ملازمین کے ساتھ مؤثر طریقے سے مواصلات مینیجر ہونے کی چیلنجوں میں سے ایک ہے. ذاتی بات چیت کے برعکس، جس میں پیغام وصول کرنے والے شخص کو پورا کیا جاسکتا ہے، جب آپ ملازمین سے بات کرتے ہیں، تو آپ کو اس سٹائل میں بات کرنا ضروری ہے جو ہر کسی کے لئے موزوں ہے. منفی میمو لکھتے وقت یہ خاص طور پر مشکل ہوسکتا ہے - جو کوئی اہم ہے یا برا خبر دیتا ہے. اس طرح کے ایک میزائل کو پینٹنگ کے مینیجر کو براہ راست ہونے کی ضرورت ہے، لیکن یہ بھی حکمت عملی ہے. مقصد آپ کے ملازمین کو اپنے احساسات کو خراب احساسات کے بغیر بغاوت کے لۓ حوصلہ افزائی دینا چاہئے.
سب سے پہلے برا خبر ڈالو. منفی میمو لکھتے وقت، یہ عام طور پر برے خبروں کو حاصل کرنے کے لئے عام طور پر بہتر ہے. پیغام میں لیگ اپ کی ایک اہم مقدار میں کئی خرابی ہیں: سب سے پہلے، یہ آپ کو اسٹالنگ کی طرح یہ آواز بنا سکتی ہے؛ دوسرا، کچھ ملازمین میمو کے نقطہ نظر سے پہلے پڑھنے سے روک سکتے ہیں؛ اور تیسرے، اگر پیغام متوقع ہو تو، بہت سے ملازمین تعارف کو تعارف چھوڑ دیں گے. اس سیکشن کا سر براہ راست ہونا چاہئے، اور حقائق واضح طور پر بیان کی. غصہ یا زیادہ سے زیادہ منفی سے بچنے کی کوشش کریں.
حوصلہ افزائی پیش کرتے ہیں. بری خبروں کو نکالنے کے بعد، سر کو منتقل کریں اور اپنے میمو کی توجہ مرکوز کریں تاکہ یہ تھوڑا زیادہ امید مند ہو. اگر آپ کا خط اہم ہے تو، تعریف اور حوصلہ افزائی کے الفاظ پیش کرتے ہیں. اگر آپ نے ناخوشگوار خبروں کو پہنچایا تو، مثبت پر زور دیا. مینیجر کے طور پر آپ کے کام کا مقصد یہ ہے کہ ایک ایسا کام جسے مشکلات کے مقابلے میں کہیں زیادہ اہم نہ ہو.
ایک حل پیش ان میں سے ایک ایسی غلطی ہے جو ملازمین اکثر منفی میمو حاصل کرتے وقت ان کا سامنا کرتے ہیں ان کو معلوم نہیں ہے کہ ان کے سپروائزر نے ان کو کیا عمل کرنا چاہتی ہے. خط کے تیسرے اور آخری حصے میں، واضح عمل کی وضاحت کرتا ہے کہ ملازمین صورت حال کو بہتر بنانے کے لۓ لے سکتے ہیں. اس ہدایات کو ملازمتوں کے لئے واضح اقدامات فراہم کرنا چاہئے اور امید مند ٹون میں پیش کرنا چاہئے.
بلند آواز سے پڑھیں. میمو بھیجنے سے پہلے، آپ کو اسے نظر آنا چاہئے اور پھر بلند آواز سے اسے پڑھنا چاہئے. اپنے آپ کو اور اس کے بعد سب سے پہلے بلند آواز سے پڑھ لیں کہ کم سے کم ایک دوسرے شخص کو جو رائے فراہم کرسکے. اپنے الفاظ کے انتخاب کے لۓ احتیاط سے سنیں اور کسی بھی زبان کو سننے کی کوشش کریں جو غلط تشریح کی جا سکتی ہے. آپ نے یہ اصلاحات کے بعد، خط گرامر، تنازعہ اور ہجے کے لئے ثبوت دینا چاہئے - اپنے ملازمین کو ظاہر کرنے کے لئے کہ آپ نے خط لکھ کر لکھا تھا.
