آپ آفس فائلوں کو منظم کرنے کا انتخاب کس طرح کارکردگی اور پیداوری پر اہم اثر رکھتا ہے. ایک دائرہ کار کا نظام اس پر مبنی ہونا چاہئے کہ کس طرح فائلوں میں فائلوں کا استعمال کیا جاتا ہے، فائل کی کونسی خاصیت اکثر حوالہ دی جاتی ہیں اور کس طرح فائلوں زبانی طور پر درخواست کی جاتی ہیں. ان سوالات کا جواب آپ کی فائلوں کو منظم کرنے کے لئے بہترین نظام کا تعین کرنے میں مدد کرے گا.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
فائلوں والی الماری
-
فائل فولڈر
-
فائل لیبلز
اس بات کا تعین کریں کہ کیا آپ مضامین کو مضامین سے ترتیب دیں گے یا نہیں، عددی طور پر تیار شدہ نمبرنگ سسٹم کا استعمال کرتے ہوئے یا تاریخی لحاظ سے کسی بھی تاریخ یا پیدا ہونے والی تاریخ کی طرف سے. عارضی اور مستقل فائلیں بنائیں. عارضی فائلیں فی الحال فعال فائلیں ہیں جن میں ایک تاریخ مقرر کی جائے گی جس وقت فائل فائلوں کو یا پھر ذخیرہ شدہ فائلوں کے ساتھ تباہ کیا جا سکتا ہے. عارضی فائلوں کی مثالیں موجودہ منصوبوں، کارروائی اشیاء اور مواد پڑھنے کے لئے شامل ہیں. مستقل فائلیں ایسے ہیں جنہیں اکثر تک رسائی حاصل نہیں ہے لیکن مستقبل کے حوالے سے آرکائیو میں رکھنا ضروری ہے.
ایک دستاویز میں اپنے لیبل عنوانات اور تعریفیں درج کریں جو حوالہ دیا جاسکتا ہے. مثال کے طور پر، اگر آپ عددی دائرہ کار کا استعمال کرتے ہیں تو، موضوع کو لکھیں، ہر ایک نمبر کے ساتھ مطابقت رکھتا ہے اور اس موضوع کے اندر شامل دستاویزات کی مثالیں درج کریں. اس دستاویزات کو دبانے کے بعد اس میں استحکام برقرار رکھنے میں مدد ملتی ہے.
عارضی دستاویزات، مستقل دستاویزات اور ردی کی ٹوکری کے لئے ڈھیر بنائیں. فائلوں میں فائلوں میں شامل کرنے سے پہلے دستاویزات درج کریں. فائل کو مت چھوڑیں جو بچانے کی ضرورت نہیں ہے.
فائل اسٹوریج مقام منتخب کریں. آپ یہ فیصلہ کر سکتے ہیں کہ عارضی فعال فائلوں کو آپ کے میز کے دراج میں داخل ہونے کی ضرورت ہے جہاں وہ آسانی سے قابل رسائی ہیں. عملے کے درمیان مشترکہ فائلیں مرکز میں مرکزی طور پر واقع ہونا چاہئے. اگر آپ فائلوں کے ساتھ کام کرتے ہیں جو محفوظ کرنے کی ضرورت ہے، جیسے جیسے گاہکوں کی ذاتی معلومات پر مشتمل فائلیں، تالا لگا فائل کی کابینہ کا استعمال کرتے ہیں اور اس بات کا تعین کرتے ہیں کہ دفتر میں کون تک رسائی حاصل ہوگی.
اپنی فائلیں بنائیں آپ کی حروف تہجی، عددی یا تاریخی نظام کے ساتھ فائلیں لیبل کریں. یاد رکھیں کہ جب آپ اپنے لیبل کے عنوان کے ساتھ مخصوص ہونا چاہتے ہیں تو، آپ چاہتے ہیں کہ عنوان کئی اقسام کے دستاویزات کو شامل کرنے کے لئے کافی وسیع ہو جائیں. مثال کے طور پر، کسی خاص میٹنگ کے نام سے فائل لیبل کرنے کی بجائے ایک سال میں شرکت کی میٹنگ کے لئے ایک فائل بناتی ہے اور اس میں تمام متعلقہ دستاویزات محفوظ رکھے. یہ آپ کو کئی متعدد فائلوں کی تخلیق سے رکھتا ہے جس میں صرف ایک یا دو دستاویزات کو ذخیرہ کیا جائے گا.
تجاویز
-
سادہ یاد رکھیں ہمیشہ بہتر ہے. پیچیدہ فائلوں کے نظام سے بچنے کی کوشش کریں جو آپ کے اور عملے کو یاد رکھنے کے لئے مشکل ہو گی. تاریخ مخصوص کاموں کے لئے ٹکرر فائل کا استعمال کریں جیسے بیل ادا کرنے یا انوائس. اپنے ٹکرر فائل کو مہینے یا دن کے ذریعے کاموں پر منحصر کریں اور فائل کو صاف کریں جیسے کاموں کو دستاویزات پھینکنے یا مستقل مستقل فائل میں منتقل کرنے کی طرف سے مکمل ہوجائے گی.
