اس سے کوئی فرق نہیں ہے کہ آپ ان سے بچنے کی کوشش کریں گے، مواصلات کی رکاوٹوں کو ملازمین، مینیجرز اور گاہکوں کے درمیان پھنس جائیں گے. مواصلات کی ناکامی غیر ضروری تاخیر، مایوسی اور ممکنہ طور پر کھو کاروبار کا سبب بن سکتی ہے. خوشخبری یہ ہے کہ مواصلات کی رکاوٹوں پر قابو پانے کے لۓ آپ کے کاروبار کو آسانی سے چلانے کے لۓ رہیں.
بزنس میں مواصلاتی رکاوٹیں کیا ہیں؟
مواصلاتی خنډوں کو ہر جگہ کاروبار میں سب سے اوپر سے بیرونی رشتے کے ذریعہ بیرونی تعلقات میں پایا جا سکتا ہے. مواصلات کی خرابی تنظیمی طور پر ہوتی ہے، جیسے ٹیم کے ارکان الگ الگ ہوتے ہیں یا انفرادی طور پر، جب کوئی شخص غلط بات چیت کرتا ہے یا نظر انداز کرتا ہے تو کیا کسی اور کا کہنا ہے. وہ کام پر بہت سے پریشانیوں سے پیدا ہوتے ہیں یا اس منصوبے کے بارے میں کافی وضاحت نہیں کرسکتے ہیں. مواصلات کی عام رکاوٹوں کے چند مثالیں آپ کو اپنے کاروبار میں دیکھ سکتے ہیں:
- تقسیم اگر آپ گفتگو میں موجود نہیں ہیں، تو یہ غلطی کا نتیجہ ہے. چاہے بہت سے رکاوٹوں سے، آپ کی اگلی میٹنگ میں مل کر یا گھومنے سے، پریشان ہونے کی وجہ سے مواصلات کی رکاوٹ ہے جس سے بہت سے مسائل پیدا ہوسکتے ہیں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال رپورٹ نہیں کیا جا سکا. ایک یا زیادہ ایرر آ گئے ہیں. براہ مہربانی ایرر پیغام سے نشان زدہ فیلڈز کو ٹھیک کریں.
- غریب انتظام. جب ملازمین اپنے مینیجر پسند نہیں کرتے ہیں یا نہیں محسوس کرتے ہیں کہ وہ ان کے ساتھ کھلی بات کر سکتے ہیں، مواصلاتی چینلز کو فوری طور پر بند کر دیا جاتا ہے. مینیجر جو رائے دینے میں ناکام رہتے ہیں، مسائل کو سن نہیں دیتے، متعلقہ کمپنی کے کاروبار کے بارے میں کھلی بات نہیں کر سکتے ہیں یا ان کے عملے کے سوالات سے رابطہ نہیں کریں گے جو مواصلات کو رکاوٹ بناتے ہیں.
- بات چیت کی کمی یقینا بات چیت کرنے کا بہترین طریقہ بات چیت کرنا ہے. تاہم، ان دنوں جب لوگ بات چیت کرنے کا ایک مسئلہ ہے تو لوگوں کو ٹیکسٹ یا ای میل کا امکان ہے. اس طرح کی ایک رخا کی بات چیت اکثر غیر ضروری غلطی اور مایوسی کی طرف جاتا ہے، اور وقت کا ضائع ہو سکتا ہے. ایک مسئلہ جس سے براہ راست، 15 منٹ کی چہرہ سے بات چیت میں سنبھالا جا سکتا ہے اس کے بجائے ایک طویل عرصہ تک تشویش ہوسکتی ہے.
- جسمانی خنډ جب مینجمنٹ باقی کارکن یا کام ٹیموں سے الگ الگ دفاتر پر الگ الگ دفاتر الگ الگ دفاتر کردی جاتی ہے، تو جسمانی خنډوں کو پیدا ہوتا ہے جو غریب مواصلات کا باعث بنتی ہے.
- شخصیت کے اختلافات. امکانات ہیں آپ کے کاروبار کے ارد گرد سچل کے کئی قسم کے شخصیات. یہ بھی ایک اچھا موقع ہے کہ ان میں سے کچھ شخصیات صرف میش اور مختلف مواصلات کی شناخت نہیں کرتے ہیں، جو غلط فہمی، سٹیریوپائپنگ اور خاموشی کا سبب بنتی ہیں.
- وضاحت کی کمی جب اسٹاک ہولڈرز، گاہکوں اور عملے سے نمٹنے کے بعد، واضح کمپنی کی پالیسیوں کے لئے ضروری ہے. ایسا نہیں ہوتا ہے کہ یہ اکثر الجھن اور مایوسی پیدا کرتا ہے جو لوگوں کو آپ کے ساتھ کاروبار نہیں کرنا چاہتا ہے.
اگر آپ اپنے کام کی جگہ کا اندازہ کرنے کے لۓ کچھ وقت لگے تو لوگ جان سکیں کہ لوگ کس طرح بات کرتے ہیں، آپ کو ان مواقع اور مواصلات پر رکاوٹوں کی دوسری عام مثال مل جائے گی. کچھ دوسروں کے مقابلے میں زیادہ تیزی سے حل کیا جا سکتا ہے، لیکن وہ سبھی اپنی ٹیم سے تیار شرکت اور اچھی مواصلاتی مہارت کی ضرورت ہوتی ہے.
مواصلاتی رکاوٹوں کی مثالیں
مواصلات کے لئے تمام رکاوٹیں واضح نہیں ہیں. ایسا لگتا ہے کہ آپ بات چیت کرتے ہوئے اور پیداواری بن رہے ہیں، لیکن بعد میں یہ نہیں ہے کہ آپ کو احساس ہوتا ہے کہ کچھ بھی نہیں ہوا. یہاں ہے کہ کس طرح مینیجر کے ساتھ ٹیم کی میٹنگ مواصلاتی رکاوٹوں کے ساتھ پیچیدہ ہوسکتی ہے:
اس ٹیم کو آنے والے نیٹ ورکنگ ایونٹ پر جانے کے لئے مینیجر کے ساتھ 10:00 بجے سے ملاقات ہوتی ہے. ٹیم کے ارکان فوری طور پر پہنچتے ہیں، لیکن مینیجر فون کی بات چیت کررہے ہیں. ہر کسی کو کمرے میں بیٹھا ہے، نہیں جانتا جب بات چیت ختم ہو جائے گی اور جب اجلاس واقعی شروع ہو جائے گی.
دس منٹ بعد، مینیجر نے لوگوں پر اپنے کمرے پر توجہ مرکوز کی اور ملاقات کے لئے ایک ایجنڈا کا مطالبہ کیا. کوئی بھی نہیں ہے، لہذا کسی کو جلدی ایک لکھنے کے لئے scrambles. ایسا کرتے وقت، مینیجر کسی دوسرے فون کال سے مشغول ہو جاتا ہے، جو اسے کسی آفس کے ساتھ ملنے کے لئے 15 منٹ میں دفتر چھوڑنے کی ضرورت ہے. اس کے نتیجے میں ایک ایسی میٹنگ کا نتیجہ ہے جہاں لوگ بہت سے سوالات نہیں کرتے ہیں کیونکہ وہ ابھی تک دستیاب وقت میں ممکنہ مادہ کو ڈھونڈنا چاہتے ہیں.
ایک بار میٹنگ ختم ہوجانے کے بعد اور سب لوگ اپنے دفاتر میں واپس آتے ہیں، ٹیم چند چیزوں کو محسوس کر سکتی ہے: انھوں نے کچھ ضروری اشیاء کو نہیں ڈھونڈ لیا جس پر تبادلہ خیال کرنے کی ضرورت تھی، انھوں نے مینیجر کی طرف سے ان کے بارے میں بات کرنے کے بارے میں محسوس کیا اور انہیں نظر انداز کیا. اور وہ اگلے نیٹ ورکنگ ایونٹ کے لئے ان کی منصوبہ بندی میں کوئی بھی نہیں ہیں، اس سے کہ وہ میٹنگ سے پہلے تھے. مواصلات کو رکاوٹوں کے نتیجے میں وقت ضائع ہونے اور تمام ملوث افراد کے لئے پیداوری کی کمی کی وجہ سے.
مواصلات کے لئے دیگر رکاوٹیں ناگزیر ہیں، ٹیم کے ممبر کی طرح آپ کو تفویض کرنے کی کوشش کرتے وقت آپ کو کسی وجہ یا مینیجر کو چھوڑنے کے بغیر آپ کو تفویض کی حد کو غائب رکھتا ہے. یہ تنظیم سازی سرخ ٹیپ ہوسکتا ہے جس میں کاروبار میں مختلف سطحوں کے کارکنوں کے درمیان سماجی طور پر فروغ دینے کے لۓ اصل میں آنے والے نئے خیالات کو روکنے سے روکتا ہے.
بیرونی مواصلات کے مسائل
اگر آپ ایسے کاروبار میں ہیں جو گاہکوں کو خدمت کرتے ہیں، بیرونی مواصلات صرف اہم ہیں. مثال کے طور پر، اگر آپ واضح طور پر تشہیر نہیں کرتے ہیں کہ کتنے عرصے سے فروخت کی قیمتوں میں اثر انداز ہوسکتا ہے، تو آپ بے روزگار گاہکوں کے ساتھ ختم ہوسکتے ہیں جن پر وہ صرف ایک مہینے بعد فروخت کی قیمت صرف اس کی ادائیگی کرتے ہیں. اگر آپ اپنی ویب سائٹ پر کسٹمر سروس کی معلومات فراہم کرتے ہیں لیکن آپ کے کسٹمر سروس ڈپارٹمنٹ سے رابطہ کرنے کا کوئی براہ راست طریقہ نہیں ہے، تو آپ اپنے سوشل میڈیا کے صفحات پر عوامی شکایات کے بجائے ایک شکایت کے بجائے ایک فوری طور پر شکایت کرسکتے ہیں جو فوری طور پر اور نجی طور پر سنبھال سکتے ہیں.
اس بات سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ اگر مواصلات کی راہ میں رکاوٹیں واضح یا ٹھیک ٹھیک ہیں، تو وہ کاروباری کامیاب ہونے میں مدد کے لئے کچھ بھی نہیں کرتے ہیں. اصل میں، وہ آپ کو متوقع مقابلے میں بہت زیادہ مسائل کی وجہ سے ختم کر سکتے ہیں.
مواصلاتی رکاوٹوں کے نیچے
آپ سوچ سکتے ہیں کہ آپ کو آپ کے کاروبار میں مواصلات پر کام کرنے کا وقت نہیں گزرا، لیکن مواصلات کے مسائل کو نظر انداز کرنے کے بہت سے نتائج ہیں. مواصلات پر رکاوٹوں کو مایوس شدہ ملازمتوں اور گاہکوں کی قیادت کرتی ہے جو محسوس نہیں کرتے جیسے وہ سن رہے ہیں. جب ایسا ہوتا ہے تو، عملے کو کم حوصلہ افزائی کی جاتی ہے، پیداوار، تخلیقی اور بدعت کی کمی کی وجہ سے. کلائنٹ اور گاہکوں کے ساتھ مؤثر طریقے سے بات چیت کرنے میں ناکامی بھی کھو کاروبار کی قیادت کر سکتا ہے.
اگر ملازمتوں کو یہ محسوس نہیں ہوتا کہ وہ معاملات کیا کرتے ہیں یا کوئی اثر نہیں رکھتے ہیں، تو وہ پوری طرح بات چیت روک سکتے ہیں اور بات چیت نہیں کر سکتے ہیں جب کچھ غلط ہو یا کب ختم ہو جائے گا. اس میں ناکامی، غلطیوں اور ایک کمپنی کی ثقافت ہے جو ٹیم ورک کے بجائے تنہائی کو فروغ دیتا ہے.
جب لوگ ایسا نہیں محسوس کرتے ہیں تو ان کے ساتھ بات چیت کرنے کے لئے کھلی چینلز ہیں، بہت سارے بند ہوتے ہیں اور صرف ان کے کام میں حرکت کے ذریعے جاتے ہیں. یہ شاید آپ کی کمپنی میں ایسا نہیں ہے، لہذا یہ آپ کے عملے کے درمیان اچھے گاہکوں، سپلائرز اور گاہکوں کے ساتھ بیرونی مواصلات کو ترجیح دینا ضروری ہے.
مواصلات کی رکاوٹوں پر کیسے اثر انداز
مواصلاتی رکاوٹوں پر قابو پانے کا بہترین طریقہ ان کی پہلی جگہ میں ہے. یہ آپ کے کاروبار کے لئے واضح طور پر وضاحت کی پالیسی قائم کرنے کی طرف سے کیا جاتا ہے جو مواصلات کو فروغ دیتا ہے. یہ مسائل اور منصوبوں کو حل کرنے کے لئے ایک مختصر صبح کے اجلاس کی ترتیب کے طور پر آسان ہوسکتا ہے یا ایک زیادہ پیچیدہ تنظیمی ڈھانچے کا تعین کرتا ہے جسے کسی مسئلہ کو حل کرنے کے لئے کس طرح بات کرتا ہے. اس طرح، سب کو جانتا ہے کہ ان کے پاس سنا ہے.
یہ مواصلات کی پالیسی کو لکھا جائے گا اور نئے نوکریوں کے ساتھ جائزہ لیا جانا چاہئے، اس کے ساتھ ساتھ باقاعدگی سے جائزہ لیا اور اپ ڈیٹ کرنے کے لئے موجودہ ٹیکنالوجی اور کمپنی کے طریقوں کو ظاہر کرنے کے لئے اپ ڈیٹ. اگر ضرورت ہو تو، مواصلات کی مہارتوں میں تربیت اور آپ کے مخصوص مواصلاتی پالیسیوں مفید ثابت ہوسکتے ہیں، خاص طور پر ان لوگوں کے لئے جو بہترین مواصلات نہیں رکھتے.
یہاں تک کہ جب لوگ جانتے ہیں کہ ان کے پاس ایک سنا ہے تو، یہ بھی ملازمتوں کے لئے اب بھی کمپنی بھر میں مواصلات کو بہتر بنانے میں فعال طور پر حصہ لینے کے لئے اہم ہے. اپنے عملے کو حوصلہ افزائی کریں:
- شخص سے بات کریں. جب ممکن ہو تو، شخص میں گفتگو کریں. اس طرح ٹون یا معنی کے بارے میں کوئی الجھن نہیں ہے. اگر وہاں ہے تو، یہ فورا اور غلطی کو ختم کرنے کے ساتھ، فوری طور پر نمٹنے کے لے جا سکتا ہے. عملے کو حوصلہ افزائی کریں کہ فون اٹھاؤ اور بات کریں اگر وہ شخص میں نہیں مل سکے، خاص طور پر اگر مسئلہ پیچیدہ ہے. جب یہ آخری ریزورٹ ہے یا فوری سوال کے لئے صرف ای میل اور متن کا استعمال کریں.
- پریشانیاں محدود کریں. بات چیت اور بات دونوں کی ضرورت ہوتی ہے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ واقعی میں محدود رکاوٹوں سے سن رہے ہیں، اپنے فون کو ڈال کر دوسرے شخص کو کیا کہہ رہے ہیں اس پر توجہ مرکوز کریں. اس سے مواصلاتی رکاوٹوں پر قابو پانے میں مدد ملے گی اور دوسرے شخص کو سنا اور قابل قدر محسوس کرے گا. تقسیمات کو محدود ہونا چاہئے کہ آیا شخص یا فون پر.
- کھلے دروازہ کی پالیسی ہے. ایک کھلی دروازہ کی پالیسی کی حوصلہ افزائی کریں تاکہ لوگ جانتے ہیں کہ وہ کسی بھی وقت مینیجرز یا دیگر ٹیموں سے بات کر سکتے ہیں. یہ پالیسی اسٹاک ہولڈرز اور گاہکوں کو توسیع کرنی چاہئے، جو محسوس کرنا چاہئے کہ وہ اپنی کمپنی میں مناسب شخص تک پہنچ سکتے ہیں.
- سماجی مواقع تخلیق کریں. لوگ ان لوگوں کے ساتھ مشغول ہونے کا امکان زیادہ ہیں جو جانتے ہیں. آپ کی کمپنی کے اندر سماجی مواقع کی تخلیق اور بیرونی گاہکوں کے نیٹ ورکنگ کے واقعات کو لوگوں کو ایک دوسرے کو جاننے اور مواصلات کی لائنوں کو کھولنے میں مدد مل سکتی ہے. ایک بار جب لوگوں نے ملاقات کی ہے اور ایک بات چیت کی ہے، تو وہ مستقبل میں بات چیت میں زیادہ آرام دہ محسوس کرتے ہیں.
- سادہ رکھیں. مواصلات کے لئے ایک اور عام رکاوٹ ایک اچھا تاثر بنانے کی کوشش کر رہا ہے. خود رہو ذاتی کہانیاں اور واضح، جامع زبان کے تبادلے میں جراون یا رسمی الفاظ کا ڈوچو. دوستانہ، گرم اور حقیقی ہو. اگر یہ پیشہ ورانہ تعلقات ہے تو، آپ کے حدود کو برقرار رکھنے کے باوجود بھی اس مسئلے پر حساس رہنا باقی ہے.
- تصدیق کرو. دوسرے لوگوں کے تجربات کو تسلیم کرنے اور اس کے مطابق جواب دینا ضروری ہے. جسم کی زبان اور جذبات کے لئے دیکھیں اور ساتھ ہی الفاظ کو تبادلہ خیال کیا جاۓ. آپ کی حاصل کردہ معلومات اور جو بھی احساسات پیدا ہوتے ہیں ان کا احترام کریں. سوال پوچھیں، مثبت رہیں اور مددگار اور معاون رائے فراہم کریں جب آپ کرسکتے ہیں.
- ثقافت پر غور کریں. اظہار خیالات، اشاروں، اور مختلف ثقافتوں کے ساتھ منسلک مذہبی اور سیاسی عقائد کے بارے میں ذہن میں غور کریں جیسے آپ اپنے پیغام سے بات کرتے ہیں غلطی نہیں ہے. نتیجے میں کودنے سے پہلے ثقافتی گروپوں کے بارے میں کسی بھی عمومی وجوہات اور دقیانوسیوں کی جانچ پڑتال کرنے کے لئے یہ ضروری ہے. لوگ کس طرح سوچتے ہیں، رد عمل اور دیکھتے ہیں کہ دنیا ثقافت کی وجہ سے بڑے پیمانے پر مختلف ہوسکتا ہے.
- ترجیح دیں. معلومات کو ڈمپ کرنے کے بجائے آپ کو صرف ایسی معلومات پر توجہ مرکوز کریں. ایک ہی وقت میں بہت زیادہ معلومات سنجیدگی سے منسلک کیا جا سکتا ہے، نتیجے میں غیر فعال. صرف متعلقہ معلومات پیش کرتے ہوئے، آپ کو واضح طور پر بات چیت کیا جاسکتا ہے کہ کون سا اہم ہے اور وصول کنندہ کو کیا کرنا ہے.
- اپنی جسمانی زبان کو درست کریں. مواصلات صرف الفاظ سے نہیں آتی ہے. یہ بھی آپ کے جسم سے آتا ہے. آپ کس طرح بیٹھتے ہیں اور کس طرح کسی کے ساتھ گفتگو کرتے وقت اکثر الفاظ سے کہیں زیادہ کہیں گے. آنکھوں سے رابطہ بنانے اور مناسب غیر معمولی اشاروں کا استعمال کرتے ہوئے ایک طویل راستہ چلتا ہے. آپ سے بات کرنا چاہتے ہیں کسی کو روکنے کے لئے پریشان کن، پر زور دیا یا پریشانی سے بچیں.
کچھ واضح طور پر وضاحت کی پالیسیوں، تربیت اور مشق کے ساتھ، آپ مواصلاتی رکاوٹوں سے آپ کے کاروبار کو کم کرنے سے روک سکتے ہیں، جو کارکردگی میں اضافہ کرے گا.
