دنیا بھر میں سینکڑوں غیر ملکی قونصل خانے میں سے کسی ایک کو کاروباری خط لکھنے کے لئے مختلف وجوہات ہیں. مثال کے طور پر، آپ غیر ملکی معاملات کے بارے میں تحقیق کرنے کے لئے ویزا یا سفر کے بارے میں معلومات کی درخواست کرسکتے ہیں، غیر ملکی معاملات کی تحقیقات کے لۓ یا بیرون ملک سفر کرنے والے ایک طالب علم کے لئے سفارش کا ایک خط لکھتے ہیں.
انفرادی شخص کا نام، عنوان اور ایڈریس کی شناخت کریں جن کو آپ خط سے خطاب کررہے ہیں. ہر غیر ملکی قونصل خانے میں ایک تفصیلی ویب سائٹ ہے جو مختلف شعبہوں سے تعلق رکھنے والے ایک اہلکار ڈائریکٹری فراہم کرتا ہے، جس سے آپ کو اس شخص کی شناخت میں مدد مل سکتی ہے جس پر آپ کو آپ کے خطوط کا پتہ لگانا چاہئے.
قونصل خانہ کو کاروباری خط لکھتے وقت روایتی کاروباری پروٹوکول کی پیروی کریں. انفرادی کا مکمل نام اور عنوان، محکمہ اور قونصل خانے کا ایڈریس استعمال کریں، جو ملک کے بین الاقوامی میل سسٹم کے مطابق فارمیٹ کیا گیا ہے. ہر ملک مختلف ہوتی ہے، تو قونصل خانے کی ویب سائٹ کے "ہم سے رابطہ کریں" سیکشن میں درج کردہ ہدایات پر عمل کریں. اگر آپ کو ایک مشکل کاپی کا خط بھیج رہے ہیں تو، آپ کے خط کے اوپری دائیں کونے میں تاریخ شامل ہے. اگر آپ ای میل بھیج رہے ہیں تو، موضوع لائن میں آپ کے خطوط کا مقصد واضح طور پر بیان کریں.
ایک تعارف کا خط لکھیں جس میں آپ اس میں وضاحت کرتے ہیں کہ آپ کہاں ہیں، آپ کیوں لکھ رہے ہیں، اور آپ کسی دوسرے فرد یا اپنے آپ کی طرف سے لکھ رہے ہیں. اگر آپ ایک کارپوریشن، ایک سرکاری ادارے، ایک بین الاقوامی تنظیم یا تعلیمی ادارے کی طرف سے لکھ رہے ہیں تو، نام کے ذریعے رابطے کو نوٹ کریں اور اپنے عنوان اور اسناد کو بتائیں.
ایک براہ راست بیان لکھتے ہیں کہ مختصر طور پر لیکن آپ نے اپنے خطوط کے مقصد کو واضح طور پر بیان کیا ہے. ترجمہ شدہ یا تفسیر شدہ زبان اکثر دوہری معنی رکھ سکتا ہے، لہذا اس اصطلاح کو اصطلاحات یا کالولوائیزیزیز سے بچنے کا خیال رکھنا جو غیر ملکی قارئین کی طرف سے آسانی سے سمجھ نہیں سکے. مثال کے طور پر، لفظ "میں آپ کے ساتھ بنیاد کو چھونا چاہتا ہوں" کے ساتھ تبدیل کیا جاسکتا ہے، "میں آپ کے بارے میں پوچھ رہا ہوں …"
اپنا خط ایک ہی موضوع پر محدود کریں اور اس کے نتائج کے بارے میں مخصوص رہیں جو آپ مطابقت سے چاہتے ہیں.
خط کا ایک شکریہ شکریہ کے ساتھ ختم کریں اور اس بارے میں تفصیلات فراہم کریں کہ آپ کیسے پہنچ سکتے ہیں. ہمیشہ اپنا پورا نام شامل کریں. غیر ملکی قونصل خانے کو خط میں غلطی یا غلطی یا ممکنہ طور پر بیانات کو دھمکی دینے سے انکار نہ کریں.
ڈاک ضروریات اور متوقع ترسیل کے وقت کے بارے میں اپنے مقامی پوسٹ آفس سے مشورہ کریں. اگر آپ خود سے خطاب کرتے ہوئے منسلک کر رہے ہیں، شاف شدہ لفافے کو اپنے خط پر تیز رفتار جواب دینے کے لۓ، اس بات کو یقینی بنائیں کہ واپسی لفافے پر آپ کو امریکی ڈاک کی مناسب رقم ملے.
تجاویز
-
ریاستہائے متحدہ امریکہ کے قونصل خانے کی ویب سائٹ انگریزی میں لکھی جاتی ہے جبکہ بین الاقوامی غیر ملکی قونصل خانہ عام طور پر ملک کی مقامی زبان میں ایک انگریزی ورژن سے تعلق رکھتے ہیں.
