پالیسی اور طریقہ کار دستی ایک تحریری دستاویز ہے جس میں کسی تنظیم کے قواعد اور مخصوص طریقوں کی وضاحت کی جانی چاہیے جو اسے چلانا چاہئے. یہ تنظیم کے عمومی نقطۂ نظر سے ہر چیز کا احاطہ کرتا ہے تاکہ آنے والا میل کیسے عمل کرے. پالیسی اور طریقہ کار دستی کے لئے کچھ بنیادی خیالات ملازمتوں کے لئے زیادہ مفید بنائے گی.
محکموں سے رائے جمع کریں
ایک تنظیم کے لئے ایک باقاعدگی سے دستی تحریر کرنے سے پہلے، آپ کو ان کے پالیسی اور طریقہ کار کے بارے میں مختلف محکموں سے رائے حاصل کرنا چاہئے. یہاں تک کہ اگر کوئی رسمی پالیسی اور طریقہ کار دستی نہیں ہے تو، محکموں میں شاید ان کی اپنی غیر رسمی پالیسی، میمو اور بکھرے ہوئے گائیڈ بک کی کتابیں موجود ہیں. ایک پالیسی اور طریقہ کار دستی، جب تک کہ یہ ایک نئے کاروبار یا تنظیم کے لئے لکھا جا رہا ہے، اس پر غور کرنا چاہئے کہ محکمہ پہلے سے ہی چل رہا ہے. مکمل طور پر نئی پالیسی اور طریقہ کار متعارف کرایا سیکھنے کی وکر کی وجہ سے ممکنہ طور پر پروڈکشن کو سست کر سکتا ہے. بجائے، الجھن سے بچنے کے لئے ایک جگہ میں تمام غیر رسمی پالیسیوں اور طریقہ کار کو مضبوط بنانے کے لئے ایک جگہ کے طور پر پالیسی اور طریقہ کار دستی کے بارے میں سوچیں.
تاہم، یہ ایک مطلق حکمرانی نہیں ہے. پالیسی اور طریقہ کار کے دستی کتاب لکھنے کے فوائد میں سے ایک یہ ہے کہ یہ آپ کو ایک تنظیم کے کام کی تاثیر کا جائزہ لینے کا ایک موقع فراہم کرتا ہے. دستی تحریر کرتے وقت، مختلف محکموں میں مینیجرز اور ملازمین سے بات کرنے کے لۓ یہ دیکھنے کے لۓ کہ آیا اس کی پالیسی اور طریقہ کار میں سے کوئی بھی اس کے ساتھ کام کرتے ہیں، اس کے ساتھ کام کرنے والے، مشکل یا متضاد ہیں. اگر ایسا ہے تو، آپ دستی مکمل کرنے سے قبل کام کرنے کے زیادہ مؤثر طریقوں پر تبادلہ خیال کرنے کے لئے ایک اجلاس منعقد کرنا چاہتے ہیں.
پالیسی اور طریقہ کار کے درمیان مختلف
پالیسیوں میں عام قوانین شامل ہیں جو بیان کرتے ہیں یا کیا نہیں کر سکتے ہیں، اور یہ فلسفیانہ سے مخصوص ہے. مثال کے طور پر، "پالیسی ہم دوستانہ ہیں،" یا "داخلہ ڈپارٹمنٹ میں داخل ہونے والے داخلے کی درخواستوں کو جمع کرائیں." طریقہ کار پالیسی کے لۓ قدم قدم قدم کے عمل کی وضاحت کریں. پالیسی اور طریقہ کار دستی بنانے کے بعد، پالیسیوں کے عنوانات اور ہر پالیسی ذیلی سرخی یا فہرستوں کے طریقہ کار کو بنانے کے درمیان دو کے درمیان فرق. اس کو دستی طور پر ملازمین کی طرف سے نیویگیشن کی اجازت دی جائے گی جو مخصوص معلومات کو تلاش کرنا چاہتے ہیں، اس کی پالیسی کو کیا کرنا چاہئے.
واضح اور مخصوص ہو
پالیسی اور طریقہ کار دستی کتاب لکھتے وقت، آپ کو کسی بھی جرگ، پیچیدہ الفاظ اور غیر معمولی ہدایات کو کاٹنے کے لئے آپ کو اکثر اپنے کام کا جائزہ لینے کی ضرورت پڑ سکتی ہے. 15 الفاظ یا کم سے کم سزائیں کرنے کی کوشش کریں. چلائیں یا جملے سے بچیں اس سے ایک سے زیادہ طریقے سے تشریح کی جا سکتی ہے. ہدایت دینے کے بجائے ہدایات دینے کے لۓ "تمام انوائس پر عمل کریں اور مینیجر کو ایک فارم بھیجیں"، انوائس پروسیسنگ کے طریقہ کار کی وضاحت کریں اور مینیجر کو بھیجنے کے لئے مخصوص فارم کا نام فراہم کریں.
شاید آپ کو ایک یا زیادہ ملازمین کو کسی بھی حصوں کی جانچ پڑتال کرنے کے لئے پالیسی اور طریقہ کار دستی کا جائزہ لینے کا خواہاں ہوسکتا ہے جو ان کو سمجھنا مشکل ہے.
باقاعدگی سے جائزہ لیں اور اپ ڈیٹ کریں
پالیسی اور طریقہ کار دستی ایک زندہ دستاویز ہے. اگر ضروری ہو تو اسے مفید رکھنے کے لۓ، باقاعدہ جائزہ لیں اور اپ ڈیٹ کریں. ہر سال ایک بار میٹنگ رکھو تاکہ پالیسی اور طریقہ کار دستی میں کوئی تبدیلی کی ضرورت ہو. اس میں کام کرنے کے نئے طریقوں، مشکل یا الجھن پیراگرافوں اور دماغ سے متعلق طریقوں کو زیادہ مفید بنانے کے طریقوں کو مطلع کرنا، جیسے مزید معلومات یا رنگ مختلف فصلوں کو بھی شامل کرتے ہوئے شامل ہیں.
وقت حساس معلومات جیسے رابطوں، افراد کے فون نمبروں اور ویب سائٹ یو آر ایل کو پالیسی میں شامل کرنے سے بچیں. دستی میں مخصوص لوگوں یا عنوانات کا حوالہ دیتے ہوئے، ڈیپارٹمنٹ کے ناموں کا حوالہ دیتے ہیں. اس سے پالیسی اور طریقہ کار کے دستی کے مطابق طویل عرصے سے متعلقہ حالات کو یقینی بنانے میں مدد ملے گی.
