فرائضوں کی نقد کی مجموعی طور پر ملازمتوں کی طرف سے حادثاتی اور جانبدار رقم کے نقصان کے خطرے کو کم کرنے کے لئے ایک تاکتیک ہے. ایک کمپنی سے نقد چوری کرنے والے سب سے زیادہ امکان ایک کام کے ماحول میں ایک طویل مدتی ملازم ہے جو فرائض کی الگ الگ ہے. فرائضوں کی نقد کی تقسیم بڑے کارپوریشنوں میں سب سے زیادہ عام ہے، لیکن چھوٹے کاروبار بھی فرائض کی کم سے کم علیحدگی سے فائدہ اٹھانے یا مینیجر کو اچھی طرح سے نگرانی اور نقد فرائض کا جائزہ لے سکتے ہیں. نقد کاروباری اداروں میں فرائض کے مناسب جزو کو اجازت، حراست، ریکارڈنگ اور مصالحت کی ضرورت ہوتی ہے.
اجازت
حریت کی سلسلہ میں اجازت کا پہلا مرحلہ ہے. ڈیوٹی انجام دینے کے لئے صرف ایک شخص کا اختیار ہے. مثال کے طور پر، ایک شخص میل اور چیک حاصل کرسکتا ہے، لیکن اسے اس کی حراستی میں چیک برقرار نہیں رکھنا چاہئے، ان کو ریکارڈ کرنا یا اس کے لۓ ان کو مسلط کرنا چاہئے جس پر چیک داخل ہوئیں. اس کے علاوہ، وہ جمع کرانے یا جمع کر سکتے ہیں، لیکن وہ پیسہ جمع کرنے کے لئے بینک پر نہیں جا سکتا. کبھی کبھی، ایک چھوٹا سا کاروبار میں، جو شخص چیک کی اجازت دیتا ہے اسے صرف اس صورت میں موازنہ کرسکتا ہے جب کسی اور ملازم یا مینیجر کو جمع کر دیا جائے اور اسے ریکارڈ کیا جائے.
تحمل
حراست کی لمبائی ڈیوٹی پر منحصر ہے. مثال کے طور پر، زیادہ سے زیادہ معاملات میں آٹھ گھنٹہ کی شفٹ کے لئے پیسہ ہینڈل کرنے والی رقم کو اپنے نقد دراج کو مسلط نہیں کرنا چاہئے. اس کے لۓ اس کے قابل قبول ہو جائے گا اور اس کے اختتام کے کل کلکس کو شمار کرنا ہوگا، لیکن ایک اعلی وصول کرنا وصول کرنے کے لۓ نقد کی تصدیق کرنے کے لئے مجموعی طور پر موازنہ کرنا چاہئے. اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ تمام پیسہ حساب کی جاتی ہے اور کوئی بھی غائب نہیں ہے.
ریکارڈنگ
ریکارڈنگ نقد ڈیوٹی ہے جو کسی مینیجر یا ملازم کو جسمانی یا الیکٹرانک طور پر کمپنی کی اکاؤنٹنگ کتابوں پر نقد رقم ریکارڈ کرنے کی ضرورت ہوتی ہے. یہ نقد ڈیوٹی پیسے کی پیروی کرتا ہے کہ ایک کاغذ کے راستے کو یقینی بناتا ہے. ہمارے پچھلے مثال میں، مینیجر نے جو نقد دراج کو ملا کر ایک دوسرے مینیجر کو ڈومین کو جمع کرنے یا ہاتھ پر نقد رقم کو ریکارڈ کرنے کے لۓ حاصل کرنا چاہئے. جب زیادہ سے زیادہ لوگ نقد کو ہینڈل کر رہے ہیں، تو یہ حراستی کے سلسلے میں فرائض کو الگ کرنے کے لئے ضروری ہے.
مصالحت
مصدقہ نقد رقم اور حراست کے سلسلے کے جزو میں حتمی قدم ہے. اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ پیسے کو سنبھالنے والے سب کو نقد، جانچ پڑتال یا درست طریقے سے جمع کرنے کے لئے حساب کیا گیا ہے. جب کسی مینیجر یا ملازم کو دن یا ہفتے کے لئے نقد رقم میں موازنہ کرتا ہے، تو یہ کاروبار کے لئے اکاؤنٹنگ میں کسی غلطی کو پکڑنے یا ممکنہ اندرونی چوری کو تلاش کرنے کا ایک موقع فراہم کرتا ہے. کاروباری شخص کو ہمیشہ سے مختلف شخص ہونا چاہیے جو اس سے زیادہ مصالحت کرتا ہے جو پیسہ ملنے، سنبھالا یا ریکارڈ کیا جاتا ہے.
