ہر آئٹم کو پیسے کی نقد رقم کے مناسب استعمال کی نمائندگی کرنا چاہئے اور مینیجر یا سپروائزر کی طرف سے منظوری دی جاسکتی ہے، جیسا کہ آپ کی کمپنی کی پالیسیوں میں بیان کی جاتی ہے. پیسے کی پیسے کے کسی بھی غیر مناسب استعمال، جیسے جیسے ذاتی اشیاء کے لئے، آپ کی رپورٹ میں غور کرنا چاہئے. معمولی آپریٹنگ اخراجات کا احاطہ کرنے کے لئے پیٹو نقد کا کوئی بھی استعمال آپ کی رپورٹ میں ذکر کیا جاسکتا ہے اور ملازمتوں کی طرف سے وضاحت کی جاسکتی ہے تاکہ آپ اس بات کا تعین کر سکیں کہ اگر ان اخراجات کو دوسرے اخراجات کو پورا کرنے کے لئے آپریٹنگ طریقہ کاروں میں تبدیلی کی جانی چاہئے.
جنرل لیجر کا جائزہ لیں
ہر چھوٹی رقم کی نقد رقم کو اکاؤنٹنگ عام لیجر پر مناسب طریقے سے نظر آنا چاہئے. اخراجات کی وضاحت کے لئے رسیدوں کی جانچ پڑتال کریں، اور اس بات کی توثیق کریں کہ خرچ مناسب جنرل لیجر اخراجات اکاؤنٹ پر پوسٹ کیا گیا تھا.
خریدنے والی اشیاء کی توثیق کریں
جب بھی ممکن ہو تو، آپ کو شے نقد کے ساتھ خریدا جانے والی چیزوں کو، خاص طور پر غیر قابل استعمال سامان کے معاملے میں دیکھنا چاہئے. اگر ملازمین چھوٹے سامان یا دیگر غیر قابل استعمال ضروریات خریدنے کے لئے پیسے کی رقم استعمال کرتے ہیں تو، ملازمین کو آپ کو شے کے مقام کو دکھانے کے قابل ہونا چاہئے.
