آفس مواصلات بنیادی طور پر الیکٹرانک میل اور فوری پیغام رسانی کی طرف سے حوصلہ افزائی کی جا سکتی ہے، لیکن تقریبا ہر دفعہ کاغذات کی زبردست رقم بھی حاصل ہوتی ہے. در حقیقت، امریکی ماحولیاتی تحفظ کے ایجنسی کے مطابق، اوسط دفتر کے کارکن ہر روز کاغذ کے تقریبا 10،000 شیٹس ہینڈل کرتا ہے، یا ہر دن کاغذ اور گتے کی مصنوعات کی اوسط تقریبا اوسط ہوتی ہے. بہتر دفتر میل مینجمنٹ کی طریقہ کار اندرونی اور بیرونی مواصلات کے ہموار بہاؤ کو یقینی بنانے کے لئے ایک طویل راستہ بن سکتا ہے.
نامزد مناسب اسٹاف
یہاں تک کہ چھوٹے کاروباری اداروں کو ایک شخص کو نامزد کرنے سے فائدہ اٹھانے کے لۓ آنے والے اور آؤٹ لک میل کو ہینڈل کرنے کے لۓ اس بات کا یقین کرنے کے لۓ کہ اس کی منزل پر اپنا راستہ کھو یا غلط نہیں ہوسکتا. ادارہ بڑی ہے، زیادہ کارکنوں کو ملازمت دینا، کالیٹ، ڈسٹریبیوٹ، اور تمام کمپنی میل اور پیکجوں کو جمع کرنا چاہئے. ای میل کے ساتھ رسمی دستاویزات کے مواصلات اور تقسیم کے لئے زیادہ مقبول انتخاب بننے کے ساتھ، کاغذ میل کو سنبھالنے کے ملازم کی ملازمت کی تفصیل کا ایک حصہ ہوسکتا ہے، میل کے حجم پر منحصر ہوتا ہے جو عام طور پر کارپوریٹ مواصلاتی چینلز کے ذریعے جاتا ہے. کاروباری ترسیل کے لئے (مثال کے طور پر، UPS، FedEx، DHL)، استقبال کار عام طور پر اس کے اہم محل وقوع کی وجہ سے آنے والے پیکجوں کے لئے وصول کرنے اور دستخط کرنے کے لئے بہترین شخص ہے. عام طور پر یہ ایک اچھا خیال نہیں ہے کہ دوسرے میل مینجمنٹ کے فرائض کو استقبالیہ پسندوں پر ہاتھ ڈالنا ہو، تاہم، کیونکہ اس ذمہ دارانہ طور پر اکثر اس بات کی ضرورت ہوتی ہے کہ وہ طویل عرصے سے اس میز کو غیر حاضر کر دیں.
میل ڈسٹریبیوٹر فلو چارٹ بنائیں
میل ڈویژن کے ذمہ دار مینیجرز اور ملازمین کو ترقی یافتہ رہنمائیوں پر تعاون کرنا چاہئے- بہاؤ چارٹس، چیک لسٹز یا جو بھی شکل میں آپ کی کمپنی سب سے زیادہ آرام دہ اور پرسکون ہے - اس طرح تمام ملازمین، خاص طور پر ای میل تقسیم اور جمع کرنے کی نگرانی کریں گے. میل مجموعہ کے ہر مرحلے پر غور کرنا چاہئے: مرکزی جمع مرکز (میل پی باکس، میل کیریئر، کارپوریٹ پوسٹ آفس، پیکج ڈلیوری اہلکار یا روایتی میل باکس) میں میل جمع؛ دفتر میں کسی خاص مقام پر منسلک کرنے کے لئے مکمل طور پر میل چھانٹ کے لئے نامزد کیا؛ یا تو ڈپارٹمنٹلل یا انفرادی میل بکسوں یا ہر دفتر میں دستخط کرنے کی تقسیم؛ باہر جانے والے میل جمع کرنے اور اس بات کو یقینی بنانے کے کہ سبھی باہر جانے والے میل مناسب طریقے سے خطاب کر رہے ہیں. اور میل مجموعہ / چھانٹ کے علاقے کو صاف رکھنے اور مکمل طور پر ذخیرہ کیا گیا ہے.
ضروری سامان فراہم کریں
اس بات کو یقینی بنائیں کہ میل جمع کرنے / ڈسٹریبیوٹر اسٹیشن کو تمام سامان فراہم کرتا ہے جو عملے کو اپنے کام کرنے کی ضرورت ہے. اگر آپ کی کمپنی کافی بڑی ہوتی ہے تو یہ ایک مرکزی مقام کا استعمال کرتے ہوئے میل ڈویژن زیادہ مؤثر طریقے سے ہوتا ہے، ہر ڈیپارٹمنٹ یا عملے کے ممبر کے لئے کافی مضبوط ای میل / ادب آرگنائزر یا میل سٹرٹی تیار کرتا ہے. محکموں کو افراد کے مقابلے میں بڑے کیوبھی ہولڈرز کی ضرورت ہوتی ہے، لہذا ان کو کافی جگہ دے.ٹیپ رول اور ٹیپ ڈسپینسروں کے ساتھ ایک اچھی اسٹاک کابینہ یا میز رکھیں؛ مواد پیکنگ؛ لفافے؛ آپ کے کمپنی کے ایڈریس سے پہلے مختلف سائز میں واپسی کی لیبلز؛ آپ کے کچھ کمپنیوں کے سب سے عام میل مقامات کے ساتھ مختلف سائز میں میلنگ لیبلز پہلے سے نشان زدہ ہیں؛ وقت اور تاریخ ڈاک ٹکٹ؛ ایک پیکیج پیمانے پر؛ قلم مارکر؛ اسٹوریج کی ٹوکیاں؛ اور ایک چھوٹا سا ہاتھ ٹرک یا ڈالی. ایک صنعتی سائز کا ٹکڑا اور ری سائیکلنگ کی ٹوکیاں شامل کرنے کے لئے مت بھولنا. اگر آپ کی کمپنی کسی شخص کے مقابلے میں زیادہ میل کے ذریعے جاتا ہے تو اس کا ٹکڑا ٹکڑا یا ری سائیکل ہوسکتا ہے، آپ کے لئے کام کو سنبھالنے کے لۓ کسی بیرونی دستاویز مینجمنٹ / ری سائیکلنگ کمپنی کے ساتھ معاہدہ کرنا ہوگا.
تمام آنے والے اور آؤٹ لک جانے والے میل کا ٹریک رکھیں
آنے والی اور باہر جانے والے میل کو ٹریک کرنے کے لئے ایک الیکٹرانک ای میل مینجمنٹ سسٹم بنائیں. اگر آپ کا کاروبار صرف آپ اور اسسٹنٹ ہے تو، آپ اس مرحلے کو چھوڑ سکتے ہیں، لیکن اگر آپ درجنوں ملازمتوں کے ساتھ بڑے ادارے یا کمپنی کی نگرانی کرتے ہیں تو، ایک ایسا نظام بنائیں جس میں میل آنے والے تاریخوں کا سراغ لگائے گا، اور اگر ضروری ہو تو، کون ہے. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال رپورٹ نہیں کیا جا سکا. ایک یا زیادہ ایرر آ گئے ہیں. براہ مہربانی ایرر پیغام سے نشان زدہ فیلڈز کو ٹھیک کریں. آپ کو لگتا ہے کہ مقابلے میں اشیاء زیادہ سے زیادہ چھوٹے دفاتر میں کھو جاتے ہیں. مثال کے طور پر، یہ ظاہر ہوتا ہے کہ جب ایک پیکج آیا اور جب اس کے وصول کنندہ یا نمائندہ کے ذریعہ دعوی کیا گیا تو ظاہر ہوتا ہے کہ ان مایوس کن حالات سے بچنے کے لئے بہتر ہے.
