کاروباری ترتیب میں، ہر فون آپ کو لے جانے کے لئے اہم ہے، چاہے آپ ایک کسٹمر، کلائنٹ یا فروش سے بات کر رہے ہو. یہ تجربات آپ کے کاروباری تعلقات کے لئے بنیاد ہیں، اور ایک ہی برا تجربہ ہمیشہ گاہکوں کو ہمیشہ سے محروم کرنے کے لئے کافی ہے. ٹیلی فون کی عکاسی کے بنیادی قوانین کے مطابق، آپ کو یہ یقینی بنائے گا کہ آپ کے گاہکوں کو ہر وقت ایک مثبت تجربہ حاصل ہے.
تیار رہو
تیاری کے ساتھ ایک اچھا ٹیلی فون رابطہ شروع ہوتا ہے. آفس کے عملے کو یہ پتہ ہونا چاہئے کہ ہر فون کا جواب دینے کے لئے کون ذمہ دار ہے، اور جو بھی فون لیتا ہے اسے فون اور اس کے افعال سے واقف ہونا چاہئے.
آپ کو پورے عملے کے استعمال کے لئے معیاری سلامتی بھی تیار کرنا چاہئے. اگرچہ آپ شاید آپ کی سلامتی میں کچھ انفرادی طور پر شامل کرنا چاہتے ہیں، اس میں اب بھی چار بنیادی اجزاء شامل ہونا چاہئے: سلامتی، شخص بول رہا ہے، وہ تنظیم جس کی نمائندگی کرتا ہے اور کالر کی مدد کرنے کے لئے کس طرح نمائندگی کرتا ہے. مثال کے طور پر، "ہیلو، یہ دو بوس سروسز کے ساتھ جینی ہے. آج میں آپ کی مدد کیسے کر سکتا ہوں؟"
پریشان رہو
جب آپ کال کا جواب دیتے ہیں، تو آپ کے آواز کی آواز اور اپنے الفاظ کی رفتار سے آگاہ رہیں. آواز کی خوشگوار آواز کو برقرار رکھنے کی کوشش کریں، یہاں تک کہ اگر آپ کو خاص طور پر مثبت محسوس نہیں ہوتا ہے. مسکرانے میں مدد ملے گی، اگرچہ کالر آپ کو نہیں دیکھ سکتا. مسکراہٹ منہ کی شکل میں تبدیلی کرتی ہے، آپ کے انفیکشن اور ٹون کو تبدیل کرنے کے طریقوں میں تبدیلی آتی ہے.
موثر ہو
آنے والی کالوں کو فوری طور پر، عام طور پر دوسری انگوٹی پر جواب دینا چاہئے. کالز کو بھی جلدی جلدی جواب دیتا ہے کچھ کالروں کو پھیل سکتا ہے، لیکن زیادہ سے زیادہ کالر تین یا چار بجے بعد پھنس جاتے ہیں.
کال کرنے سے پہلے، آپ کو اپنے ٹیلی فون سسٹم کے افعال سے واقف ہونا چاہئے. ہولڈر پر کالروں کو کس طرح ڈالنے کے لۓ خود کو پہچانتے ہیں (غیر متوقع طور پر کالر منقطع کرنے کے بغیر) اور کسی دوسرے توسیع کو کال منتقل کرنے کا طریقہ.
کیا آپ کو ایک پیغام لینے کی ضرورت ہے، مکمل نوٹس لینے کے لئے تیار رہیں. ہمیشہ کالر کا نام پوچھیں اور جو ان کے پیغام کے لئے ہے. اگر کالر مستقبل میں پہنچنے کی ضرورت ہو تو، واپسی فون نمبر سے پوچھیں. پیغام کو مکمل طور پر ریکارڈ کریں، اور اسے وصول کنندہ کو فوری طور پر منتقل کریں.
جب کال واپس آتے ہیں، تو جواب ایک کاروباری دن کے اندر ہوسکتا ہے اور اسی دن اگر ممکن ہو. اگر یہ تاخیر کی جاتی ہے تو، اس کی وضاحت کرنے کے لئے رابطہ کیا جاسکتا ہے، کیوں کہ جواب دینے کے بعد، اور اندازہ کیا جائے گا.
پیشہ ورانہ ہو
کیونکہ آپ کاروبار کی نمائندگی کرتے ہیں، پیشہ ور کی طرح بات کرنے کے لۓ اضافی دیکھ بھال کرتے ہیں. جیسا کہ "کیا ہے؟" کے الفاظ اور "صرف ایک سیکنڈ" آرام دہ اور پرسکون گفتگو کے لئے ٹھیک ہے، لیکن پیشہ ور مواصلات نہیں. اسی طرح، آپ کو کسی بھی قسم کے slang استعمال کرنے سے بچنے کے لئے ضروری ہے. نہ صرف یہ غیر منافع بخش ہے، لیکن بہت سے لوگ بے حد معصوم شرائط پر حملہ کرتے ہیں.
اور ایک ہی وقت میں کھانا کھائیں اور فون نہ کرنے کی کوشش مت کرو. کھانے کے ایک کاٹنے کے ارد گرد بات کرنے کی کوشش کروں گا صرف آپ کو سمجھنا مشکل ہے.
خوش رہو
ہر کال کے شروع میں، جواب دینے والے شخص کو کالر کے نام سے پوچھنا چاہئے کہ وہ کس طرح خدمت کی ہو سکتی ہیں. اگر فون مزید توسیع کرتا ہے تو، یاد رکھنا ضروری ہے اور (اگر مناسب ہو) کالر کا نام استعمال کریں. کالر صحیح طریقے سے محسوس کرنا چاہئے کہ وہ ذاتی توجہ اور خدمت حاصل کررہے ہیں.
اگر آپ کو کسی کال کو منتقل کرنے یا ہولڈر پر کال کرنے کی ضرورت ہے تو، ہمیشہ ایسا کرنے کی اجازت طلب کریں. بہت سارے کالروں کو، موسیقی کو سنبھالنے کے لئے زندہ شخص سے بات کرنے سے ایک بدقسمتی تبدیلی پریشانی اور بے حد ہے. کسی بھی وجہ سے کسی بھی وجہ سے کالر کو پکڑ نہیں رکھنا چاہئے. کالر سے گریز کرنے کا ایک ذریعہ کے طور پر ہولڈنگ کا استعمال صرف ناپسندیدہ نہیں ہے، یہ ختم ہونے کا سبب بن سکتا ہے.
ہمیشہ مثبت نوٹ پر کال ختم کرنے کی کوشش کریں. کال کرنے والوں کو یقین دلاتے ہیں کہ آپ انہیں لے جانے والے اعمال کی نظر ثانی کرکے لے جائیں گے.ہمیشہ پوچھیں کہ اگر کوئی اور چیز ہے جو آپ ان کی مدد کر سکتے ہیں، اور ان کے وقت کے لئے ان کا شکریہ.
