اگر آپ ایک پرجوش ملازم ہیں اور آپ کو محسوس ہوتا ہے کہ آپ کے کام میں سے کچھ طریقہ کار بہتر ہوسکتے ہیں، آپ نئے طریقوں کو متعارف کرانے کے لئے ایک تجویز لکھیں گے. یہ قسم کی تجویز کا خط (یا ای میل) ایک داخلی تجویز کے طور پر درجہ بندی کیا جا سکتا ہے. داخلی تجاویز لکھتے ہیں بیرونی لوگوں کو لکھنے سے تھوڑا مختلف ہے. کیونکہ آپ ایسے لوگوں کو لکھ رہے ہیں جو آپ اسی تنظیم میں کام کرتے ہیں جیسے آپ کرتے ہیں، آپ اپنے اندرونی جراحی کا استعمال کرتے ہیں اور رازداری کی معلومات کا استعمال کرنے کے بارے میں کم سنجیدہ ہوسکتے ہیں.
آپ کی تجویز کے لئے ایک منصوبہ بنائیں. سامعین کو اس بات کا تعین کریں جسے آپ کو تجویز پیش کریں گے. اگر آپ چاہتے ہیں کہ آپ کا ادارہ ایک نیا اکاونٹنگ سسٹم متعارف کرایا جائے تو، مثال کے طور پر، اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ سے رابطہ کریں، شاید سر اکاؤنٹنٹ کے دفتر. اس کے علاوہ، آپ کی تجویز کا مقصد طے کرنا - مثال کے طور پر، ایک مخصوص اکاؤنٹنگ سسٹم کے عمل کو. اس کے علاوہ، اپنے آپ کو قارئین کے جوتے میں ڈالیں. یہ آپ کو بہتر سمجھنے کی اجازت دیتا ہے کہ آپ سامعین کو کیسے قائل کر سکیں کہ آپ کی تجویز کو قبول کیا جانا چاہئے.
تجویز لکھنے کے لۓ شروع کرو. ابتدا میں، واضح طور پر اور واضح طور پر آپ کے خط کا مقصد بیان کرتا ہے. مثال کے طور پر، آپ لکھ سکتے ہیں، "میں اس خط لکھ رہا ہوں کہ اکاونٹنگ ڈیپارٹمنٹ سے ABC اکاؤنٹنگ نظام کو لاگو کرنے پر غور کرنا ہے."
آپ کی تنظیم میں موجودہ طریقہ کار کی وضاحت کریں. موجودہ طریقہ کار میں کوئی ناکامی دکھائیں. مثال کے طور پر، موجودہ اکاؤنٹنگ نظام کو چلانے کے لئے بہت وقت لگ رہا ہے. اس کے علاوہ، یہ مہنگی غلطی کر سکتا ہے.
نئی طریقہ کار کا ایک مختصر بیان فراہم کریں. اس بات کا جائزہ لیں کہ وہ کیسے بوڑھے سے مختلف ہوں گے. سب سے پہلے، صرف چند جملے میں آپ کی تجویز کی وضاحت کریں. اس کے بعد، ضرورت ہوسکتی ہے کہ زیادہ تفصیل دیں. تاہم، تجزیہ خط مختصر اور جامع رہو.
دلائل دیتے ہیں کہ تجویز کردہ نئی طریقہ کار کے عمل کو فروغ دینے میں مدد ملے گی. واضح طور پر ایسے فوائد کی فہرست میں شامل کریں جو نئی طریقہ کار تنظیم کو لے جا سکتے ہیں. ممکنہ فوائد میں اعلی پیداوری، پیداوار کے سامان یا خدمات کی بہتر معیار، خام مال میں اضافہ اور بہتر ملازم مورال شامل ہوسکتا ہے.
اگر آپ قابل قبول ہو تو کسی بھی دستاویزات کے ساتھ اپنے پروپوزل کی گذارش کریں. مثال کے طور پر، آپ کی تنظیم یا آپ کی صنعت میں کہیں بھی نئے طریقوں کا تجربہ کیا جا سکتا ہے. تمام معاون دستاویزات کو واضح طور پر نشان زد کریں اور تجویز کے خط کے متن میں اپنا معنی ظاہر کریں.
اپنی تنظیم میں پیش کردہ طریقہ کار کو کیسے لاگو کیا جاسکتا ہے اس بارے میں تفصیلات فراہم کریں. اگر آپ نئے اکاؤنٹنگ سسٹم متعارف کرانے کا ارادہ رکھتے ہیں، تو عمل اس مرحلے میں کیا جا سکتا ہے. کچھ وقت کے لئے، نئے اور پرانے نظام کو ساتھ ساتھ ساتھ کام کیا جا سکتا ہے. نئے نظام کا تجربہ کرنے کے بعد، پرانے نظام مرحلہ کیا جا سکتا ہے.
تجویز کرنے والے خط کو پڑھنے سے پہلے کسی اور کو لے لو. تنقید کے لئے پوچھیں تجویز پر بحث کریں اور پوائنٹس کی شناخت کریں جہاں اسے بہتر بنایا جاسکتا ہے. مزید قائل کرنے کے لئے تجویز میں کچھ سزائیں تبدیل کریں.
اپنی تجویز پیش کرو.
تجاویز
-
سادہ زبان کا استعمال کریں. اگر آپ کو کچھ شرائط استعمال کرنے کی ضرورت ہے تو، ان کی تعریفیں دیتے ہیں، جب تک آپ کو یہ یقین نہیں ہے کہ اس تجویز کو پڑھنے والا شخص ان سے واقف ہے. اس کے علاوہ، واضح اور نقطہ ہیں کہ مختصر سزائیں پر ترجیح دیتے ہیں.
