ایک مینجمنٹ انفارمیشن سسٹم (ایم آئی ایس)، یا انفارمیشن مینجمنٹ سسٹم، کاروباری اداروں کے لئے خاص طور پر اہم ہے جو دیگر کاروباری اداروں کے ساتھ مل کر کام کرتے ہیں، لہذا دونوں کو معلومات کے ساتھ اشتراک کرنا ضروری ہے، یا ایک دوسرے کو منتقل کرنے کی معلومات لازمی ہے. اس کے علاوہ، ایک سے زیادہ ڈیپارٹمنٹ یا یونٹ کے ساتھ کاروبار ایک مرکزی مقام میں معلومات کو مرتب کرنے کے لئے ایم آئی ایس کو استعمال کرسکتا ہے، اس طرح معلومات کی نقصان کو روکنے کے لئے. ایک ایم ایس آئی میں چار کلیدی خصوصیات ہیں.
ڈیٹا مجموعہ
تنظیمیں اعداد و شمار کو ذخیرہ کرنے کیلئے ایم ایس آئی کا استعمال کرتی ہیں. ایم ایس آئی کو دو ڈیٹا بیس کے نظام میں سے ایک معلومات فراہم کرتا ہے. سب سے پہلے قسم کے ڈیٹا بیس، نسبتا ڈیٹا بیس، صارفین سے اسٹور ان پٹ، پھر اس نظام سے متعلق تمام معلومات کو پورے نظام میں شامل کرتا ہے. اس ڈیٹا بیس میں بعد میں اس معلومات کو گرافکس یا چارٹ میں رکھتا ہے تاکہ صارفین ڈیٹا کا موازنہ کرسکیں. دوسرا ڈیٹا بیس، پائیرارٹیکل ڈیٹا بیس، اس کے ذخیرہ کے اعداد و شمار کو ذخیرہ کرنے کے لئے ڈیٹا فراہم کرتا ہے، لیکن صارف کے لئے کوئی موازنہ ٹیبل نہیں فراہم کرتا ہے.
رپورٹ کی تشکیل
جبکہ ایم آئی ایس ڈیٹا کو ذخیرہ کرنے کے لئے کام کرتا ہے، اس کے اعداد و شمار کو پیدا کرنے کے لئے اس ڈیٹا کو بھی استعمال کرتا ہے. نظام کے صارفین کی رپورٹس کی اقسام کا تعین کرتے ہیں، مختلف قسم کے رپورٹنگ کے لئے نظام میں دستیاب مخصوص ٹیمپلیٹس کے ساتھ. صارف کی طرف سے حوصلہ افزائی کرتے وقت، سسٹم کو مطلوبہ ضرورت سے متعلق معلومات کو مرتب کرتا ہے، ڈیٹا بیس کو ٹیمپلیٹ میں ڈالتا ہے، پھر کاروبار کے لئے رپورٹ چھپاتا ہے.
رسائی اور انضمام
ایم ایس آئی کو کھلی رسائی کے ساتھ کام کرتا ہے. رسائی کو کھولنے کا مطلب یہ ہے کہ بنیادی ایم آئی ایس سے منسلک یا مربوط ہوسکتا ہے، کاروبار کے اندر دیگر نظام، مختلف ذرائع سے اعداد و شمار میں تبدیلیاں اور کئی مقامات سے. یہ فنکشن دو اہم نتائج فراہم کرتا ہے. تنظیمیں نظام کو پالیسیوں اور قواعد و ضوابط کے ساتھ مل کر معلومات فراہم کرنے کے لئے اپ ڈیٹ کر سکتی ہیں، اور نظام پیشہ ورانہ سروس کے اہلکار کی ضرورت کے بغیر برقرار رکھا جا سکتا ہے.
سکالٹیبل
ایم آئی ای کی ایک اہم خصوصیت یہ ہے کہ کاروباری نظام کا ایک چھوٹا سا ورژن خریدا اور اس کے بعد، وقت کے ساتھ، مالی امداد کی اجازت کے طور پر شامل کرسکتے ہیں. کاروباری اداروں کو ڈیٹا کی اہلیتوں اور نظام کی خصوصیات میں اضافہ بھی شامل ہوسکتا ہے، ابتدائی نظام کے طور پر کاروبار بڑھتا ہے، کاروبار کے مالک کی ضرورت کو ہر سال ہر ایک مکمل طور پر نیا نظام خریدنے کے خاتمے کو ختم کر دیتا ہے.
