اگرچہ بہت سے لوگوں کو وقت کی فضلہ کے طور پر اجلاسوں کا احترام، وہ معلومات کا اشتراک کرنے، ایک بڑی پروجیکٹ کی ترقی کی پیروی اور ایک ٹیم کے ممبروں کے درمیان مواصلات کو بہتر بنانے کا ایک مؤثر طریقہ ہے. یہ ضروری ہے کہ ہر شخص ملوث ہونے میں ملوث ہو اور غیر ضروری تاخیر کو روکنے کے لئے وقت پر پہنچ جائے. وقت پر موجود ہونے والے ان لوگوں کو فوری طور پر ایک مؤثر انداز یہ ہے کہ وہ آنے والے دنوں میں آنے والی چند روز قبل آنے والا اجلاس یاد رکھیں.
میٹنگ سے پہلے چند دن حاضریوں کو ایک ای میل بھیجیں.
ان سبھی ای میل پتے درج کریں جو ای میل ٹیمپلیٹ کے "میدان" میں شرکت کرنے کی توقع رکھتے ہیں، پھر آپ کا پیغام تحریر کرنا شروع کریں.
اہم تفصیلات جیسے تاریخ، وقت اور مقام شامل کریں. اگر آپ کی شکایت جائز ہوئی تو مذکورہ مواد کو فی الفور سائٹ سے ہٹا دیا جائے گا. اس اجلاس میں حاضریوں کو تیار کرنے میں مدد ملے گی.
اگر میٹنگ میں صرف چند افراد شامل ہوں گے تو آپ سب کو ایک ٹیکسٹ پیغام بھیجنے کی ترجیح دیتے ہیں. یہ انتباہ کردہ میٹنگ کے حاضریوں کو براہ راست اپنے موبائل فون پر بھیجتا ہے. اس طرح، وہ کسی بھی بٹن کے رابطے پر جہاں بھی ہوتے ہیں وہ ملاقات کے وقت اور مقام جیسے تفصیلات چیک کرسکتے ہیں. (اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے پاس ہر ایک کے درست سیل فون نمبر ہے. غلطی سے زمین کی لائن پر بھیجیے جائیں گے.)
