میڈیکل فرنٹ آفس کو مؤثر طریقے سے منظم کرنے کے لئے، چاہے ایک چھوٹا سا عمل یا بڑا کلینک، جامع، واضح طریقہ کار تیار اور لازمی طور پر تیار کیا جاسکتا ہے جس میں لازمی ضروریات اور ذمہ داریاں شامل ہو. آفس کے طریقہ کار کو مختلف ملازمت کے فرائض کو اجاگر کرنا چاہیے، مثلا بیان کرتے ہوئے دفتر کھولنے اور بند کرنے کے بعد استقبال کاروں کو کیا کرنا چاہئے. آپ کو یہ سمجھنا چاہئے کہ میڈیکل آفس مناسب طریقے سے عملدرآمد کرنے میں کیسے کام کرتا ہے.
بنیادی باتیں
آفس کے طریقہ کار کو یہ بتانا چاہئے کہ گاہکوں کے ساتھ کس طرح بات چیت کرنا ہے. متعلقہ مضامین معیاری کلائنٹ کی سلامتی میں شامل ہیں (مثال کے طور پر، فون میں اور فون میں)، انتظامیہ ناراضی یا ناراض گاہکوں، کلائنٹ رازداری (مثال کے طور پر، HIPAA قواعد و ضوابط) کے ساتھ ساتھ ملاقات کی ترتیب اور اطلاع. زیادہ سے زیادہ میڈیکل آفس ملازمتوں کے لئے مضبوط کسٹمر سروس کی مہارت ضروری ہے. اس طرح، طریقہ کار "ناکافی" کسٹمر سروس سے "اچھا" فرق کرنا چاہئے. ایک ہنگامی یا قدرتی آفت کی صورت میں، آگ یا سیلاب کی طرح معیاری طریقہ کار کی ضرورت ہے. ڈریس کوڈ، حاضری، جنسی ہراساں کرنا، تنخواہ، چھٹیوں اور فوائد کے بارے میں پالیسیوں پر تبادلہ خیال کرنے کے لئے علیحدہ ملازم ہینڈ بک بنائیں.
ریکارڈز
ایک کامیاب میڈیکل دفتر کو مؤثر طور پر مریضوں کا ریکارڈ منظم کرتا ہے. کاغذ بیک اپ کے دفاتر کے لئے بیک اپ کے طریقہ کار لازمی طور پر لازمی طور پر ہونا لازمی ہے (مثال کے طور پر، مریض معلومات کے ساتھ آن لائن اسٹوریج آن لائن یا کمپیوٹر پروگرام پر). فرنٹ آفس دستی کو کلائنٹ کے ریکارڈ بنانے، اپ ڈیٹ اور اپ ڈیٹ کرنے کی وضاحت کرنے کی ضرورت ہے. اس دستی میں ریکارڈز کو غیر فعال کرنے کے بارے میں طریقہ کار میں بھی شامل ہونا چاہئے، جیسے کہ مریضوں کو منتقل ہوجاتا ہے. ایک اور اہم پہلو میں طبی کیلنڈر شامل ہیں. مثال کے طور پر، ہر گھنٹوں میں دو مریضوں کو شیڈول کرکے، ایک ڈاکٹر کو مفت وقت کے 20 سے 30 منٹ تک ہوسکتا ہے. طریقہ کار کو یہ سمجھنا چاہئے کہ کس طرح مناسب مریضوں کو ایک گھنٹہ اور روزانہ کی بنیاد پر شیڈول کرنا ہے. طریقہ کار بھی امتحان کے کمرے کو تفویض کرنے کا ایک معیاری طریقہ پیش کر سکتا ہے.
بلنگ
فرنٹ میڈیکل آفس کے طریقوں کو یہ بتانا چاہئے کہ مریضوں سے ادائیگی کیسے کی جائے گی. اگر کوئی مریض انشورنس کا استعمال کرتا ہے تو، طریقہ کار کو اس بات کی وضاحت کرنا چاہئے کہ انشورنس کی توثیق اور ضرورت ہو تو اس کے لئے ادائیگی کرنے کی کیا ضرورت ہے. طریقہ کار کو یہ بتانا چاہئے کہ آیا جب کسی مریض نے جیب سے باہر ادائیگی کی ہے تو دورہ سے پہلے یا بعد میں ادائیگی حاصل کرنے کے لئے. اس کے علاوہ انشورنس کے دعوی کے بروقت ادائیگی کے لئے ضروری اقدامات کی وضاحت کریں. مثال کے طور پر، وضاحت کریں کہ کونسی مریضوں کے ریکارڈ کے ساتھ ساتھ بلنگ کے لئے طبی طریقہ کار کی شناخت یا شناخت کرے گا. طریقہ کاروں کو یہ بتانا چاہئے کہ ماضی کے حساب سے اکاؤنٹس کو کیسے ہینڈل کرنا چاہئے، جیسے وہ 6 ماہ یا 1 سال کے لئے بقایا رہیں.
