کسی بھی کاروباری ترتیب میں، اجلاس ناگزیر ہیں. لوگوں کے مقابلے میں زیادہ وقت نہیں، لوگوں کو ان ملاقاتوں میں شرکت کرنے کی ضرورت ہے، انہیں خوف سے دیکھتے ہیں. شاید یہ ہے کیونکہ وہ بہت لمبے عرصے تک چلتے ہیں، کیونکہ میٹنگ کے لئے کوئی واضح وجہ نہیں ہے یا شاید ان میٹنگوں میں حل نہیں ہوسکتا. وہ واضح طور پر مؤثر اجلاسوں میں سے پانچ پی ایس سے ملاقات نہیں کرتے ہیں: مقصد، مصنوعات، شرکاء، ممکنہ مسائل اور عمل.
مقصد
میٹنگ کے مقصد کو اس وجہ سے بیان کیا گیا ہے کہ اجلاس منعقد ہونے کی ضرورت ہے، اجندا یا کلیدی مقاصد جو شرکاء کی طرف سے بات کرنے کی ضرورت ہے. اگر کوئی بحث نہیں ہوسکتا ہے تو کوئی ملاقات نہیں کی جائے گی. کوئی واضح مقصد کے ساتھ ملاقات ہر وقت کے ضائع نہیں ہے.
مصنوعات
ایک میٹنگ کی مصنوعات مطلوبہ نتائج کو بیان کرتی ہے جب سب کچھ کہا جاتا ہے اور کیا جاتا ہے. یہ میٹنگ کے مطلوبہ نتائج نہیں بلکہ مستقبل کے کسی بھی کمپنی کے منصوبوں اور تجارت کے مطلوب نتائج بھی ہے جو میٹنگ کے دوران بات چیت کی جاتی ہے. میٹنگ کی مصنوعات کو سامنے رکھنے کے بارے میں بات چیت کرتے رہیں گے، میٹنگ کے مقصد کو پورا نہیں کرتے، مضامین کو گمراہ کرنے سے بات چیت کرتے رہیں.
امیدوار
میٹنگ شرکاء میں صرف ان لوگوں کو شامل ہے جو ملوث ہونے کی ضرورت ہے، جو لوگ نقطہ نظر یا ملازمتوں کو براہ راست میٹنگ کے مقصد اور مصنوعات کو متاثر کرتی ہیں. مثال کے طور پر، ہسپتال کے کمپیوٹر کے نظام کے بارے میں ایک میٹنگ میں ہسپتال کے طبی عملے شرکاء نہیں ہوں گی. تاہم، نرسوں اور ڈاکٹروں کو صحت اور بیماری کے معاملات یا اجلاسوں میں شامل ہونے والے اجلاسوں میں شرکت ہوگی، جو ان کی لائسنس جاری رکھنے کے لئے مسلسل جاری تعلیمی یونٹس، سی ای او کو حاصل کرنے میں مدد ملے گی.
ممکنہ مسائل
احتساب مسائل ایسے شرائط ہیں جو شرکاء کے درمیان پیدا ہونے کا امکان رکھتے ہیں، اجنبی پر اشیاء کی موجودہ حالت یا ملاقات کے دوران پیدا ہونے والے ممکنہ حل کے ساتھ کسی بھی مسئلے سے متعلق مسائل کو دیکھتے ہیں. ممکنہ معاملات میں کسی غلطی کو پکڑنے میں بھی شامل ہے جو میٹنگ کے لئے تیاری کے دوران نوٹس سے فرار ہوگئے ہیں. مثال کے طور پر، کسی ایجنڈا میں درج کردہ مسائل کے حل ممکنہ حل پر پیش کر رہا ہے. اجلاس میں کسی کو یہ معلوم ہوسکتا ہے کہ ایک یا دو حقائق غائب ہیں، اور یہ حقائق میٹنگ، یا حل کے نتائج پر گہرے اثرات ختم ہوسکتے ہیں. مسائل ایک منصوبے کی لاگت یا اس منصوبے کو مکمل کرنے میں ملوث وقت کے ساتھ ایک مسئلہ ہو سکتا ہے.
عمل
میٹنگ کے عمل میں میٹنگ کو ٹریک پر رکھنے اور میٹنگ کے مقصد کو حاصل کرنے کے لئے ضروری اقدامات شامل ہیں. مستقبل میں منصوبوں اور تجارت کو حاصل کرنے کے لۓ انہیں مکمل کرنے کی راہ میں رکھنے کے لۓ اس میں ایک منصوبہ بنا سکتا ہے. وقت سے پہلے مرحلے میں درج کردہ عمل کے بعد، سب کو اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ وہ اجلاس، منصوبے یا تجارتی سازی کے مقصد اور نتائج حاصل کر سکیں. اجلاس کی پیش رفت کے مطابق یہ ایک ذریعہ ہے.
