فلنگ سسٹم نے سالوں میں کاغذات کا کام باکسز میں جدید ترین سوفٹ ویئر پروگراموں کو تحریر کرنے سے تیار کیا ہے جو الیکٹرانک طور پر نظر آتے ہیں. اگرچہ آج آپ مختلف نوعیت کا انتخاب کر سکتے ہیں، تمام فائلوں کا نظام ایک اہم مقصد کا حامل ہے: مؤثر ریکارڈ مینجمنٹ. دستیاب مختلف فائلوں کے نظام کے ساتھ، ہر ایک کی خاصیت کو مناسب طریقے سے منتخب کرنے کے لئے ضروری ہے. سب سے زیادہ عام دائرہ دار نظام کو لاگو کرنے اور موثر فائل مینجمنٹ کا ایک ذریعہ فراہم کرنا آسان ہے.
حروف تہجی دائرہ کار
حروف تہجی سے متعلق فائلوں میں سے کم 5000 ریکارڈوں کے لئے سب سے زیادہ عام دائرہ کار ہے. حروف تہجی کے آرڈر کی طرف سے دائرہ ایک ایسا نظام ہے جس میں آپ کو نظم و نسق کے نام، افراد، کاروباری اداروں، ایجنسیوں، مضامین، عنوانات یا جغرافیائی مقامات کے نام سے فائلوں کا انتظام ہوتا ہے. یہ نظام کلائنٹ یا کسٹمر نام فائلوں کے لئے مؤثر ہے. اگر دائرہ دار مضامین، ایک رشتہ دار انڈیکس استعمال کریں. انڈیکس ہر مضامین کی نمائندگی کرنے کے لئے منتخب موضوعات کے حروف تہجی کی ترتیب میں ایک فہرست ہے. رشتہ دار انڈیکس کا حوالہ دیتے ہوئے اس بات کا پتہ لگانے کے لۓ کہ عنوان کا نام درج ذیل ریکارڈ میں درج کیا جائے.
تعداد کی دائرہ کار
عددی فلائنگ کا نظام قائم کرنے میں، فائلوں کو براہ راست ریکارڈ یا تفویض نمبر سے نمبروں کا استعمال کرتے ہوئے آرڈر میں ترتیب دے. زیادہ سے زیادہ نظام فائلوں کو دوبارہ حاصل کرنے کے لئے انڈیکس کا استعمال کرتے ہیں. ایک عدلی دائرہ دار نظام فائل میں اضافہ کرنے اور تیز کرنے کی تیز رفتار کی وجہ سے پیداوار میں اضافہ ہوتا ہے.یہ بھی درست شناخت فراہم کرتا ہے اور زیادہ رازداری کے لئے بھی اجازت دیتا ہے. یہ لامحدود اخراجات کی صلاحیت رکھتا ہے اور آپ کو حروف تہجی کی فائلوں کے نظام کے برعکس 5،000 سے زائد ریکارڈوں کے لۓ استعمال کیا جا سکتا ہے.
الفا - نامکمل دائرہ کار
الفا-عددی فائلوں کا نام اور نمبروں کا مجموعہ استعمال ہوتا ہے. آپ عام طور پر اس قسم کے دائرہ کار کا استعمال کرتے ہیں جس کا عنوان نام اور نمبروں کے ساتھ ہے. حروف تہجی کی تقسیم یا مضامین کی سرخی کے مطابق، فائلوں کو ترتیب دیں. الفا-عددی فائلوں کے لئے ایک رشتہ دار انڈیکس استعمال کرنا ضروری ہے. انڈیکس ہر حروف تہجی ڈویژن کو تفویض نمبر نمبرز میں شامل کرے گا.
Paperless فائلوں کا نظام
بہت سے کاروباری اداروں اور گھروں کے لئے کاغذی نالی کرنے والے نظام عام ہوتے ہیں. یہ جسمانی اسٹوریج کی جگہ اور گمشدہ یا غلط معلومات کی دشواری کی ضرورت کو حل کرتی ہے. ایک کاغذی نالی کرنے والا نظام کئی حصوں میں مشترکہ رسائی کیلئے اجازت دیتا ہے. اگرچہ مشترکہ رسائی ریکارڈ تک رسائی کا مطالبہ فراہم کرتا ہے، اگر آپ کو رسائی کو کنٹرول کرنے کے لئے فائلوں کو دیکھنے، ترمیم، تخلیق یا حذف کرنے کیلئے صارف حقوق مقرر کرسکتے ہیں. paperless فائلوں کے نظام کی اقسام میں سادہ سوفٹ ویئر کے پروگرام، دستاویزی سرور اور دستاویزی مینجمنٹ سسٹم شامل ہیں.
