کسٹمر کی شکایت سے خطاب کرنے والے ایک تحریری خط آپ کی کمپنی یا مصنوعات کی براہ راست عکاسی کے طور پر دیکھا جائے گا. ایک محتاط، پیشہ ورانہ مواصلات ایک گاہک کو کھونے سے روک سکتا ہے، اپنی مستقبل کے لئے برا مستقبل کی اشاعت کی روک تھام یا مستقبل کے گاہک کے ساتھ بھروسہ پیدا کرے. چونکہ لکھا خط بھی "کاغذ کا راستہ" ہے جسے بھیجنے کے بعد دوبارہ نہیں لیا جاسکتا ہے، یہ ضروری ہے کہ کسی بھی معلومات کو کمپنی کے مستقبل یا اضافی ذمہ داری کی بناء پر پیدا نہ ہو. بہترین پیشہ ورانہ ردعمل سنجیدہ، جامع اور براہ راست ہیں.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
کمپیوٹر
-
پرنٹر (اگر خط لکھنا)
-
انٹرنیٹ تک رسائی (اگر ای میل کا خط)
-
لفافے
-
ڈاک ٹکٹ
-
کاغذ
اس تاریخ کا استعمال کریں جو آپ کو خط بھیجیں گے، اور خط کے سب سے اوپر شکایت کنندہ کا مکمل نام اور پتہ. اگر آپ ای میل کے خط یا خط کاغذ پر ایک کمپنی کا لوگو استعمال نہیں کر رہے ہیں، تو اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کی کمپنی کی معلومات کو خط کی دستخط کرنے کے بعد شامل کریں. ایک کمپیوٹر پر خط لکھیں - دستی خطوط ذاتی اور فطرت میں پروفیشنل نہیں ہیں.
آپ کی مصنوعات یا سروس کے ساتھ ان کی عدم اطمینان کی وجہ سے آپ سے رابطہ کرنے کا وقت لینے کے لئے شکایت کرنے کا شکریہ. اس بات کو مسترد کرنے کے بارے میں مخصوص رہیں کہ اس کی عدم اطمینان کیا تھی تو وہ واضح ہے کہ آپ اپنی شکایت کو سمجھتے ہیں.
اس معاملے کو اور آپ کے باہمی اطمینان کو حل کرنے کے لۓ ممکنہ طور پر شکایت کنندہ کے ساتھ کام کرنے کا ارادہ رکھتا ہے.
اس بات کا اشارہ ہے کہ آپ شکایت کنندہ سے براہ راست ایک حل پر کام کرنے کے لئے رابطہ کریں گے اور آپ یہ بھی اندازہ کریں گے کہ آپ اور آپ کی کمپنی کو عدم اطمینان کی بحالی سے کیسے روک سکتا ہے.
تکلیف کے لئے معافی کیجئے اور ممکنہ حل کے لۓ آپ سے رابطہ کرنے کے لئے کسٹمر کی خواہش کے لئے آپ کی تعریف کو بحال کریں.
کسٹمر کے کاروبار کو برقرار رکھنے کے لئے کام کرنے کے لۓ اپنے ارادے کا اظہار کریں اور اس بات کا اشارہ کریں کہ آپ کی کمپنی کی اطمینان کتنی اہم ہے.
اپنے ذاتی دستخط کے لئے چند لائنوں کو چھوڑ دو (اگر یہ ایک تحریری خط ہے) اور اپنے مکمل نام، پیشہ ورانہ عنوان اور اپنی مکمل کمپنی کی معلومات کے ساتھ ختم کریں. اگر آپ ای میل بھیج رہے ہیں تو، ای میل کے موضوع میں "ہم سے رابطہ کرنے کے لئے آپ کا شکریہ" شامل کرنے کے لئے اس بات کا یقین کریں.
تجاویز
-
روایتی بلاک طرز حروف کی شکل کا استعمال کریں جو تاریخ، گاہک کے مکمل نام اور ایڈریس، آپ کا مکمل نام اور رابطے کی معلومات اور ایک ذاتی دستخط کی خصوصیات ہے. ہمیشہ حتمی مصنوعات پر ایک ہجے اور گرامر چیک چلائیں، اور اگر ممکن ہو تو ایک آزاد ذریعہ سے فوری ثبوت حاصل کریں. کچھ بھی نہیں آپ کی پیشہ ورانہ تصویر پر کسی بھی خط سے زیادہ خرابی کی عکاس ہوتی ہے جس میں میلپلیلنگ یا برا گرامر کے ساتھ فولیٹل شکل اور چھاپی ہوئی ہے.
انتباہ
آپ کے وصول کردہ شکایت کی شدید یا غیر منافع بخش کس طرح، آپ کے جواب میں کسی بھی قابل اعتراض یا الزام عائد زبان سے انکار. آپ کا تحریری ردعمل بالآخر بہت سے لوگوں اور یہاں تک کہ ممکنہ گاہکوں کے ہاتھوں میں گر سکتا ہے. یہاں تک کہ اگر آپ شکایت کو مکمل طور پر پورا کرنے میں قاصر ہیں تو، ایک پیشہ ورانہ اور قابل تعبیر جوابی خط مشترکہ زمین اور گمان کی تعمیر کا اہتمام کرتا ہے. یہ آپ کو یا کسی بھی کمپنی کے ساتھ مثبت طور پر ظاہر کرتا ہے جو خط دیکھ سکتا ہے.
