آپ مختلف طریقوں سے ملازمتوں، گاہکوں یا انتظامیہ کو برا خبر فراہم کر سکتے ہیں. بہت سے لوگوں کو براہ راست اور براہ راست نجات فراہم کرنے والے منفی پیغامات کو ترجیح دیتے ہیں. دوسروں کو کم از کم جارحانہ زبان میں پیغام کی سماعت، زیادہ ٹھیک ٹھیک نقطہ نظر کو ترجیح دیتے ہیں. کسی بھی صورت میں، آپ کو یہ خبر دینا ضروری ہے کہ زیادہ سے زیادہ امکان ناگزیر ہے اور واضح، جامع انداز میں ناگزیر ہے.
تعلقات برقرار رکھو
صرف آپ کی وجہ سے ریلے سے ناپسندیدہ معلومات ہیں، اس کا یہ مطلب نہیں ہے کہ آپ کو وصول کرنے والے پارٹی کے ساتھ تعلقات کو نقصان پہنچانا ہوگا. چاہے آپ ملازمتیں بند کررہے ہیں، عطیات کی درخواست کو بند کر دیں یا سفر کے اخراجات کو مسترد کرتے ہیں، اس بات کو ذہن میں رکھیں کہ صورتحال مستقبل میں تبدیل ہوسکتی ہے اور آپ کا فیصلہ تبدیل ہوسکتا ہے. میمو میں ایک اضافی شامل کریں، جیسے ملازمتوں کو بتائیں کہ آپ نے ان کی شراکت کی قدر کتنی ہے. فنڈ ریزرز کے بارے میں وضاحت کریں کہ فی الحال آپ کے بجٹ کو کچھ اخراجات کی اجازت نہیں ہے. اس کے علاوہ دھچکا نرم ہوجائے گا اور ممکنہ مستقبل کے تعلقات کے لئے مواصلات کی لائنوں کو کھولیں گے.
مثبت زبان کے ساتھ فریم پیغام
یادداشت میں آپ کے منتخب کردہ الفاظ مثبت ردعمل برقرار رکھنے میں مدد ملے گی، اگرچہ آپ منفی پیغام فراہم کر رہے ہیں. مثال کے طور پر، آپ کو لکھنے کے بجائے ایک مالیاتی درخواست پر عملدرآمد کرنے کے لئے مزید معلومات طلب کر سکتے ہیں کہ فراہم شدہ معلومات قابل قبول نہیں ہے. ملازمتوں کو بتائیں کہ وہ کیا کر سکتے ہیں اس کے بجائے وہ کیا کر سکتے ہیں. مثال کے طور پر، "آرام دہ اور پرسکون چھٹیوں پر جینس نہ پہنیں" بجائے "فطرت پر آرام دہ اور پرسکون لباس پہننا". "اپنے گاہکوں کو ایک نوٹ بھیجیں کہ" آپ اپنے حکم سے پیر کے بجائے پیر کو اٹھا سکتے ہیں " اگلے پیر تک تک تیار نہیں ہوں گے."
قانونی نتائج کو روکنے کے
کمپنی میمو اکثر آپ کے کاروبار کی دیواروں اور ذرائع ابلاغ یا دیگر جماعتوں کے ہاتھوں سے باہر نکل جاتے ہیں. غیر قانونی یا تبعیض طریقوں پر کسی بھی زبان کا استعمال کرنے سے بچیں. مثال کے طور پر، "اکاؤنٹنٹ کمپنی کو چھوڑنے کی بجائے اس نے سال کے اختتامی رپورٹوں میں وسیع تر غلطیاں کی ہیں، تسلیم شدہ سروس کے کئی سالوں کے بعد،" لکھنا "، ہمارے اکاؤنٹنٹ دوسرے مواقع پر چل رہا ہے." وضاحت غیر ناپسندیدہ افواہوں کو روکنے میں مدد ملتی ہے. پھیلانے والی آپ کی کمپنی کی ساکھ کو نقصان پہنچا سکتا ہے. ایک غیر واضح منفی پیغام "غلطی کے سبب سے، بعض مالی عملے کے ارکان چھوڑ رہے ہیں." ایک بہتر میمو پڑھتا ہے "ہم اعلان کرنے کے لئے حوصلہ افزائی کر رہے ہیں کہ نئے مالیاتی عملے کے اراکین اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ کے باہر جانے والے اراکین کو تبدیل کرنے کے لئے تیار ہیں."
برا نیوز بفر
منفی میمو اکثر شدید جذبات اور ناراض ردعمل کے نتیجے میں ہیں. جب آپ اسے اچھی خبر کے ساتھ بفر کرتے ہیں تو آپ برا خبر سے گرنے کے کم از کم مقدار کو کم یا کم کرسکتے ہیں. مثال کے طور پر، منفی میمو شروع کریں جب آپ انشورنس کی شرح بڑھانے کے لۓ "اضافی فوائد کی تعداد کی تعریف کریں گے". تاہم، واضح طور پر برقرار رکھنے کے لئے پیغام کے ساتھ منسلک بفر رکھیں. دوسرے الفاظ میں، جب آپ فوائد میں کٹ کے بارے میں ایک پیغام بھیج رہے ہیں تو "اگلے ہفتے نئی پارکنگ ڈیک کھولتا ہے" نہ کہنا.
