اگر ایک ایسی بات ہے جو ملازمین میٹنگ سے بھی کم پسند کرتے ہیں، تو یہ ہے کہ جب ایک اجلاس کا وقت بدل گیا ہے، تو ان کے مطابق ان کے شیڈول کو تبدیل کرنے کے لئے مجبور کیا جاتا ہے. پھر بھی، آپ کے ملازمین کو غیر موثر ہونے کے لۓ یہ بدتر ہے. اپنے ملازمین کو لوپ میں رکھو ایک میمو لکھ کر انہیں تبدیل کر کے لکھ کر. وہ پیغام پسند نہیں کر سکتے ہیں، لیکن وہ اس بات کی تعریف کریں گے کہ آپ کے اندرونی مواصلات کے سب سے بہترین فارم کی طرح آپ کی یادداشت - مختصر اور نقطہ نظر ہے.
آپ کے میمو کے بارے میں معلومات کی سرخی لکھیں. فلش بائیں اور چار علیحدہ، واحد - سپائی لائنز پر، "تاریخ،" "کرنے،" "سے" اور "مضمون" لکھیں. ہر ایک کو ایک کالونی کے ساتھ ہونا چاہئے. "سے:" کے بعد آپ کا نام اور عنوان درج کریں.
اجلاس کے وقت میں تبدیلی کے بارے میں تین ایک سے زیادہ پیراگراف سے زیادہ نہیں لکھنا، پیراگراف کے درمیان ڈبل ڈرائنگ. پہلے پیراگراف میں، سابقہ وقت اور اجلاس کے دوبارہ مقرر کردہ وقت کی نشاندہی کریں. اس بات کا اشارہ ہے کہ آیا میٹنگ کا مقام بدل گیا ہے یا اس کے ساتھ ہی رہتا ہے.
مثبت طریقے سے وقت کی تبدیلی کی وجہ سے وضاحت کریں. ملازمین یہ سوال کرسکتے ہیں کہ میٹنگ کا وقت کیوں بدل گیا ہے، لیکن رازداری کے بارے میں خفیہ معلومات کو خطرہ کرنے کی صلاحیت موجود ہے. یہ بات مثبت طور سے خطاب کرتے ہوئے، "میٹنگ کا وقت بدل گیا ہے جس میں ضروریات کو پورا کرنے اور ان سبھی کے شیڈولوں کو جن کی موجودگی میں ملاقات کی ضرورت ہے."
ایک پریشان تیسری پیراگراف لکھیں. مثال کے طور پر، "اس شیڈول تبدیلی کو ایڈجسٹ کرنے میں آپ کے تعاون کے لئے پیشگی شکریہ. میں آپ کو (ملاقات کا وقت اور جگہ) دیکھتا ہوں."
اضافی موجودگی اور ساکھ کے اسٹروک کے لئے آپ کے نام کے بعد اپنے ابتدا لکھیں. آپ کو میمو کے نچلے حصے پر دستخط کرنے کی ضرورت نہیں ہے کیونکہ آپ کا نام سب سے اوپر پر، سرخی میں ہے.
آپ کو اس سے پہلے اپنے میمو کو مستحکم اور ترمیم کریں. کسی بھی مواصلات کے مواد میں کسی ملازم کو کوئی غلطی نہیں ملتی.
مناسب طریقے سے اور بہترین نمائش کے لئے میمو کو ختم کریں. یاد رکھو کہ آپ غیر حاضر ملازمین افسانوی آفس لائن پر واپس نہیں آتے، "مجھے لگتا ہے کہ میں میمو نہیں مل سکا." کمپنی کے وسیع میمو اکثر دوپہر کے کھانے اور وقفے کے کمرے میں پوسٹ کیے جاتے ہیں. شامل کرنے کے لئے "انشورنس،" ہر ملازم کے لئے میمو کا ایک نقل بنانا اور اپنے میل باکس میں یا اس کی میز پر رکھ.
