کسی کمپنی یا ایجنسی کا عوام کا خیال اس کے بیرونی مواصلات کے لحاظ سے کافی اثر انداز ہوسکتا ہے، جبکہ کمپنی کے ملازمین کی ملازمت کی اطمینان اس کے اندرونی مواصلات پر منحصر ہے. مؤثر پیغام یا مواصلاتی مہم کی تشکیل کئی عوامل کی ایک امتحان کے ساتھ شروع ہوتا ہے.
اہم سوال کا جواب
ایسی دنیا میں جہاں لوگ ہر روز ہزاروں پیغامات سے محروم ہیں، ان کا بنیادی سوال اکثر "میرا خیال ہے کہ مجھے کیوں پرواہ کرنی چاہئے؟" یا "میرے لئے یہ کیا ہے؟" مؤثر مواصلات یہ جواب ریڈر یا سننے والے کو واضح کرتی ہے. اپنے آپ سے پوچھیں کہ آپ کے بارے میں کیا معلومات انتہائی اہم ہو گی اگر آپ سامعین کا رکن تھے اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کا مواد ان تفصیلات کو فراہم کرے. کم اہم معلومات کو شامل کرنے سے پہلے اپنے پیغام یا مواد کے آغاز میں فوائد پر زور دیں.
آسان
آپ کے مواصلات کو سنبھالنے کے امکانات میں اضافہ ہوتا ہے کہ یہ مؤثر ثابت ہو جائے گا. لکھا ہوا مواد کے لئے چھٹے نمبر پر آٹھویں گریڈ پڑھنے کی سطح کو ھدف بنانا. افعال، ریگولیٹری شرائط یا جرگون کا استعمال نہ کریں. لفظ حذف کریں اگر آپ سڑکوں پر رکھے گئے اوسط شخص کو ان کا معنی معلوم نہیں ہوتا. لکھا ہوا مواد تیار کرنے کے بعد، عنوانات اور گرافکس کے ساتھ مختصر طور پر جملے کو برقرار رکھیں اور کاپی ٹوٹ دیں. متن کا مکمل صفحہ ممکنہ قارئین سے اپیل نہیں کرتا.
طریقوں
مختلف فارمیٹس کے ذریعہ گاہکوں اور ملازمین کو معلومات فراہم کریں. نیوز ریلیز، ٹیکسٹ پیغامات اور ای میلز کو فوری معلومات کو بات چیت کرنے کے لئے استعمال کیا جا سکتا ہے، جبکہ نیوز لیٹرز مواد کے لئے مناسب انتخاب ہوسکتی ہے جو کم وقت حساس ہے. ایک ویب سائٹ بیرونی سامعین کے ساتھ مواصلات کے لئے بہت اہم ہے، اور ایک اچھی طرح سے منظم انٹرانیٹ جو نیوز کی مواد کو ظاہر کرتا ہے اور عملی وسائل ملازمتوں کے لئے بہت مددگار بن سکتا ہے. ویڈیو پیشکشوں کو شامل کرنے کی اجازت دیتا ہے کہ آپ بصری سیکھنے والوں کو اپیل کریں اور نئے نقطہ نظر یا تفصیلات پیش کریں. ملازمتوں یا عوام کے ساتھ ہولڈنگ کی میٹنگ کو سامنا کرنا پڑتا ہے جو قابل اعتماد بن سکتا ہے اور ناظرین کو قابل قدر محسوس ہوتا ہے.
تسلسل
معلومات جو آپ کے گاہکوں کو جاننے کی ضرورت ہے، جتنی جلدی ممکن ہو ان سے رابطہ کیا جاسکتا ہے. جب آپ کے سامعین کو براہ راست اپنے تنظیم سے ذرائع ابلاغ سے معلومات حاصل ہوتی ہے، تو یہ ایک خیال ہوسکتا ہے کہ آپ معلومات کو چھپانا چاہتے ہیں یا آپ اپنے سامعین کے بارے میں واقعی پرواہ نہیں کرتے ہیں. اس کے بحران کے مواصلاتی ہینڈ بک میں سینٹرز کہ ہیک ہولڈرز کے ساتھ مواصلات کرتے وقت دو سب سے زیادہ سنگین غلطیوں کی بناء پر وہ معلومات فراہم کررہا ہے جس میں بہت کم اور بہت دیر ہو یا اقوام متحدہ کے طور پر بے شمار اور قابل قدر حصول دار ہیں. ان خیالات کو ایک ایجنسی کے نعرہ میں ضم کیا جاتا ہے: "سب سے پہلے. صحیح ہو اعتبار سے رہو."
شفافیت اور فریکوئینسی
کارکنوں اور عوام اکثر کارپوریشنز اور سرکاری ایجنسیوں کے مشکوک ہیں، لیکن آپ اپنے پیغامات کی شفافیت کو بڑھانے کے ذریعہ اعتماد پیدا کرسکتے ہیں. انتظامیہ بد خبروں کے ساتھ آنے والی باتیں کرنا اور مشکل حالات کے بارے میں افسوس کا اظہار کرنے کے لئے تیار رہیں. مشکل فیصلوں کے پیچھے استدلال کا اشتراک بھی سمجھ سکتا ہے.
خطرے سے متعلق مواصلات کے ماہر اور کارپوریٹ کنسلٹنٹ، پیٹر سینڈمن کہتے ہیں، "جب آپ کو نقصان پہنچے تو آپ کو ظاہر کرنے کی ضرورت نہیں تھی جب آپ کو ظاہر نہیں کرنا پڑا، آپ شفافیت کے لئے شہرت حاصل کرتے ہیں." "لوگ یہ محسوس کرتے ہیں کہ جب آپ کچھ غلط کرتے ہیں، تو آپ ایسا کہتے ہیں؛ اس طرح یہ ہے کہ جب آپ ایسا نہیں کہتے تو آپ نے کچھ غلط نہیں کیا."
خبر خراب ہے جب گاہکوں اور ملازمین آپ سے نہیں سنتے ہیں.ایک ماہانہ نیوز لیٹر یا سہ ماہی اجلاسوں کو ملازمین کو کمپنی کی سرگرمیوں کے بارے میں مطلع رکھتی ہے، جبکہ کمپنی کی ویب سائٹ پر آراء اور آپٹ آؤٹ ای میلز گاہکوں کو لوپ میں رکھتی ہیں.
