اس تصویر پر آپ کو کچھ ویجٹ آرڈر کرنے کے لئے سپلائر کا مطالبہ کریں اور ان کو ایک ای میل کو توثیق کرنے کیلئے گولی مار دیں. مسئلہ یہ ہے کہ، وہ چار بجائے آپ کے پانچ واقعات بھیجتے ہیں اور آپ کی توقع سے زیادہ بڑی انوائس کے ساتھ آپ کو زمین ملتی ہے. چونکہ آپ کو اس وینڈر کو جواب دینے کے لۓ کوئی قانونی نہیں ہے، آپ کو واپس نہیں آیا ہے. آپ ناراض ہوسکتے ہیں اور ادائیگی کو روکنے کے لئے دھمکی دے سکتے ہیں، لیکن یہ آپ کے رشتے کو برباد کر دیتا ہے اور برباد کر سکتا ہے. کیا کرنا ہے مستقبل میں، آپ خریداری کے حکم کے نظام کو لاگو کرنے پر غور کر سکتے ہیں. کاروباری خریداریوں کو کنٹرول کرنے میں پی ایسز ایک اہم کردار ادا کرتے ہیں، آپ کو احکامات کو ٹریک کرنے اور کام کئے جانے کے لئے ادائیگیوں کا انتظام کرنے میں مدد ملتی ہے.
ایک خریداری آرڈر کیا ہے؟
خریداری کی آرڈر سامان اور خدمات کے لئے آرڈر کی رسمی تصدیق ہے. یہ ایک کاروبار اور اس کے سپلائرز کے درمیان معاہدہ کے طور پر کام کرتا ہے، لہذا سپلائر اس بات کو جانتا ہے کہ کیا حکم دیا گیا ہے اور کاروبار جانتا ہے کہ مصنوعات اور خدمات کس طرح کی جانے والی جا رہی ہیں، اور اس کی تاریخ سے. جب ایک سپلائر خریدار خریداری کے حکم کو قبول کرتا ہے، تو یہ دونوں جماعتوں کے درمیان قانونی طور پر پابند معاہدہ بناتا ہے. لہذا، آپ کبھی ویجٹ کے اضافی کیس کے ساتھ پھنسے نہیں رہیں گے جنہیں آپ کی ضرورت نہیں ہے، اور سپلائر کو محفوظ کیا جاسکتا ہے کیونکہ اس کا اب قانونی ثبوت ہے کہ سامان اور خدمات کا حکم دیا گیا تھا. اگر آپ خریداری کے آرڈر نہیں بناتے، تو گاہکوں سے کوئی پابند حکم نہیں ہوگا.
کیا خریداری کی خریداری کی طرح نظر آتی ہے؟
خریداری کے احکامات انوائس کی طرح بہت نظر آتی ہیں. صرف فرق یہ ہے کہ خریدار ان کو تخلیق نہیں کرتا ہے. عام طور پر، ایک خریداری کے آرڈر میں مندرجہ ذیل معلومات شامل ہوگی:
- خریدار کی کمپنی کی معلومات.
- شپنگ / بلنگ ایڈریس.
- سپلائر کی کمپنی کی معلومات.
- حکم کی تفصیلات - مصنوعات، مقدار، قیمت اور ترسیل کی تاریخ.
- خریداری آرڈر کی تاریخ
- پو نمبر.
حکم کے بارے میں مخصوص حالات بھی ہوسکتے ہیں، جیسے ہی ادائیگی کی جانی چاہئے. بہت سے کاروباری اداروں کو ایک معیاری خریداری آرڈر دستاویز تشکیل دیتا ہے جو عام معلومات کے ساتھ مطابقت پذیر ہونے کے لۓ بھرتی ہے.
ایک خریداری آرڈر نمبر کیا ہے؟
اگر خریداری کے آرڈر پر ایک چیز ہے تو آپ کو شامل کرنا ضروری ہے، یہ پی پی نمبر ہے. پی پی نمبر ایک منفرد ریفرنس نمبر ہے جس سے وہ آپ کے پاس پہنچنے کے لۓ ترسیلات سے نمٹنے کے لئے آسان بناتا ہے. ان کا استعمال کرتے ہوئے آپ کی انوائس پراسیسنگ کو تیز کرنا چاہئے کیونکہ آپ کو مخصوص احکامات پر ادائیگی کے بعد آسانی سے ٹریک کر سکتے ہیں. یہ غلط ادائیگیوں کے خطرے کو بھی کم سے کم کرتا ہے کیونکہ آپ انوائس پر ادائیگی نہیں کریں گے جو متعلقہ پیئ نہیں ہے.
یہاں ایک مثال ہے. فرض کریں آپ کو فائلوں کی کابینہ کا ایک نیا سیٹ کی ضرورت ہے. آپ کابینہ کے لئے سائز، مقدار اور مخصوص ضروریات کے ساتھ خریداری کے آرڈر تیار کرتے ہیں اور کارخانہ میں بھیجتے ہیں. ایک بار جب کارخانہ دار خریداری کے حکم کی منظوری دیتا ہے، تو یہ دونوں جماعتوں کے درمیان قانونی معاہدہ بناتا ہے. کارخانہ دار آپ کو کابینہ بھیجے گا اور اس کی کل رقم کے لۓ انوائس بھیجے گا. یہ انوائس PO نمبر کا حوالہ دے گا. لہذا، جب آپ انوائس وصول کرتے ہیں، تو آپ خریدنے کے لۓ اسے جانچ کر سکتے ہیں کہ دو دستاویزات سے مطابقت پائیں. اگر وہ کرتے ہیں تو آگے بڑھتے ہیں اور ادا کرتے ہیں. اگر وہ نہیں کرتے تو، کسی نے غلطی کی ہے کہ آپ کو تحقیقات کی ضرورت ہے.
آپ اپنے کاروبار میں خریداری کے نظام کو کیسے مربوط کرتے ہیں؟
اگر آپ نے کبھی بھی پی او ایس کا استعمال نہیں کیا ہے تو، آپ کو مائیکروسافٹ ورڈ یا آپ کے اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر میں خریداری آرڈر کے سانچے کو قائم کرنے کے طور پر یہ آسان کرنے کے لئے معافی کی جائے گی. یہ اختیار جسمانی خریداری آرڈر کے دستاویز کے لۓ بہت اچھے ہیں، لیکن کچھ اضافی چیزیں موجود ہیں جو آپ کو اپنے کاروبار میں PO پو سسٹم کو مکمل کرنے کے بارے میں سوچنے کی ضرورت ہے.
کون کر رہا ہے؟
ابتدائی خریداری کے آرڈر منتظم کو خریداری آرڈر کے نظام کو کنٹرول کرنا چاہئے. یہ آپ کی خریداری کو مرکزی کرے گی اور آپ کو ایک واضح ریکارڈ دے گا کہ کتنا پیسہ خرچ کیا جارہا ہے. جیسے ہی پی پی پیدا ہوتا ہے، منتظم فوری طور پر کمپنی کے بجٹ میں قیمت کو فکتور کرسکتا ہے. لازمی طور پر، آپ کو عام عملے کے ہاتھوں سے کریڈٹ کارڈ لینے کے لۓ شروع ہو جائے گا.
ضروریات کو بڑھانے کے لئے کیا عمل ہے؟
ہر PO کے عمل کو لازمی طور پر شروع ہوتا ہے. یہ ایک خریداری کے حکم کی درخواست ہے کہ جب ملازمین کو سامان یا خدمات خریدنے کی ضرورت ہوتی ہے. آپ کو ایک معیاری ضرورت کی ٹیمپلیٹ بنانے کی ضرورت ہوگی، جس کے بعد تمام اسٹاف کے ارکان کو استعمال کرنا ہوگا. بہت سے چھوٹے کاروباری اداروں کو اپنے مینیجر کو اپنی مینیجر کو ان کی درخواستوں کو ای میل کرنے کی اجازت دیتی ہے، جو منتظم کے ساتھ ایک بجٹ مختص کرنے کے لئے، خریداری کے لئے منظوری حاصل کرنے اور لازمی پوزیشن کو بڑھانے میں مدد کرے گی.
ضروریات کے نظام کو شامل کرنے سے یہ یقینی بناتا ہے کہ وہ خریدنے سے قبل عملے کو مرکزی انگوٹھے پر لے جائیں تاکہ کچا کے ذریعے کچھ بھی نہ ہو. جلد ہی، آپ کو اس کا پتہ لگانے کے لئے کافی اعداد و شمار ہوں گے کہ ملازمت سامان اور جگہ خریدنے کے پیٹرن کا استعمال کیسے کر رہے ہیں، جیسے، کیا آپ سپلائر سے رعایتی حجم کی خریداری کے مواقع ہیں؟
آپ پی پی لاگ کیسے کریں گے؟
ایڈمنسٹریٹرز مزید بحث کے لۓ ایک لازمی طور پر منظوری دینے، ردعمل یا پرچم کو منتخب کرسکتے ہیں. جب ضروریات کو منظوری دی جاتی ہے تو، PO ایڈمنڈر کو آر پی نمبر کو آرڈر میں مختص کرنا ہوگا - آپ کسی بھی الفا-عددی کوڈ کو اپنی پسند کا استعمال کرسکتے ہیں اور اسے ایک PO رجسٹر پر ریکارڈ کرسکتے ہیں. ایک رجسٹر برقرار رکھنے کے یقینی بناتا ہے کہ آپ کو چلنے والی مجموعی خریداری جاری رکھی ہے. آپ اسے قبول کرنے سے قبل لازمی طور پر اثر انداز دیکھ سکتے ہیں، اور PO کو اٹھائے جانے پر ہر وقت اپنا بجٹ اپ ڈیٹ کرسکتے ہیں. یہ آڈٹ ٹریلز کا ایک اہم حصہ بھی ہے، اس بات کا یقین ہے کہ آنے والے سامان کے درمیان کوئی فرق نہیں پڑتا اور باہر جانے والے ادائیگیوں کے درمیان.
آپ کس طرح فروشوں کا انتظام کریں گے؟
بے شک، آپ کو یہ بتانے کی ضرورت ہوگی کہ آپ کے سپلائرز کو پتہ چلتا ہے کہ آپ پی پی کے نظام میں آگے بڑھ رہے ہیں. یہ آپ کے فروشوں سے رابطہ کرنے اور ان کو مطلع کرنے کے طور پر آسان ہے تاکہ آپ سامان کے لئے کسی بھی ادائیگی سے قبل خریداری کی آرڈر جمع کردیۓ. آپ پی پی کو کس طرح حاصل کرنے والے کو آپ کے پاس ملتی ہے - زیادہ تر، ایڈمنسٹریشن براہ راست اسے وصول کرنے والے کو ای میل کرے گا.
ایک بار جب بیچنے والے کو آپ کی خریداری کا حکم مل جاتا ہے، تو انہیں اسے سامان کی تیاری کرنے سے پہلے غلطیوں کے لۓ احتیاط سے چیک کرنا چاہئے. بہت سے بڑے وینڈرز پی پی بیک اپ خریدنے کے لئے استعمال کیے جاتے ہیں اور نظام قائم کیے جاتے ہیں کہ اگر آپ پی پی کے بغیر خریداری کرنے کی کوشش کرتے ہیں تو آپ کے اکاؤنٹ کو پرچم مل جائے گا.
آپ پی او رجسٹر کے ساتھ انوائس کی ادائیگیوں کو کیسے ملیں گے؟
اگر آپ کو تازہ ترین پی آر رجسٹر برقرار رکھنا ہے، تو خریداری کی آرڈر کے خلاف انوائس یا کریڈٹ کارڈ کے بیانات کو خاص طور پر مشکل یا وقت سازی نہیں ہے. آپ صرف کسی بھی خریداری کو پرچم لگاتے ہیں جو PO کے ساتھ ریکارڈ نہیں کیا گیا تھا. اس کے بعد، مستقبل میں کسی بھی اضافی خریداری کو ختم کرنے کے لئے تربیتی اسٹاف کا معاملہ ہے.
کیا آپ کو خریداری آرڈر کے عمل کو خودکار کرنا چاہئے؟
دستی طور پر چیزوں کو کرنے کے بجائے، آپ کو تھوک کاروباری مالکان کے لئے کچھ خریداری سافٹ ویئر میں سرمایہ کاری کرنا ہے. یہ نظام آپ کی ضروریات اور معمول کی منظوریوں کو خود بخود خود بخود خود کار طریقے سے پیدا کرسکتے ہیں، جو پوری چیز کو کم کم چیلنج کرتی ہے. وہ آپ کے خریداری کے دستاویزات کو ایک مقام میں ایک مقام میں بھی منظم کرتی ہیں، کہیں بھی قابل رسائی، جسے جانے پر خریدنے والے حکموں کا انتظام آسان بناتا ہے. کچھ نظامیں دیگر مفید خصوصیات ہیں، جیسے آپریئر کیٹلاگ آپ کے ملازمتوں کے لئے خریداری ضروریات کو آسان اور زیادہ آسان بنانے کے لئے.
پلیٹ فارم بڑے پیمانے پر بڑے ہیں، اور اختیارات میں کمی کو حل کرنے میں آپ کے آن لائن بہت سارے جائزے سائٹز موجود ہیں. ہمیشہ کے طور پر، ڈیمو اور آزمائشی آزمائشی دوروں کا فائدہ اٹھائیں، لہذا آپ کو اعتماد ہے کہ آپ خریدنے سے قبل آپ نے صحیح فیصلہ کیا ہے.
