اجنڈاس ایک میٹنگ کی توقعات کو شکل دیتے ہیں. اجنڈا سانچے کا استعمال کرتے ہوئے ڈائریکٹر کی میٹنگ کیلئے معیاری شکل اور ایک رسمی شکل فراہم کرتا ہے. اجلاسوں کی منصوبہ بندی پیشہ ورانہ اور تیاری کو ایک ہموار میٹنگ کے لئے لازمی طور پر ظاہر کرتی ہے. آپ کے ایجنڈا کو تقسیم کرنے سے پہلے ایک یا دو دن اجلاسوں کی پیشکشوں اور بات چیت کو تیار اور پیش کرنے کی دعوت دے گی. ڈائریکٹر اکثر اکثر پیچیدہ دستاویزات کے ذریعے ترتیب دینے کے لئے کم وقت کے ساتھ مصروف شیڈولز ہیں. آسان آپ اجنڈا کی شکل بنا سکتے ہیں، یہ آسان ڈائریکٹرز اور معاونوں کے لئے میٹنگ مقصد، مقام اور موضوعات کا تعین کرنے کے لئے ہوگا.
لفظ ڈائریکٹر پروسیسنگ پروگرام میں اپنے ڈائریکٹر کے میٹنگ ایجنڈا کو بنائیں، جیسے مائیکروسافٹ ورڈ. لفظ ایک ایسی درخواست ہے جو سب سے زیادہ تک رسائی حاصل کرسکتا ہے اور کئی ڈاؤن لوڈ ہونے والا میٹنگ اجنڈا کے سانچوں کو فراہم کرتا ہے جو آپ کو ابتدائی نقطہ کے طور پر استعمال کرنا چاہتے ہیں. آپ ایجنڈا اپنی کمپنی کے علامت (لوگو) اور نام کے ساتھ اپنی مرضی کے مطابق کرسکتے ہیں.
ایجنڈا کے ہیڈر میں میٹنگ کا نام، تاریخ، وقت، مقام اور کانفرنس کال کی معلومات کا انعقاد. واضح طور پر معلومات پیش کریں، صفحے کے سب سے اوپر اور مرکز میں موجود ہے لہذا واضح طور پر دعوت دیتے ہیں کہ میٹنگ تک رسائی حاصل کرنے کے لئے کس طرح اور جب. آپ کو صفحے پر کمرہ کے طور پر مدعو اور سہولت سازوں کی ایک فہرست بھی شامل کرنا چاہتی ہے.
حصہ لینے والے ڈائریکٹرز سے ایجنڈا کے موضوعات کو حل کریں. اجنبی موضوعات سے پوچھنا میٹنگ سے کم از کم ہفتے پہلے ای میل بھیجیں. اجنبی موضوعات کی فہرست کے مطابق آپ ہر موضوع کو پیش کرنے کی منصوبہ بندی کرتے ہیں. ٹیمپلیٹ پر، ہر ایجنڈا کو بائیں طرف نمبر اور موضوع کے دائیں جانب بحث کے لۓ ذمہ دار شخص کے نام سے درج کریں. اگر وقت محدود ہے تو، آپ اجنبی شے کے آگے ان کی فہرست، ہر موضوع پر وقت کے فریم کو تفویض کرنا چاہتے ہیں.
آپ کے آخری دو اجنبی اشیاء کے طور پر "اگلا مرحلے" اور "دیگر آئٹم" کی فہرست. یہ آپ کی میٹنگ کو کسی بھی عمل کی منصوبہ بندی کی اشیاء اور دیگر موضوعات کے ساتھ لپیٹ کرنے کی اجازت دے گی جو شاید اجندا پر رسمی درج نہیں کی جا سکتی.
تجاویز
-
اگلے ڈائریکٹر کی میٹنگ کے لئے اسی ایجنڈا کی شکل کا استعمال کریں. ڈائریکٹر اجنڈا کی شکل کو دیکھنے کے لئے عہد بنائے جائیں گے اور میٹنگ کی تفصیلات اور موضوعات کو آسانی سے دیکھیں گے. اس بات کی یقین دہانی کرو کہ آپ کے ایجنڈوں کو غیر مستحکم کیا گیا ہے، لائنوں کے درمیان بہت سارے جگہ ہیں اور میٹنگ کے سبب واضح طور پر دستاویز کا مقصد دکھائیں.
