کیا آپ نے کبھی ایک تنظیم کو بلایا ہے اور فون کا جواب دینے والا شخص کی پیشہ ورانہ مہارت کی طرف سے مکمل طور پر حیران کیا گیا ہے؟ یا اس سے بھی بدتر، کیا آپ نے کبھی اپنے دفتر کو بلایا ہے اور فون کی طرف سے تعجب کیا ہے کہ آپ کا عملہ استعمال کررہا ہے؟ یہ فون کی صورتحال نہ صرف پریشان کن ہوسکتی ہے، لیکن آپ کی تنظیم کو کاروبار سے محروم کرنے کا باعث بن سکتا ہے. اس صورت حال کو سنبھالنے کا بہترین طریقہ سامنے ڈیسک عملے کے لئے ایک اچھا معیاری آپریٹنگ طریقہ کار تیار کرنا ہے. سب سے زیادہ معیاری آپریٹنگ طریقہ کار، SOPS، سہولیات کے عمل میں استعمال اور ضرورت ہیں اور بڑے پیمانے پر پودوں اور مینوفیکچرنگ کی صنعتوں میں استعمال کیا جاتا ہے. تاہم، SOPS کو کام کے تمام قسم کے ملازمتوں اور صنعتوں میں استعمال کیا جا رہا ہے جس میں معیار کے کنٹرول کے مقصد کے سامنے سامنے کی ملازمتیں شامل ہیں.
ایس او پی بنیادی ہدایات ہیں جو باقاعدہ بنیاد پر چل رہے ہیں جو ایک جاری کام کے بارے میں اہم معلومات فراہم کرنے اور فراہم کرنے میں آسان ہیں. ایک اچھا SOP بتائے گا کہ، کون، کب، جہاں کام اور کیا کام کرنا ہے. پہلا قدم یہ یقینی بنانا ہے کہ یہ طریقہ کار کاغذ پر درج ہے جس میں تنظیموں کے نام، علامت (لوگو) اور سب سے اوپر پر ایڈریس موجود ہے.
اگلے قدم کام یا طریقہ کار کا نام یا عنوان لکھنا ہے جو کیا جا رہا ہے. طریقہ کار کے طور پر "فرنٹ ڈیسک میں آنے والے کالز کو ہینڈلنگ" یا انتظامی طریقہ کار کو ہینڈل کرنے کے طور پر آسان ہوسکتا ہے، جیسے "فرنٹ ڈیسک کوالٹی کنٹرول چیکس." عنوان لکھنے کے بعد، خلائی نیچے اور طریقہ کار کرنے کے لئے مقصد لکھ. مثال کے طور پر "مقصد: سامنے کی میز پر آنے والی کالوں کو سنبھالنے کے لئے ہدایات قائم کرنے کے لئے،" "تمام اہلکاروں کی طرف سے استعمال کرنے کے لئے ایک حوالہ یا ٹریننگ گائیڈ کے طور پر کام کرنے کے لئے" یا "اس بات کو یقینی بنانے کے لئے کہ تمام کالوں کو پیشہ ورانہ طور پر سنبھال لیا جائے، مؤثر اور موثر انداز میں انداز."
مقصد لکھنے کے بعد، نیچے لکھیں کہ عام طور پر یا کام کو سنبھالنے کے لئے معمول سے ذمہ دار ہے. "اسٹاف شخص ذمہ دار: استقبالیہ، دفتر اسسٹنٹ اور کلائیکل اہلکار." پھر ضروری جگہ پر، جگہ دوبارہ اور جگہ لکھیں. یہ اختیاری ہے، لیکن اس صورت میں ضروری ہوسکتا ہے کہ اگر آپ کے پاس مختلف جگہیں ہیں جو کام کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے، تو ان پر منحصر ہے. "مقامات: کارپوریٹ آفس میں مرکزی مرکزی عملے."
ایک بار جب "کون" اور "کہاں" لکھا جاتا ہے، جگہ نیچے اور کیا کیا جا رہا ہے اور کیا مصنوعات، سامان یا سامان کی ضرورت ہوتی ہے. "طریقہ کار: تمام فون ویکیوم ٹیلی فون سسٹم کے تحت کام کرتے ہیں. ٹیلیفون سیٹ اپ اور استعمال کے دستی دستخط سامنے ڈیسک فائل کیبنٹس میں واقع ہیں. مرحلہ نمبر 1: صبح کے روز روزانہ سامنے ڈیسک استقبالیہ کار کو" رات کے فون "کی آواز کو یقینی بنانا چاہئے. میل سسٹم کی حیثیت بند کردی گئی ہے. مرحلہ نمبر 2 اور مرحلہ 3 کے بعد مرحلہ نمبر 1. " اس مثال میں، کچھ نقطہ نظر پر عملدرآمد کرنا چاہئے کہ فون کا جواب دینے کے بعد شخص کو کیا کہنا چاہیے. "XYZ تنظیم کو بلا کر آپ کا شکریہ. میں آپ کا کال کیسے کر سکتا ہوں." ایک اور معیار جو سیٹ کیا جاسکتا ہے اس پر مبنی ہے کہ کالر کو کتنی دیر تک ہولڈر پر چھوڑ دیا جاسکتا ہے. مخصوص فون کے افعال کو کس طرح کرنا ہے، اس طرح کی کال منتقل کرنے اور اسی ٹیلی فون دستی ریفرنس کے صفحے نمبر میں شامل کرنے کا ایک نقطہ نظر فراہم کریں.
معیاری آپریٹنگ طریقہ کار حصوں میں ٹوٹ سکتے ہیں. اس طرح کے طور پر: سیکشن 1: آنے والی کالوں کا جواب؛ سیکشن 2: کالوں کی منتقلی؛ سیکشن 3: صوتی میل میں کالوں کی جانچ پڑتال اور منتقلی؛ سیکشن 4: پیغامات لے کر؛ سیکشن 5: جنرل فون اعضاء. عام فون کی تحریر سیکشن میں بنیادی ڈس اور ڈونٹس شامل ہونا چاہئے، جیسے: "کبھی بھی پھانسی نہ پھانسی یا غصہ نہ کرو؛" فون کا جواب دیتے ہوئے گم نہ کرو یا گم نہ کرو، "" ایک کالر سے پوچھنا ان کو ہولڈنگ پر رکھنے سے قبل کالرز کے جواب کے لۓ رکھنا اور انتظار کرنا پڑے گا "اور" ایک کالر سے پوچھیں اگر وہ خود بخود کسی کو کسی بھی صوتی ای میل میں منتقل کرنے سے پہلے صوتی میل میں رکھنا چاہیں."
طریقہ کار لکھنے کے بعد، یہ تعین کریں کہ اگر وہ آسانی سے سمجھدار یا صارف کے دوستانہ ہیں تو اس کے ذریعہ کسی ایسے شخص کی طرف سے جو آپ کے SOP کے کسی دوسرے رہنمائی کے بغیر عملدرآمد کرنے کی کوشش کرنے کے لئے سامنے میز کے طریقہ کار کو باقاعدگی سے نہیں رکھتا ہے. اپنے ان پٹ پر مبنی طریقہ کار پر نظر ثانی کرنے کے لئے تیار رہیں. دوسروں کو اس بات کو یقینی بنانے کے طریقہ کار کا مطالعہ اور اس کا جائزہ لیں کہ کسی اور اور ہر کوئی طریقہ کار کا استعمال اور سمجھ سکے.
ایک بار جب طریقہ کار حتمی طور پر ختم ہوجائے تو، ڈویژن سر، ڈیپارٹمنٹ ڈائریکٹر یا مینیجر اور بالآخر سی ای او، ایگزیکٹو ڈائریکٹر یا صدر کے صدر سے استعمال کے لئے منظوری حاصل کرنے کے لۓ. ان کے دستخط کو استعمال کے بیان کی منظوری کے ساتھ ساتھ طریقہ کار کے نچلے حصے پر رکھنا چاہئے. ایک نمونہ بیان ہو سکتا ہے: "یہ معیاری آپریٹنگ طریقہ کار تنظیم کے مشن کے بیان کے مطابق ہے اور مندرجہ ذیل اسٹاف کے افراد کی طرف سے جائزہ لیا اور منظور کیا گیا ہے - اسٹاف کے شخص کا نام اور عنوان." طریقہ کار پر مؤثر تاریخ رکھو.
معیاری آپریٹنگ طریقہ کار کو تمام عملے میں تقسیم کیا جانا چاہئے جو کام کرنے کے لئے ذمہ دار ہوں گے. کچھ تنظیمیں ان کے سامنے میز کے عملے کے لئے طریقہ کار کی تقسیم پر دستخط کرنے کے لئے "معیاری آپریٹنگ طریقہ کار کی تعمیل" شکل کا استعمال کرتے ہیں. یہ فارم ایک بنیادی بیان پر مشتمل ہے، جیسے "میں نے پڑھا ہے اور میں سامنے ڈیسک آفس کے معیاری آپریٹنگ طریقہ کار سمجھتا ہوں. میں اس عمل کو عمل کرنے اور استعمال کرنے پر اتفاق کرتا ہوں." عمل کی تقسیم کی تاریخ پر عمل کی شکل پر رکھا گیا ہے.
تجاویز
-
آپ کو معیاری کارروائیوں کی تخلیق کرنے میں مدد کرنے کے لئے سامنے کے میزبان کے عملے کو کرنا چاہتے ہیں. اس طرح، وہ محسوس کرے گا کہ ان کی ان پٹ قابل قدر ہے اور اس کے طریقہ کار پر عمل کرنے کا امکان ہے کہ وہ تخلیق میں مدد کریں. اگر ضرورت ہو تو سامنے ڈیسک ٹریننگ اور واقفیت کے دوران فائل کو برقرار رکھنا اور استعمال کرنے کے لئے HR محکمہ کے طریقہ کار کی ایک نقل فراہم کریں. دستخط کردہ عمل کی ایک فائل رکھو تاکہ اگر معیار سے وابستہ ہو تو، ملازمین کو معیاری استعمال کے لۓ ان کے معاہدے سے یاد دلائی جا سکتی ہے.
انتباہ
محتاط رہو کہ بہت سچی اور بھی تکنیکی نہ ہو؛ آپ چاہتے ہیں کہ طریقہ کار پر عمل کرنا آسان ہو. بہت تفصیلی نہیں، آپ چاہتے ہیں کہ یہ معیاری طریقہ کار بنیں؛ تاہم، کچھ ملازمت یا لچک کو لازمی طور پر سامنے ملازمت کے کاموں کے مخصوص قسموں میں جدید اور تخلیقی ہونا چاہئے.
