لوگ مصروف رہتے ہیں اور ہمیشہ یاد نہیں کرتے جب انہیں کچھ کرنے کی ضرورت ہے. ایک آخری وقت کے بارے میں یاددہانی کے خطوط بھیجنے سے صرف ایک پیشہ وارانہ تعاقب ہوسکتا ہے یا یہ آپ کے اکاؤنٹس سسٹم کا حصہ ہوسکتا ہے. ان خطوں کا سر اس پر منحصر ہے کہ آپ ایک یاد دہانی بھیج رہے ہیں. مثال کے طور پر، اگر آپ موسم گرما کے کیمپ میں سائن اپ کرنے کے لئے آخری وقت کے بارے میں مصروف والدین کو یاد دلاتے ہیں تو آپ معاون ٹون استعمال کریں گے. اگر ایک بل ادا نہیں کیا جاتا ہے تو ایک کاروباری خط قانونی کارروائی کو دھمکی دے رہا ہے. مؤثر یاد دہانی کے خطوط کو آخری وقت سے پہلے بھیجا جاتا ہے تاکہ وصول کنندہ کا وقت ادا کرے.
اگر خط ایک دوستانہ یاد دہانی کی حیثیت رکھتا ہے تو اس سے بات چیت کرنے والے ٹون کے ساتھ خط لکھیں. دوستانہ خطوط کے لئے، خط کو شروع کرنے کے لۓ پہلے پیراگراف کا استعمال کریں، جیسے جیسے کہ موسم بہار جلد ہی آئیں گے، اور اس کا مطلب یہ ہے کہ موسم گرما کے کیمپ کے لئے سائن اپ کرنے کے لئے آخری وقت ہے. ایک سخت کاروباری خط کے لۓ، آپ کو لکھتے ہیں کہ کیوں خط لکھنا اور خط وصول کنندہ خط کا جواب دینا لازمی طور پر اشارہ کرتے ہیں.
واضح طور پر آخری تاریخ کو بتاتے ہوئے دوسرا پیراگراف شروع کریں. آخری تاریخ کے بارے میں واضح، مخصوص معلومات، جیسے بدھ، دسمبر 7، 5 پی ایم 5 میں. ای ٹی. وقت اختیاری ہے، لیکن بعض صورتوں میں مفید ہے.
آخری حد تک پورا کرنے کے بارے میں واضح ہدایات فراہم کریں. ادائیگی بھیجنے سمیت امکانات تاکہ اس کو آخری وقت سے یا اس سے پہلے موصول ہو، یا آخری وقت سے پہلے ایک فنکشن کے لئے آن لائن سائن اپ کریں. دوسرے متعلقہ معلومات کی فہرست جیسے ادائیگی کی رقم کی وجہ سے، یا کام مکمل کرنے کے لئے ضروری دیگر معلومات کی فہرست.
وصول کنندگان کو بتائیں کہ آخری تاریخ کو غائب کرنے کے نتائج. مثال کے طور پر، اس بات کا اشارہ کریں کہ آخری وقت کے بعد رجسٹر کرنے والوں کو زیادہ فیس ادا کی جائے گی یا دیر سے رجسٹریشن کے لئے کوئی اختیار نہیں ہوگا.
غیر تسلیم شدہ اختتام کے ساتھ اختتام جیسے "گرم احترام،" یا "مخلص تمہارا."
