جب زمانے کے مالک آفس کے عملے کو تبدیل کرتے ہیں تو، ان تبدیلیوں کے کرایہ داروں کو مشورہ دینے میں مدد ملتی ہے، خاص طور پر عملے کے جو کرایہ داروں کے ساتھ بات چیت کرتے ہیں. خطے کے عملے اور دیگر اہم تبدیلیوں کے کرایہ داروں کو مشورہ دینا آسان ہے.
تمام کرایہ داروں کے نام اور پتے کی فہرست جمع کریں جو تبدیلی سے متاثر ہوں گے. مثال کے طور پر، اگر آپ ایک سے زیادہ مقامات پر جگہ کرائے ہیں اور اسی وجہ سے ایک سے زیادہ رینٹل آفس کام کرتے ہیں، تو آپ کو صرف ان کرایہ داروں کے ساتھ تبدیل کرنے کی ضرورت ہے جو رینٹل آفس کے ساتھ تبدیلی کرتے ہیں جہاں تبدیلی ہو رہی ہے. اگر آپ کے پاس صرف ایک دفتر ہے، تو، تمام کرایہ داروں کو خبردار کریں.
کمپنی خط خط کے اوپر کے اوپر خط تیار کریں اسے "سرکاری" بنائیں اور اس تاریخ کے لئے تاریخ جسے آپ سب سے زیادہ حروف تقسیم کیے جائیں گے. ہر خط کو ذاتی بنانے کیلئے میل میل ٹیکنالوجی کا استعمال کریں، یا آپ ہر خط کو خطاب کرکے مزید عام شکل میں استعمال کر سکتے ہیں "پیارے کرایہ دار."
خط کا مواد مختصر اور کاروباری طور پر ہونا چاہئے، اور عام طور پر مواد کے دو پیراگراف، اور ایک اختتامی پیراگراف لے جانا چاہئے. پہلے پیراگراف میں عملے کی تبدیلی کی اطلاع دیں. اگر نیا عملہ رخصتی ملازم کے تمام فرائض کو فرض کرے گا، تو یہ کہتے ہیں کہ، "فرینچ 12 مارچ کو کمپنی جینی سمتھ کو چھوڑ دیا جائے گا اور مریم جونز کی طرف سے اس کی جگہ لے جائے گی، جو کرایہ دار شکایات، بحالی کے ذمہ دار ہوں گے. درخواستیں، کرایہ جمع کرنے اور تمام متعلقہ سوالات کا جواب دینا."
دوسری طرف، اگر فرائض پہلے سے سابقہ کارکردگی کا مظاہرہ کرتے ہیں تو موجودہ اور / یا نئے عملے کے درمیان تقسیم کیا جائے گا، اس پیراگراف میں پہلی پیراگراف میں؛ مثال کے طور پر: "جینی سمتھ مارچ 12 کو فرم چھوڑیں گے اور مریم جونز کی طرف سے تبدیل کیا جائے گا، جو کرایہ دار شکایات اور بحالی کی درخواستوں کے ذمہ دار ہوں گے. جو وائٹ کرایہ جمع کرنے اور تمام متعلقہ سوالات کا جواب دینے کی ذمہ داری قبول کرے گا."
دوسرا پیراگراف میں، تمام معتبر تاریخیں شامل ہیں؛ بہت سے معاملات میں، مثال کے طور پر، ایک عملہ جمعہ کو چھوڑتا ہے اور متبادل پیر کے بعد مندرجہ ذیل پیر کی رپورٹ کرتا ہے. دوسرے معاملات میں، دورے کا ملازم ایک نئی تربیت کرتا ہے، جبکہ اوور لیپ کا ایک مختصر دور ہے. دوسرے پیراگراف کو بند کرکے آگے بڑھنے کی تاریخ سے، تمام معتبر سوالات، تبصرے اور مسائل کو ان لوگوں کے لئے ذمہ دار کیا جانا چاہئے جو ان کے لئے ذمہ دار ہیں اور پھر انہیں نامزد کریں. مثال کے طور پر، "مارچ 15 کو شروع کر کے، مریم جونز کے لئے شکایات اور بحالی کی درخواستوں کو ایڈریس کریں اور کرایہ کے ساتھ کسی بھی چیز کے لئے جو وائٹ سے رابطہ کریں."
حتمی پیراگراف میں، کرایہ داروں کو مطلع کریں کہ انہیں کسی بھی تشویش، تبصرے یا سوالات سے آپ سے رابطہ کرنے کے لئے آزاد محسوس کرنا چاہئے. آپ کے نام کے بعد "مخلص،" خط پر دستخط کریں.
تجاویز
-
زميندار یا ان کے عملے کو ان قسم کے خطوط کو ہینڈل یا بھیج سکتے ہیں؛ متبادل طور پر، وہ کرایہ رسید کے ساتھ تقسیم کیا جا سکتا ہے.
چاکلیٹ کرنے کی کوشش کریں اور بہت زیادہ معلومات دے، یہاں تک کہ جب چیز واضح ہو. "جینی سمتھ ایک بچہ ہے،" یا "جینی سمتھ شادی کر رہی ہے اور اس کے ہنیمون پر جا رہی ہے، اور پھر ریاست سے باہر نکل جائے گی" دونوں مثالیں بہت زیادہ معلومات دینے کی مثالیں ہیں. جینی کو اپنی معلومات کا اشتراک کریں جس کے ساتھ وہ انتخاب کرتے ہیں، اور آپ کے خط کو کاروبار کے لئے لازمی ضروریات پر محدود رکھنا.
