اس صنعت سے جو کہ آپ ان میں ہو یا آپ کے کام کی قسم کے بغیر، یہ ناگزیر ہے کہ آپ کسی کاروباری اجلاس میں حصہ لینے کی ضرورت ہوگی. بعض کارپوریشنز، خاص طور پر ان کے دفتر کی ترتیبات میں، ایک دن میں کئی اجلاس ہوتے ہیں، جبکہ دوسروں کو ہر چند ہفتے میں صرف ایک بار ہی ہوسکتا ہے. اس کے باوجود، آپ کے کام کی جگہ پر ملاقاتوں میں کس قسم کی موضوعات پر بحث کی جاتی ہے، اس بات کا علم ہونا ضروری ہے کہ کس طرح ایک مؤثر اجلاس کیا جاسکتا ہے اور میٹنگ کے دوران کس طرح قواعد و ضوابط کی پیروی کرنا ہے. اگر آپ کسی میٹنگ کو چلانے کے الزام میں ہیں، تو آپ کو حاضری کے لۓ آئس بریکرز کے ساتھ آنے یا میٹنگ پر لے جانے کے لئے، یا منٹ لینے کی ضرورت ہوسکتی ہے.
کاروباری اجلاس کیا ہے؟
جوہر میں، کاروباری اجلاس دو یا زیادہ لوگوں کا ایک اجتماع ہے جو خیالات، اہداف اور مقاصد پر کام کرنے کے بارے میں تبادلہ خیال کرنے کے لئے. کاروباری اجلاسوں میں کسی بھی دفتر یا کسی مختلف مقام پر، یا فون پر اور ویڈیو کانفرنس کے ذریعے بھی کیا جا سکتا ہے. ملاقاتیں ملازمین، مینیجرز، ایگزیکٹوز، گاہکوں، امکانات، سپلائرز اور شراکت داروں اور تنظیم سے متعلق کسی اور کے ساتھ موجود ہیں. زیادہ تر مقدمات میں، ایک اجلاس کی ضرورت ہوتی ہے جب مسئلے پر ہاتھ کچھ ایسی چیز ہے جو فون یا ای میل کے ذریعہ مناسب طریقے سے بات چیت نہیں کرسکتی ہے، اور ایک یا زیادہ لوگوں کے ساتھ چہرہ سے رابطہ کرنے کی ضرورت ہوتی ہے.
کاروبار کے اجلاس کا مقصد اکثر تنظیم کے بارے میں اہم فیصلے کرنا ہے. چاہے وہ محکمہانہ معاملہ پر فیصلہ کررہے ہیں، جیسے مارکیٹنگ کے بجٹ میں اضافہ، یا ایک بڑا تنظیمی معاملہ کس طرح ہوتا ہے، جیسے کہ منتقلی کے وقت کے دوران کتنے لوگوں کو دور کرنا پڑتا ہے، ایک اجلاس میں واضح طور پر خیالات کو فروغ دینے میں مدد ملتی ہے. اہم حصول داروں کے ساتھ شخص میں بات کرتے وقت، سوال میں فیصلہ تک پہنچنے کے لۓ مؤثر طریقے سے اہم معلومات حاصل کرنا آسان ہے.
اجلاسوں کے لئے ایک اور عام مقصد میں اہم اعلانات شامل ہیں. یہ تنظیمی تبدیلیوں، آپریشنل منصوبوں یا کمپنی کی سمت میں تبدیلی کے بارے میں ہوسکتی ہے. اکثر ملاقاتیں منعقد کی جاتی ہیں جب سینئر ایگزیکٹوز ٹیم میں شمولیت یا چھوڑ کر یا جب کمپنی ایک اہم سنگ میل یا کامیابی کا جشن منا رہی ہے. ان قسم کے اجلاسوں میں ملازم مصروفیت اور تنظیمی ہم آہنگی بڑھانے کے لئے کام کر سکتا ہے.
کاروباری اجلاسوں میں تنازعہ حل کرنے اور پیچیدہ مسائل کو حل کرنے میں بھی مدد ملتی ہے. کام کی جگہ میں تنازعہ ایک عام واقعہ ہوسکتا ہے، اس کے ساتھ ساتھ ٹیم میں مل کر کام کرنے والے بہت سے مختلف شخصیات. اگرچہ کچھ تنازعہ صحت مند ہے اور ترقی کو فروغ دینے میں مدد مل سکتی ہے، یہ بھی ناقابل برداشت ہوسکتی ہے اور فوری حل کی ضرورت ہوتی ہے. ایک اجلاس منعقد ہونے سے متفق ہونے والے جماعتوں کو سمجھنے میں مدد مل سکتی ہے. ایک سے زیادہ ذیلی ہولڈرز میں شامل ہونے والے بڑے مسائل کاروباری اجلاس میں حل کرنے کا بہتر موقع رکھتے ہیں جب سوال میں اہم لوگ سب ایک ہی جگہ ہیں اور اسی مقصد کی طرف کام کرتے ہیں.
کمپنی یا منصوبے کے پیش رفت کا جائزہ لینے کے کاروباری اجلاسوں کا ایک عام مقصد بھی ہے. یہاں، تنظیم کو پتہ چلتا ہے کہ کس طرح کسی خاص منصوبے پر ٹیم کیا کر رہی ہے یا منصوبہ بندی آمدنی کے اہداف کے خلاف مجموعی طور پر کمپنی کس طرح بڑھ رہی ہے. اکثر ترقیاتی جانچ پڑتالوں کی میٹنگ میں، تنظیموں کو یہ یقینی بناتا ہے کہ تمام متعلقہ جماعتیں اہم ڈیلیوریبلز کی حیثیت سے واقف ہیں.
مؤثر کاروباری اجلاس کیسے چلیں
کاروباری اجلاسوں میں تنظیموں کو فیصلے کرنے اور پیچیدہ مسائل کو حل کرنے میں مدد ملتی ہے، وہ کبھی کبھی وقت کا ناقابل استعمال استعمال نہیں کرسکتے ہیں اگر مناسب طریقے سے چلائیں. جب لوگ تیار ہونے والے اجلاسوں میں آتے ہیں، تو توجہ نہ دیں اور عمل کی اشیاء پر عمل نہ کریں، یہ وقت کی ضائع ہونے کے طور پر دیکھا جا سکتا ہے. اس بات کو یقینی بنانے کے لئے یہ وقت مؤثر طریقے سے استعمال کیا جاتا ہے، دونوں تنظیم ساز اور کاروباری اجلاسوں کے شرکاء کو فعال طور پر شامل ہونے کی ضرورت ہے. اگر آپ میٹنگ کو منظم کررہے ہیں تو، ایک میٹنگ ایجنڈا تیار کریں، اس بات کا اشارہ کیا جاسکتا ہے کہ احاطہ کیا جائے گا. اگر ایسی چیزیں موجود ہیں جن میں شرکت کرنے والوں کو تیار ہونا چاہئے تو اس بات کا یقین کرنے کے لئے کافی وقت دینے کے لۓ اس بات کو یقینی بنائیں. کچھ ملاقاتیں معمول کی بنیاد پر منعقد کی جاتی ہیں، جیسے ہفتہ وار ٹیم ٹچ پوائنٹس. ان قسم کے اجلاسوں کے لئے ایجنڈا کے لئے ٹیمپلیٹ بنائیں اور ہر ہفتے منفرد اشیاء میں بھریں.
حاضری کی فہرست کا احتیاط سے جائزہ لیں اور میٹنگ میں صرف اہم اسٹیک ہولڈرز کو مدعو کریں. اگر کسی شخص کو میٹنگ میں ہونے کی ضرورت نہیں ہے، تو آپ ان کو ایڈجسٹ کرنے کے لئے دوبارہ شروع کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے. دوسری صورت میں، فیصلے سازی کے لئے ضروری ہے کہ لاپتہ اسٹیل ہولڈر کے ساتھ ایک اجلاس چل رہا ہے غیر مؤثر ہو سکتا ہے.
وقت قیمتی ہے، اور یہ احترام کرنا ضروری ہے کہ آپ کے اجلاس میں شرکت کرنے والوں کو اپنے دن سے ایسا کرنے کا وقت لے جاۓ. نتیجے کے طور پر، یہ یقینی بنانے کے لئے ضروری ہے کہ میٹنگ شروع ہوجائے اور وقت ختم ہوجائے. ایجنڈا کی تیاری کرتے وقت، فیصلہ کریں کہ آپ ہر چیز پر کتنا وقت خرچ کرتے ہیں اور گھڑی کی طرف سے اجلاس کو چلانے کی ضرورت ہوگی. اگر آپ محسوس کرتے ہیں کہ میٹنگ آف ٹریک جا رہا ہے تو، لوگوں کو پوچھتے ہیں کہ اجنبی پر موضوعات پر رکھنا. اگر دیگر اہم معاملات پیدا ہوتے ہیں تو، دوسرے نقطہ نظر کو دوسرے نقطہ نظر کے لئے میزیں.
اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ کی میٹنگ میں کوئی اہم چیزیں شامل نہیں ہوئیں، نوٹ لے جائیں، منٹ بھی بولیں. آپ یا تو لکھتے ہیں یا میٹنگ کے دوران اپنے آپ کو لکھ سکتے ہیں یا میٹنگ میں کسی اور کو تفویض کرسکتے ہیں آپ کے لئے نوٹ لینے کے لئے. اس طرح آپ بحث پر توجہ مرکوز کر سکیں گے. اجلاس کے بعد، نوٹوں کا جائزہ لیں، کسی بھی لاپتہ اشیاء کو شامل کریں اور اہم حصول ہولڈرز کو بھیج دیں. مستقبل میں مسائل پیدا ہونے پر میٹنگ میں کیا بات کی گئی ہے کے ایک تحریری ریکارڈ ہونے میں مددگار ثابت ہوسکتا ہے.
کاروباری میٹنگ ختم ہونے کے بعد، اس بات پر یقین رکھو کہ کسی بھی کارروائی کی چیزوں پر عمل کرنا جو فیصلہ کیا گیا تھا. آپ کو اپنے ساتھیوں کو یاد دہانیوں کو بھیجنے کی ضرورت ہو یا ان کے ساتھ ان کی بنیاد کو چھونے کی ضرورت ہوسکتی ہے تاکہ وہ اپنے کاموں کو مکمل کریں.اگر وہاں موجود کوئی بھی اہم معاملات ہیں جو آخری وقت تک مکمل نہ ہوئیں تو آپ اس شخص کے ساتھ اضافی بحث کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے.
بزنس اجلاس آئیک بریکرز
کچھ کاروباری اجلاسوں، خاص طور پر جن میں شرکت کرنے والے ایک دوسرے کو اچھی طرح سے نہیں جانتے، برف بریکر کی ضرورت ہوتی ہے. تفریحی سوالات یا مختصر ٹیم کی تعمیر کی سرگرمیوں میں کشیدگی کو کم کرنے اور ہر سطح پر سطح کے میدان پر ڈالنے میں مدد مل سکتی ہے. ایک اجلاس میں برف کو توڑنے کے لئے آسان ترین طریقوں میں سے ایک یہ سوال پوچھنا ہے کہ ہر ایک شخص کے بارے میں ایک منفرد یا دلچسپ سوال ہے. ان قسم کے سوالات کے جوابات لوگوں کو ایک دوسرے سے متعلق مدد کرتی ہیں. کچھ مثالیں شامل ہیں:
- اگر آپ ایک جانور تھے، تو آپ کون ہیں اور کیوں؟
- آپ کہاں ہیں سب سے دلچسپ جگہ کہاں ہے؟
- اگر آپ کسی بھی تاریخی شخص سے مل سکتے ہیں، تو کون ہو گا اور کیوں؟
آئس بریکر کے سوالات کو میٹنگ کے موضوع سے نمٹنے کی ضرورت نہیں ہے. وہ لوگوں کو بات کرنے اور ایک دوسرے کو سننے کے لئے ڈیزائن کیا گیا ہے. ایک اور عظیم اجلاس آئس بریکر ہر حاضری میں دو سچائی اور جھوٹ بولتا ہے، اور باقی حاضریوں کو اندازہ لگایا جارہا ہے کہ کون سا سامان جھوٹ ہے. اجلاس میں لوگوں کو جاننے کا یہ ایک بڑا طریقہ ہے. آئس بریکر گروپ کی سرگرمیوں کی شکل میں بھی آسکتے ہیں. مثال کے طور پر، اجلاس میں کسی شخص کو تلاش کرنے کے لئے لوگوں سے پوچھیں جو ان کے ساتھ عام طور پر کچھ مخصوص ہے، جیسے پالتو جانور یا گاڑی کا ایک برانڈ. یہ لوگ اپنی نشستیں چھوڑ کر دوسروں سے بات کرتے ہیں جو عام طور پر نہیں بولتے ہیں.
میٹھی آرگنائزر کے حصے میں کچھ برفباری کی سرگرمیوں کو تھوڑا سا تیاری شامل ہے. ایک سرگرمی میں مشہور شخصیات کا نام کاغذ کے چھوٹے ٹکڑوں پر لکھتا ہے اور ہر حاضری کے پیچھے نام نام رکھنا بھی شامل ہے. اس کھیل میں، ہر شرکاء کو ہاں پوچھنا پڑے گا یا اس شخص کے بارے میں کوئی سوال نہیں ہے جس کا نام ان کی پیٹھ پر ہے، یہ اندازہ کرنے کی کوشش کر رہا ہے کہ کون ہے.
بزنس اجلاسوں آداب
اگرچہ آپ کی تنظیم کی ثقافت یہ بتائیگا کہ آپ کو کاروباری اجلاسوں میں کیسے سلوک کرنا چاہئے، وہاں ملنے والی عکاسی کے کچھ پہلوؤں ہیں جو عام ہیں. اجلاس میں شرکت کرنے کا بہترین طریقہ تیار ہونا ہے. اس کا مطلب یہ ہے کہ ایجنڈا پر کیا ہے اور تیاری یا ریسرچ کیا ہے جو آپ کے ذمہ دار ہیں ان کے ساتھ ساتھ جانے کے لئے. مثال کے طور پر، اگر اجنبی آئٹم میں مارکیٹنگ کی منصوبہ بندی پر بات چیت ہوتی ہے جس میں آپ کام کر رہے ہیں، تو یہ منصوبہ ضروری ہے کہ منصوبہ میں ہاتھ سے منصوبہ بندی کے ساتھ ملیں، تفصیل سے گفتگو کریں. وقت پر پہنچنے کے لۓ یہ بھی ضروری ہے.
آپ کے اسمارٹ فون یا لیپ ٹاپ کے بجائے میٹنگ پر توجہ مرکوز آپ کی پیشہ ورانہ کارکردگی کا مظاہرہ کرنے کا دوسرا راستہ ہے، لہذا آپ کے فون کو بند کریں اور میٹنگ کے دوران اپنے لیپ ٹاپ کو بند کریں. اگر آپ کو میٹنگ کے لئے اپنے لیپ ٹاپ پر کسی بھی فائلوں تک رسائی حاصل ہو تو، اپنے ای میل کو بند کرنے کا یقین رکھو تاکہ آپ آنے والے پیغامات سے پریشان نہیں ہوں. یاد رکھیں کہ اجلاس آپ کی توجہ کی ضرورت ہے اور آپ کے فون یا لیپ ٹاپ کے درمیان تقسیم ہونے کا اثر مؤثر بحث نہیں ہوگا.
ایک اچھے سننے والا اور ایک فعال شرکاء ہونے والے کاروباری اجلاس میں شرکت کرنے کے مرکزی پہلو ہیں. لوگ جو کہہ رہے ہیں اس کے ساتھ ساتھ عمل کرنے کا یقین رکھو، سوال پوچھیں کہ جب آپ کسی بات کا یقین نہیں کر رہے ہیں اور ان کے ذمہ دار اشیاء پر جواب یا بصیرت فراہم کرتے ہیں. آپ کی جسمانی زبان ایک فعال شرکت کنندہ ہونے کا بھی حصہ ہے؛ اس کی بجائے آپ کی کرسی میں سلائڈنگ کرنے اور ان لوگوں کے ساتھ آنکھوں سے رابطے کرنے کے بجائے قد سے بیٹھتے ہیں جو آپ بولنے والے ہیں.
میٹنگ آرگنائزر یا ان لوگوں کے ساتھ جنہوں نے آپ سے ملاقات کی، آپ کو شرکت کرنے کی قسم پر منحصر ہے. یہ مناسب ہوسکتا ہے اگر آپ اہم کلائنٹ یا امکانات سے ملاقات کریں. آپ ان کے وقت کے لئے ان کا شکریہ ادا کر سکتے ہیں اور آپ کے حوصلہ افزائی کو دکھانے کے لئے میٹنگ میں تبادلہ خیال کردہ اہم چیزیں دوبارہ بیان کرسکتے ہیں.
کاروباری میٹنگ منٹ سانچہ
جب آپ میٹنگ کے منٹوں کو ریکارڈ کرنے کے لئے ذمہ دار ہیں تو یہ ایک کشیدگی کا کام لگ سکتا ہے. کچھ تجاویز آپ کو کسی بھی چیز کے بغیر کسی میٹنگ میں تمام اہم نکات کو نوٹ کرنے میں مدد کرسکتے ہیں. منٹ کے مقصد کو سمجھنا ضروری ہے. میٹنگ کے دوران لیئے گئے نوٹوں کا مطلب یہ ہے کہ وہاں کیا ہوا ہے جو ایک لکھا ریکارڈ ہے. حاضریوں کے لئے یہ نوٹ مددگار ثابت ہوسکتے ہیں کہ کیا کہا گیا تھا یا وہ ان لوگوں کے لئے میٹنگ کی خرابی فراہم کرسکتے ہیں جو شرکت نہیں کرسکتے تھے. نتیجے کے طور پر، میٹنگ کے دوران بات چیت کے تمام کلیدی اشیاء کو کم کرنا ضروری ہے، بشمول فیصلے کئے گئے، کاموں یا اگلے مرحلے میں منصوبہ بندی اور قراردادوں کو حاصل کیا.
میٹنگ میں شرکت کرنے سے پہلے، ایک سادہ سانچے لکھیں کہ نوٹ لینے کے دوران آپ بھر سکتے ہیں. ملاقات کے لئے ایجنڈا کا ایکپی حاصل کریں اور اسے ایک گائیڈ کے طور پر استعمال کریں. ایجنڈا کے سب سے اوپر، تمام میٹنگ حاضریوں کے نام کو خطاب کرنے کے لئے ایک جگہ شامل کریں. اگر کلیدی حصول دار موجود ہیں تو، آپ کو یہ بھی یاد رکھنا ہوگا کہ آپ کو بعد میں ان کے ساتھ عمل کرنے کی ضرورت ہے. میٹنگ کی نوعیت اور موضوعات پر تبادلہ خیال کرنے کے لۓ، چند منٹ ہیں جن میں آپ منٹ کے سانچے میں اضافہ کرسکتے ہیں:
- اجلاس کی تاریخ اور وقت.
- اگلے اجلاس کی تاریخ اور وقت، اگر کوئی طے شدہ ہو.
- حاضریوں اور کسی بھی کلیدی لاپتہ ذیلی ہولڈرز کے ناموں کے نام.
- فیصلے کئے گئے ہیں یا ہر اجنڈا کی شے کے لئے تبادلہ خیال کردہ اختیارات.
- ہر ایجنڈا کے آئٹم کے لئے اگلے مرحلے.
- اجنبی اشیاء جو اجلاس میں متفق نہیں ہوئے تھے، لیکن اگلے اجلاس میں لے جائیں گے.
- اصل ایجنڈا پر کسی بھی نئے کاروبار کا اشارہ نہیں کیا گیا تھا.
- ٹیکس یا کارروائی اشیاء اور افراد کو مقرر کیا گیا ہے، بشمول مناسب تاریخوں کے مطابق.
میٹنگ منٹ کے لئے ایک ٹیمپلیٹ تیار کرکے، آپ کو اہم حصوں کو ریکارڈ کرنے اور میٹنگ کے بعد کسی بھی ضروری کاروبار پر عمل کرنے کے لئے آپ کو بہتر مقام مل جائے گی.
