چاہے آپ ایک کارپوریٹ ریٹرن، کنونشن یا کسی خاص ایونٹ کی میزبانی کر رہے ہو، مہمان اسپیکر آپ کے ناظرین کے نئے نقطہ نظر اور مہارت کا فائدہ پیش کرسکتے ہیں. ایک چیک لسٹ ترتیبات کو منظم کرنے میں مدد کرسکتا ہے لہذا سب کچھ آسانی سے چلتا ہے. تنظیم کے خاطر، چیک لسٹ کو تقسیم کرنے والے علاقوں میں تقسیم: سفر، مالی، ٹیکنالوجی، ایڈریس اور اسپیکر کی ضروریات. میزبان اور اسپیکر ان زمروں میں چیک لسٹ بنا سکتے ہیں تاکہ یہ یقینی بنائیں کہ واقعے میں کوئی پیچیدگی نہیں ہے.
سفر کے انتظامات
مہمان مقررین، چاہے ادائیگی یا رضاکارانہ طور پر، عام طور پر بولنے والی مشغولیت کا سفر کرنا ضروری ہے. اس میں اہم سفر کی منصوبہ بندی، جیسے ہوائی فلاح و بہبود اور ہوٹل، یا ایک سادہ گاڑی کی سواری شامل ہوسکتی ہے. انتظامات کرنے کے لئے یہ میزبان تنظیم ہے. معلوم کریں کہ اسپیکر کہاں سے آ رہا ہے، آنے والے وقت اور روانگی کے لۓ وہ کس طرح کی نقل و حمل کی ضرورت ہوگی اور اس کی ترجیحات کی ضرورت ہوگی.اس کے علاوہ، اسپیکر کی متعلقہ معلومات جیسے جیسے پیدائش کی تاریخ، کچھ بکنگ کے لئے ضروری ہے. پھر، چیک لسٹ میں بکنگ کا سفر شامل ہونا چاہئے - اگر ضروری ہو تو ایک ہوٹل بکنگ کرنا اور گاڑی کی نقل و حرکت جیسے کار کے لۓ انتظام کرنا. مصروفیت سے پہلے کئی دنوں کی ترتیبات کی تصدیق کرنے کیلئے ایک نوٹ شامل کریں. مقررین کے چیک لسٹ میں میزبان کو معلومات فراہم کرنے اور تفصیلات کی توثیق بھی شامل کرنا لازمی ہے.
مالیاتی انتظامات
میزبان کے چیک لسٹ پر اشیاء کو اس بات کی تصدیق کرنا چاہئے کہ اسپیکر کو ادائیگی کی گئی تھی. عام طور پر، اسپیکر ایونٹ سے پہلے ایک سیکشن کے ایک قسم کے طور پر حصہ لیا اور کامیابی سے مصروفیت مکمل کرنے کے بعد ایک حصہ ادا کیا جاتا ہے. اگر یہ معاملہ ہے تو، دو جانچ پڑتال کی چیزیں بنائیں تاکہ آپ کو نہ بھولنا. اسپیکر کی مالی چیک لسٹ میں میزبان کو تمام متعلقہ تفصیلات، جیسے ایڈریس یا اکاؤنٹس کو براہ راست ڈپازٹ کے ساتھ فراہم کرنا شامل ہے، اس کے علاوہ ادائیگی کی تصدیق کی گئی ہے.
ٹیکنالوجی کی ضرورت ہے
بہت سے مہمان اسپیکر ان کے ایڈریس کے حصے کے طور پر ٹیکنالوجی کو استعمال کرتے ہیں. مہمان اسپیکر کو ان چیزوں کی ایک فہرست بنانا چاہئے جو ان کی ضرورت ہو گی - لیپ ٹاپز، اوپری پروجیکٹر اور اسکرین، کیبلز، پوائنٹر، مائکروفون وغیرہ. میزبان کو اس معلومات کی درخواست کرنی چاہئے اور عملی اشیاء شامل کریں، جیسے پاور کوڈز، بیک اپ لیپ ٹاپ اور کسی بھی مسائل کو حل کرنے کے حوالے سے ایک تکنیکی شخص.
تقریر اور مواد
میزبان تنظیموں کو یہ واضح کرنا چاہیے کہ وہ اسپیکر سے کیا دیکھ رہے ہیں. اس میں ایڈریس کی لمبائی، ایڈریس کی لمبائی، یا زیادہ عملی تفصیلات جیسے مخصوص موضوع میں شامل ہوسکتا ہے. ہر چیز کی ایک فہرست بنائیں اور اسپیکر بھیجیں. اسپیکر کے لئے، اس چیک لسٹ کو مکمل کرنا اور ایڈریس کو ترمیم کرنا چاہئے. اسپیکر کو بھی اس تقریر اور سپورٹ مواد کی ڈپلیکیٹ کاپیاں تخلیق کرنا چاہئے، جیسے پاورپوائنٹ. میزبان اور اسپیکر کو اس سے قبل ایک ساتھ مل کر کام کرنا چاہئے کہ آیا اس کا اسپیکر ایڈریس کا پیشگی کاپی فراہم کرے گا، شاید میڈیا یا نشانی زبان کے مترجم کے لئے.
اسپیکر کی دیکھ بھال
چیک لسٹ کے اس حصے میزبان کے لئے ہے، اسپیکر نہیں. ایونٹ کے لئے آپ کے اسپیکر کو ایک VIP کے طور پر علاج کیا جانا چاہئے. اسپیکر کے لئے رابطے اور ہینڈلر کے طور پر کام کرنے کے لئے ایک شخص کو تفویض کریں، اور اسپیکر کو مقرر کردہ شخص کی رابطے کی معلومات دے. ایونٹ کے دن، اس بات کو یقینی بنانا کہ ہینڈلر اسپیکر کو مبارکباد دینے اور واقعہ اور اہم تفصیلات کے لئے ضروری ضروریات فراہم کرتا ہے. ہینڈلر بھی تنظیم کے اہم لوگوں کو اسپیکر متعارف کرانا چاہئے. اس فہرست میں اشیاء شامل کریں جو اس تقریب کے دوران اسپیکر کی سہولت کو یقینی بنائیں، جیسے پوڈیم میں پانی کی بوتلیں. آخر میں، اس فہرست کے بعد اسپیکر کا شکریہ ادا کرنے کے لئے خود کو یاد دلانے کیلئے چیک لسٹ اشیاء شامل کریں - ممکنہ طور پر لکھے ہوئے نوٹ یا پھولوں کے انتظام کے ساتھ - اور کسی بھی ادائیگی کو حتمی شکل دینے کے لۓ.
