خریداری کے طریقہ کار کی نگرانی اور تشخیص ایک تنظیم کے انتظام کا ایک لازمی حصہ ہے. خریداری کے عمل کے انتظام سے اعلی سطح پر توجہ کا مستحق ہے اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ یہ دھوکہ دہی اور بدعنوان کے شکار نہیں ہوتا. احتساب اور شفافیت کو حاصل کرنے کے لئے حصول کے طریقہ کار کو مؤثر کنٹرول شامل کرنے کی ضرورت ہے. مینجمنٹ کی مسلسل نگرانی اور تشخیص کے عمل کا اندازہ اخلاقیات اور قوانین اور اخلاقی معیاروں کے مطابق ہے.
موجود داخلی کنٹرولوں کی شناخت کریں اور کیا کنٹرول ڈیزائن کے طور پر کام کر رہے ہیں. کسی بھی کنٹرول کو ختم کرنے کے لئے کوئی موقع نہیں ہونا چاہئے. تشخیص کرنے کے لئے اہم اندرونی کنٹرول میں فرائض، الگ الگ کنٹرول، وصول کنندگان، اجازت کے کنٹرول اور ریکارڈنگ کنٹرولز کی الگ الگ شامل ہیں.
تعمیل کی جانچ پڑتال کی فہرست کو تیار کرنے کے لئے تیار کریں کہ خریداری کے طریقہ کار کی پیروی کی جا رہی ہے. چیک لسٹ کو ملازمین اور انتظام کے تعاون کے ساتھ ڈیزائن کیا جانا چاہئے. چیک لسٹ کی ترقی میں حصہ لینے سے، ملازم بنیادی طور پر تربیت یافتہ ہے اور اس عمل سے زیادہ آگاہی ہے. ایک اچھی تعمیل کی جانچ پڑتال موجودہ طریقہ کار کو مضبوط کرتی ہے اور منصفانہ، کھلیتا اور مقابلہ کے مقاصد کا ترجمہ کرتا ہے.
ممکنہ خدشات، ضوابط یا اعلی خطرے کے علاقوں کی نشاندہی کرنے کے لئے خطرے کی تشخیص کو انجام دیں. اشارے یا "لال پرچم" کی نشاندہی کرکے تنظیم اس بات کا یقین کرسکتا ہے کہ غیر قانونی حالتوں کو روکنے کے لئے کافی داخلی کنٹرول موجود ہے. خطرات کی شناخت، دلچسپی کے تنازعہ اور دھوکہ دہی اور فساد کی واقعات کو کم کر دیا جا سکتا ہے.
پورے خریداری کے عمل کے ذریعے مخصوص حصوں کو ٹریس. اس بات پر غور کریں کہ آیا کھلی کھلی مقابلہ کے لئے فراہمی فراہم کی جاتی ہے اور اگر یہ شفاف اور مخصوص سپلائرز سے تبعیض سے پاک تھا. تعین کریں کہ اگر خریداری کے طریقہ کار کا استعمال اچھا یا سروس حاصل کیا جاسکتا ہے اور اس بات کو یقینی بنائے کہ یہ مناسب طور پر دستاویزی کیا گیا تھا.
