خدمت کی رپورٹیں کسٹمر سروس کے نمائندوں کے ذریعہ لکھے گئے دستاویزات ہیں جو کسی مصنوعات یا سروس کی کیفیت کو ٹریک کرنے کے لۓ ہیں. مینجمنٹ ان رپورٹس کو استعمال کرتا ہے جو مصنوعات کو تبدیل کرنے کے بارے میں منصوبوں کو تیار کرنے یا بہتر گاہک کے تجربے کے لئے سروس پروٹوکول میں ترمیم کرے. یہ ضروری ہے کیونکہ اس طرح کے موافقت بہتر کسٹمر برقرار رکھنے اور حوالہ جات کے نتیجے میں ہوسکتی ہے، جس میں بزنس کے نتیجے میں آمدنی میں اضافہ ہو سکتا ہے. جب آپ ایک سروس کی رپورٹ لکھتے ہیں، تو یہ ضروری ہے کہ آپ ان معلومات کو پیش کرتے ہیں جو دونوں کاروباری ترقی کے لئے واضح اور قابل قدر ہیں.
کسٹمر کا نام اور رابطے کی معلومات لکھیں، بشمول قابل اطلاق ان کے ای میل ایڈریس سمیت.
بنانے، ماڈل نمبر، سیریل نمبر، خریداری کی تاریخ اور کسٹمر کال کے وقت، یا مصنوعات پر مبنی خدمت کی رپورٹس کا دورہ کریں. خدمت کی رپورٹ صرف سروس کے ساتھ کام کر رہا ہے تو بنانے کے، ماڈل اور سیریل کی معلومات کے بجائے خدمت کے عنوان اور سروس کی وضاحت فراہم کریں.
مصنوعات یا سروس کے بارے میں کسی بھی مخصوص گاہکوں کے تبصرے کی تشخیص کرتے ہوئے مسئلہ کی وضاحت کریں. اس بات کا اشارہ کریں کہ کیا مسئلہ دوبارہ دوبارہ چل رہا ہے.
کسٹمر کی شکایت کو حل کرنے کے لئے فراہم کردہ مخصوص خدمات یا مصنوعات کی فہرست. مثال کے طور پر، اگر آپ کے کاروبار کمپیوٹر اور سافٹ ویئر میں سودے ہیں تو، آپ کو "برا ڈرائیو شعبوں کو تلاش کرنے کے لئے ڈسک چیک چیک کر سکتے ہیں" اگر گاہک کو شکست دیتی ہے کہ ان کی ہارڈ ڈرائیو ناکام رہی.
مسئلے کی وجہ سے فہرست میں شامل کریں، بشمول اہلکاروں کے ساتھ مسائل. ظاہر ہوتا ہے کہ کون سا حصوں عیب دار تھے.
ایک پیراگراف لکھیں جن میں آپ کسی بھی تبصرے یا نوٹ شامل ہیں جو مستقبل میں اسی طرح کے شکایات سے بچنے یا نمٹنے کے لئے مدد کرسکتے ہیں. مثال کے طور پر، آپ کو یہ نوٹ ہوسکتا ہے کہ شکایت کسی مخصوص ٹیم کو آگے بڑھا دیا گیا ہے، اس مسئلے کو کمپنی کے لئے بڑے پیمانے پر کیا اشارہ ملتا ہے یا اس مسئلے کو طویل عرصے تک مسئلے کو حل کرنے کے لئے مخصوص آلہ ضروری ہوگا.
اپنی کمپنی کی طرف سے مقرر کردہ ہدایات کا استعمال کرتے ہوئے گاہک کی اطمینان کی بنیادی درجہ بندی فراہم کریں (مثلا، 10 مساوات بالکل مطمئن ہیں).
رپورٹ سائن ان کریں اور تاریخ.
تجاویز
-
بہت سے ویب سائٹس سروس کی رپورٹوں کے لئے ٹیمپلیٹ پیش کرتے ہیں جن میں موجود معلومات کے حصے یہاں درج ہیں. اس سانچے کا استعمال کرتے ہوئے، یا آپ کے اپنے سانچے کو تشکیل دینے کے نتیجے میں، ایک سے زیادہ کسٹمر سروس کے نمائندوں سے زیادہ مسلسل ڈیٹا کا مجموعہ ہوگا.
آپ کی رپورٹ کے مطابق الفاظ کے مطابق جتنا ممکن ہو سکے. "I" زبان کو مکمل طور پر استعمال کرنے سے بچیں. نامکمل سزائیں جس میں موضوع کو سمجھا جاتا ہے اور فعل کے ساتھ شروع ہونے والا کونسل قابل قبول ہے (مثال کے طور پر، "حصہ کے لئے فراہم شدہ متبادل")، جیسے گولیاں ہیں. کسٹمر کی رپورٹوں کو پڑھنے اور تخلیق کرنے کے لئے بہت تیز ہونا چاہئے، کیونکہ ایک نمائندہ ایک دن میں درجنوں تیار کرنا پڑتا ہے.
اس نمائندے کا نام ظاہر کرنے کے لئے اس بات کا یقین رکھو جس نے کال یا دورہ کیا ہے، یہاں تک کہ اگر یہ آپ کا تھا.
