کسی بھی تنظیم کے لئے تمام مالی ٹرانسمیشن آخر میں ایک ہی یا دوسرے میں جنرل لیجر کو بھیجے گئے ہیں. جب اکاؤنٹنگ کے لئے کمپیوٹر کا استعمال کیا جاتا ہے تو، زیادہ تر مالی اعداد و شمار کو ذیلی لیڈر جیسے جیسے اکاؤنٹس قابل ادا یا اکاؤنٹس قابل بناتا ہے جو خود بخود جنرل لیجر پر پوسٹ کرتی ہیں. تاہم، کچھ اندراجوں کو براہ راست جنرل لیجر پر پوسٹ کرنا ضروری ہے. ٹرانزیکشن اکثر اکثر سیدھی عمارتی لیجر پر سرمایہ دارانہ اخراجات، دلچسپی کے حصول، استحکام جمع کرنے، اگلے اکاؤنٹنگ دور میں ایڈجسٹمنٹ اور دیگر اکاؤنٹس ایڈجسٹمنٹ ہیں جو ذیلی لیڈر کے ذریعہ نہیں کیا جاسکتا ہے. عام لیجر کو پوسٹ کرنے کے بعد، اضافی دیکھ بھال درست ہونا لازمی ہے، کیونکہ غلطی کو درست کرنے کے لۓ کئی عمومی لیجر اندراجوں کے ساتھ غلطی کو درست کرنے کے لئے گندا اکاؤنٹنگ کا ریکارڈ بناتا ہے. اس کے علاوہ، عام لیجر میں پوسٹنگ، پیچیدہ نہیں ہے.
عمومی لیجرز کو پوسٹ کرنے کی ضرورت ہے ان اندراجات سے متعلق تمام دستاویزات جمع کریں. ان میں خریداری کی معاہدوں، لیکس یا قرض معاہدوں، امورائزیشن شیڈولز اور قیمتوں کا تعین شیڈول شامل ہوسکتے ہیں.
اپنے کمپیوٹر یا کاغذ پر سپریڈ شیٹ تیار کریں، جو ہر عام لیجر انٹری کو پوسٹ کرنے کی ضرورت ہے. جنرل لیجر انٹری کی مکمل وضاحت شامل کریں، ڈیجیٹل اکاؤنٹ میں شامل ہونے اور اس کی رقم، اور اس کے بعد جمع شدہ اکاؤنٹ اور رقم کا حساب دینا. اپنے کالم میں دائیں بائیں جانب کالم میں بائیں اور کریڈٹ میں اپنا ڈیبٹ رقم رکھیں.
آپ کے تمام جنرل لیجر اندراجوں کے لئے ڈیبٹ اور کریڈٹ کل، اور یہ یقینی بنائے کہ آپ کے ڈیبٹ اور کریڈٹ مجموعی طور پر وہی ہیں. اگر آپ نے اپنے کمپیوٹر پر آپ کی سپریڈ شیٹ تیار کی ہے تو، آپ کو اپنے عام لیجر ماڈیول میں ڈیٹا درج کرتے وقت ریفرنس کے لئے اسے پرنٹ کریں.
اپنے کمپیوٹر پر آپ کے اکاؤنٹنگ پروگرام میں اپنے جنرل لیجر ماڈیول تک رسائی حاصل کریں. اس بات کی توثیق کریں کہ آپ کے جنرل لیجر کی تاریخ اس مدت پر مقرر کی گئی ہے جس میں آپ اپنی اندراجات کو پوسٹ کرنا چاہتے ہیں. یہ ضروری ہے کیونکہ اس عرصے کے اختتام کے اختتام کے بعد اندراج اکثر عام لیجر کو بھیجے جاتے ہیں. مثال کے طور پر، جبکہ موجودہ مہینے اصل میں فروری میں ہوسکتا ہے، آپ جنوری کے لئے عام لیجر اندراجز پوسٹ کر سکتے ہیں، لہذا اس صورت میں، یہ یقینی بنائیں کہ آپ کے جنرل لیجر کی تاریخ جنوری کو مقرر کی گئی ہے.
اپنے اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر کے صارف دستی کے مطابق آپ کے جنرل لیجر اندراجوں کو آپ کے جنرل لیجر ماڈیول کی کلید کی کلید.
آپ کے ناپسندیدہ جنرل لیجر اندراجوں کی ایک رپورٹ پرنٹ کریں. آپ کے عام لیجر اندراجات کو مسترد کرتے ہیں، آپ کے سپریڈ شیٹ کے خلاف جانچ پڑتال (اور اگر ضروری ہو تو مشین ٹیپز شامل کریں) آپ نے پہلے ہی تیار کیا ہے. اپنے جنرل لیجر اندراج میں کسی بھی ضروری اصلاحات بنائیں. جنرل لیجر کو ابھی تک پوسٹ نہ کریں.
آپ کے جنرل لیجر ڈیٹا کا کمپیوٹر بیک اپ بنائیں. آپ کے جنرل لیجر ڈیٹا بیک اپ کو واضح طور پر لیبل کریں اور اسے محفوظ جگہ میں محفوظ رکھیں.
اپنے اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر صارف دستی کے مطابق اپنے جنرل لیجر اندراجوں کو پوسٹ کریں. آپ کے جنرل لیجر پر اپنی موجودگی کے اندراجات کا مکمل ریکارڈ پرنٹ کریں. اپنے مستقل اکاؤنٹنگ ریکارڈوں کے حصے کے طور پر مناسب فائلوں یا لیجر کتابوں میں ان کو اسٹور کریں.
تجاویز
-
ہمیشہ کسی بھی اندراج کو جو آپ کو عام لیجر میں پوسٹ کرتے ہیں اس کی دستاویزات درج کریں، کیونکہ آپ کبھی بھی اس بات کا یقین نہیں کرسکتے ہیں کہ آپ بعد میں آپ کے جنرل لیجر اندراجوں کی وضاحت کرنے کے لئے دستیاب ہوں گے. اپنے مستقل اکاؤنٹنگ ریکارڈز کے حصے کے طور پر محفوظ طریقے سے اپنے دستاویزات کو محفوظ کریں. اگر آپ کمپیوٹر کا استعمال نہیں کرتے ہیں، لیکن بجائے آپ کے اکاؤنٹنگ صرف کاغذ پر کرتے ہیں، عام طور پر قبول شدہ اکاؤنٹنگ فارمیٹ میں عام طور پر آپ کے کتابوں میں عام لیجر اندراجوں کو ریکارڈ یا شائع کرنا، تمام متاثرہ اکاؤنٹس کے بیلنس کو اپ ڈیٹ کرنے کے لئے یقینی بناتا ہے. ہمیشہ آپ کے جنرل لیجر اندراجوں کو اچھی طرح سے دستاویزات درج کریں، اور اپنے اکاؤنٹنگ ریکارڈوں کو ایک محفوظ جگہ پر ذخیرہ کریں.
