ایک ملاقات ایک باہمی باہمی تعاون کے عمل کے طور پر بیان کیا جاسکتا ہے جس کا جواب دینے کے لئے کون ہے، کیوں، کس طرح اور ایک خاص مقصد. غیر مؤثر اجلاسوں کی خصوصیات غیر فعال شرکاء اور پہلے سے طے شدہ موضوعات کی دوبارہ رجحان شامل ہیں. مؤثر مجلس بنیادی طور پر اس کے برعکس ہیں. مؤثر اجلاسوں میں پیداوار، ملازم اخلاق اور منافع کو فروغ دینے میں مدد مل سکتی ہے.
فنکشن
مؤثر اجلاسوں کی تیاری اور انعقاد کرنے کے پانچ مرحلے ہیں جنہیں پانچ پی کے نام سے بھی جانا جاتا ہے: مقصد، منصوبہ، شرکاء، شرکت اور نقطہ نظر، ڈیوڈ ویلٹن اور کم کیمرون کتاب میں "ترقی پذیر مہارت کی مہارت." مقصد کا مقصد واضح طور پر بیان کرتا ہے. میٹنگ. منصوبہ بندی کے دوران کارروائی کا طریقہ ہے. شرکاء میں حاضریوں اور سہولت سازوں شامل ہیں. شرکاء اور سہولت سازوں سے شرکت ضروری ہے. نقطہ نظر یہ ہے کہ اجلاس کا مقصد حاصل کرنے اور اجلاس کے نتیجے میں معاہدوں کا خلاصہ کرنا ہے.
اوزار
کامیاب مہموں کو منظم کرنے کے لئے استعمال ہونے والے سب سے زیادہ مؤثر اوزار کھیلیں ہیں. تیز، سستی، قابل اطلاق، کم خطرہ اور حصہ لینے والے کھیل کی سفارش کی جاتی ہے. دماغ دینے کا ایک اور ذریعہ ہے جو معلومات کو جمع کرنے اور ایک دشواری یا صورت حال کی وضاحت کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے. مؤثر اجلاسوں کے لئے دیگر اوزار سوالات، سروے، انٹرویو اور ورکشاپ شامل ہیں.
خصوصیات
مؤثر مجلس تصوراتی، شریک، جدید اور منسلک ہیں. وہ وقت پر شروع اور ختم. کسی کو تفویض کیا جاتا ہے منٹ اور اجنڈے کا ٹریک رکھنے کے لئے. مقرر کردہ اوقات میں شیڈول شدہ وقفے پیش ہوتے ہیں. تیز اور مثبت بات چیت کی حوصلہ افزائی کی جاتی ہے. شرکاء کو اجلاس کا اندازہ کرنے کی اجازت ہے. شراکت داروں کے درمیان ہم آہنگی کو یقینی بنانا سہولت سازی کے ساتھ دوستانہ نوٹ پر موثر اجلاسوں کا خاتمہ.
تعدد اور دورانیہ
پیٹر ہنی "آپ کے لوگ مہارت کو بہتر بنانے" کتاب میں لکھتے ہیں کہ مؤثر اجلاسوں میں عام طور پر ایک ہی شرکاء کے لئے مثالی طور پر ہفتے میں زیادہ سے زیادہ ایک بار منعقد کی جاتی ہے. سب سے زیادہ کامیاب اجلاس ایک گھنٹہ میں زخم ہیں اور عام طور پر دو گھنٹوں تک نہیں بڑھتے ہیں.
اہمیت
بدقسمتی سے منظم ملاقاتیں ملازمین کے حوصلہ افزائی پر منفی اثر پڑتی ہیں، کچھ شکایات اور ناپسندیدہ بن جاتے ہیں، جبکہ دوسروں کو بے شک اور غیر جانبدار بن جاتے ہیں. ناکافی اجلاسوں میں، "بارہ کے مواقع اور گمشدہ وقت میں" مینیجر کے رہنمائی کے مؤثر اجلاسوں میں "باربرا جے اسٹریبیل" ہر سال اربوں ڈالر کی قیمتوں کا کاروبار. وہ ایک تنظیم کی تصویر کو نقصان پہنچاتے ہیں، اس کے غیر مؤثر انتظام کو اجاگر کرتے ہیں اور پیداوری کو کم کرتے ہیں. مؤثر اجلاسوں میں سے دو کمپنیوں کے قیمتی وسائل کو محفوظ رکھتا ہے: وقت اور پرتیبھا. تعاون اور مؤثر ملاقاتیں ملازمین کو بہتر بناتی ہیں.
