ممکنہ کلائنٹ اور ایک قانونی فرم کے درمیان ابتدائی مواصلات عام طور پر فون پر، ایک استقبالیہ کے ذریعہ سنبھالا. اس کے نتیجے میں، یہ ضروری ہے کہ فرم کا استقبالیہ کار ہر وقت پیشہ ورانہ اور باہمی ہو. پیشہ ورانہ ماحول کو برقرار رکھنے میں بعض اوقات ایک چیلنج ہوسکتی ہے، تاہم، خاص طور پر استقبال رکھنے والے افراد کے لئے جو روزانہ کی بنیاد پر کالز کی اعلی حجم کا جواب دیتے ہیں. لیکن بعض اصول ہیں کہ آپ قانون کے دفتر میں کالوں کا جواب دیتے وقت ہمیشہ آپ کی پیروی کرنا چاہئے.
ابتدائی کال انٹیک
ہر کال کو قانون فرم کا نام، نام سے اپنے آپ کو شناخت کرکے، اور ان سے پوچھیں کہ آپ کالر کی مدد کیسے کر سکتے ہیں. مثال کے طور پر، "گڈ صبح، یہ ایکس اور Y کی قانونی فرم ہے، جین بول رہا ہے، جو میں بول رہا ہوں؟" ایک بار جب آپ نے نام سے کالر کی شناخت کی ہے تو، پوچھیں "میں آج آپ کی مدد کر سکتا ہوں محترمہ ز،" اور بات چیت کے باقی کے دوران نام سے کالر کا حوالہ دیتے ہیں. ہر کال کے دوران نوٹ لینے میں خاص طور پر ناموں کے احترام کے ساتھ مددگار ثابت ہوسکتا ہے. بات چیت کے دوران ایک مثبت سر برقرار رکھو، مریض رہو، اور اپنا مزاج کبھی نہیں کھو. جرگون، سلانگ یا غیر الفاظ جیسے "uh ہہ" اور "ام" کے استعمال سے بچیں.
کالر کی ضروریات کی شناخت
آپ کو ایک کالر سے قریبی سننے اور اس کی ضروریات کی شناخت اور اس کے ساتھ واضح اور جامع انداز میں درخواست کردہ معلومات فراہم کرنے کے لئے بہت ضروری ہے. ہر کالر ضروری معلومات حاصل کرنے میں مدد کررہا ہے یا صحیح شخص کو تلاش کرنے کے لۓ جس کے ساتھ بات کرنا ہے.
فرم میں مناسب شخص کو روٹر کالر
اگر کالر ایک ایسی وکیل کی طرف سے فراہم کردہ معلومات کی درخواست کر رہا ہے تو، کالر کو مطلع کریں کہ اسے کسی اور سے بات کرنے کی ضرورت ہے اور اسے منتقلی کے لۓ ان سے پوچھنا ہوگا. اٹارنی سے رابطہ کریں جس کو آپ کال منتقل کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں، کال کے ذریعہ کالر کا اعلان کرتے ہیں، کال کا مقصد ظاہر کرتے ہیں اور اگر اٹارنی دستیاب ہو تو کال کو منتقل کریں. کوئی بھی کالر 45 سیکنڈ سے زائد عرصہ تک منعقد نہیں ہونا چاہئے. 45 سیکنڈ کے بعد، کالر سے پوچھیں کہ اگر وہ ہولڈنگ جاری رکھنا چاہتے ہیں، تو وکیل دستیاب ہونے پر واپس بلایا جارہا ہے یا بعد میں واپس کال کرنا چاہیں گے.
کال ختم
ہر کال کو ختم کرنے سے قبل، انکوائری کریں کہ آیا کال ختم کرنے سے قبل آپ کو مزید مدد ملے گی. قانونی فرم پر غور کرنے کے لئے کالر کا شکریہ. قانونی استقبالیہ کے لئے یہ ممکن ہے کہ ممکنہ کلائنٹ کو قانون سازی کے لۓ قابو پانے کے لئے قائل ہو، لیکن ایک استقبالیہ کار کے لئے یہ بہت آسان ہے کہ وہ غیر قانونی، بدعنوانی یا ناجائز ہونے سے قانونی فرم کے لئے ایک کلائنٹ کھو سکے.
