بجٹ کے اجلاس چھوٹے کاروباری ادارے اور بڑی کارپوریشنز کے لئے اہم ہیں. یہ اجلاسوں پر تبادلہ خیال ہے کہ بجٹ کس طرح چل رہا ہے اور کمپنی کے اہداف کو پورا کرنے کے بجٹ میں کیا تبدیلی کی ضرورت ہے. ملاقاتیں بھی بزنس کے مالی موقف کو سرمایہ کاری اور حصول داروں سے زیادہ اپیل کرنے کے بجٹ کو ڈیزائن کرنے کے لئے تیار ہیں. بحثیں جاری رکھنے کے لئے بنیادی بجٹ کے اجلاس کے قواعد پر عمل کریں اور بجٹ کے اجلاس کے مقاصد سے ملاقات کی.
امیدواروں کا انتخاب کریں
چاہے کاروبار بڑے یا چھوٹا ہے، کاروبار میں صرف بعض کارکنوں کو بجٹ کے اجلاس میں شرکت کرنا چاہئے. چونکہ بجٹ پر تبادلہ خیال کیا جائے گا، زیادہ تر عملدرآمد کو یہ محسوس نہیں ہوتا کہ بجٹ انٹری سطح کے کارکنوں یا ملازمین کے لئے متعلقہ ہے جو بجٹ سے براہ راست کام نہیں کرتے. میٹنگ امیدواروں جیسے ایگزیکٹوز، سی ای او، اکاؤنٹنٹس اور مالی تجزیہ کاروں کو منتخب کریں، اگر یہ کردار کاروبار میں موجود ہیں.
جائزہ اجلاس کی ہدایات
میٹنگ شروع ہونے سے قبل ہدایات یا اجلاس کے قوانین کا جائزہ لیا جانا چاہئے. یہ ہر کمپنی سے اور ہر بجٹ کی میٹنگ سے مختلف ہوگی، لیکن کسی کو بولنے اور بجٹ ایجنڈا کی پیروی کرنے پر رکاوٹ شامل نہیں ہوسکتی ہے. ہدایات قائم کی جاتی ہیں اور تشکیل شدہ بجٹ میٹنگ کے واحد مقاصد کے لئے جائزہ لیا جارہا ہے، جہاں مسائل حل کیے جاتے ہیں اور تنازعہ حل ہوجائے جاتے ہیں.
ایک ایجنڈا کی پیروی کریں
بجٹ کی میٹنگ منعقد کرنے سے پہلے اجنڈا لکھا جانا چاہئے. اجنبی اجلاس میں اس مسئلے کو خاکہ پیش کرے گا جو خطاب کرنے کی ضرورت ہے. اس میں مثال کے طور پر، بجٹ کی تعمیر، بجٹ میں کمی یا بجٹ آمدنی میں اضافہ شامل ہوسکتا ہے. ایجنڈا امیدواروں کو غیر متعلقہ معلومات پر بحث کرنے کے بجائے، ہاتھوں پر موجودہ مسائل کے بارے میں بات کرنے کی اجازت دیتا ہے، چاہے یہ بجٹ یا کمپنی کے بارے میں دیگر معلومات کے بارے میں ہے.
ان پٹ کو سنیں
اگرچہ اجنبی پر مسودہ کے معاملات کو حل کرنے کے لۓ ایگزیکٹوز کے پاس اکثر بجٹ کے اجلاس کا لفظ ہوسکتا ہے، اجلاس میں شرکت کرنے والے دیگر ملازمتوں کے لئے فرش کھلے رہیں. کبھی کبھی ایک صورت حال پر ایک نیا نقطہ نظر ہاتھ میں کچھ بنیادی مسائل کو حل کرسکتا ہے. اس سے پوچھیں کہ ان پٹ کے اختتام پر ان پٹ یا بات چیت کو حل کیا جائے گا، جب امیدواروں کو تمام معلومات پیش کی گئی ہیں.
نئے اہداف مقرر کریں
ایک قاعدہ جو ہر بجٹ کے اجلاس میں موجود ہونا چاہئے نئے اہداف قائم کررہا ہے، ایک بار جب تمام مسائل کو حل کیا گیا ہے. بس یہ تسلیم کرتے ہیں کہ بجٹ میں موجود مسائل موجود نہیں کاروبار آگے بڑھتی ہیں. مالی اہداف کاروباری طور پر غیر فعال بجٹ سے جو کہ مکمل طور پر آپریشنل ہے، مثلا مثال کے طور پر لے جانے میں مدد کرتی ہے. میٹنگ کے اختتام پر ہر ملازم سے ان پٹ کے ساتھ نئے بجٹ کے اہداف مقرر کریں.
