اگر آپ کسی سیکرٹری یا انتظامی اسسٹنٹ کے طور پر کام کرنے کی منصوبہ بندی کرتے ہیں، تو آپ کو اس بات کا یقین کرنے کی ضرورت ہے کہ آپ کو صحیح مہارت حاصل ہو. سیکریٹری اور انتظامی اسسٹنٹ کی کردار نے حالیہ برسوں میں تیزی سے تبدیل کر دیا ہے، اور ان لوگوں کو جن کی ضروریات نے بھی ترقی کی ہے. سمجھتے ہیں کہ کونسی صلاحیتوں اور صلاحیتیں آپ کے کام کی تلاش کو آسان بنا سکتے ہیں، اور زیادہ کامیاب ہیں.
کمپیوٹر کی صلاحیتیں
سب سے زیادہ سیکرٹریی کام اب کمپیوٹرز پر ہوتا ہے، لہذا سیکرٹریوں کو ٹھوس کمپیوٹر کی مہارت حاصل ہوگی. ان کی مہارت میں مائیکروسافٹ آفس جیسے بڑے آفس سوفٹ ویئر پیکجوں کا استعمال کرنے کی صلاحیت شامل ہے. مائیکروسافٹ آفس کے کئی مختلف ورژنوں کے ساتھ سیکرٹریوں کو واقف ہونا چاہئے، کیونکہ تمام کمپنیاں تازہ ترین ورژن نہیں استعمال کرتے ہیں.
معلومات اور اپنی بات کو آگے پہنچانے کی بہتر مہارت
سیکریٹریوں کو تحریری اور زبانی دونوں ٹھوس مواصلات کی مہارت کی ضرورت ہے. سیکریٹریوں کو اکثر ان کے مالکوں کی طرف سے بات چیت کرنے کے لئے کہا جاتا ہے، اور انہیں خود کو اور ان کے آجروں کو سب سے بہتر روشنی میں پیش کرنے کے قابل ہونا ضروری ہے. اکثر سیکریٹریوں کو ان کے مالکان سے صرف کم سے کم ہدایت کے ساتھ خطوط کو تحریر کرنے کے لئے کہا جاتا ہے. اس کا مطلب یہ ہے کہ انہیں انگلش زبان کا بہترین حکم ہونا چاہیے، اور کاروباری تحریر اور مناسب کاروباری مواصلاتی فارمیٹس کی ایک مضبوط گرفت ہونا ضروری ہے. بہترین مواصلات کی ضرورت تمام علاقوں میں، ای میل اور فوری پیغام رسانی جیسے نسبتا غیر رسمی مواصلاتی مواقع سے، کاروباری تجاویز اور رسمی خطوط میں.
ٹائپنگ اور انتظامی مہارت
سیکریٹریوں کو بہت مضبوط ٹائپنگ کی مہارت حاصل کرنے کی ضرورت ہے، کیونکہ ان کے دن کا ایک اچھا حصہ ٹائپنگ خط، میمو، ای میلز اور دیگر لکھاوٹ مواصلات خرچ کررہا ہے. بہت سارے ملازمین سیکریٹری درخواست دہندگان کو ایک ٹائپنگ ٹیسٹنگ لینے کی ضرورت ہوتی ہے، لہذا انٹرویو سے پہلے اپنی ٹائپنگ کی مہارت تیار کریں اور مشق کریں. بہت سے سیکرٹریوں کو بنیادی اکاؤنٹنگ اور تنخواہ جیسے انتظامی افعال بھی انجام دیتے ہیں. سکریٹری ریاضی کی مہارت سیکرٹریی کاروباری اداروں میں اہم ہے، لہذا ان کی صلاحیتوں کو سراہا بہت ضروری ہے.
لوگوں کا ہنر
کسی بھی سیکریٹری یا انتظامی اسسٹنٹ کے لئے مضبوط باہمی مہارتیں لازمی ہیں. یہ افراد مختلف محکموں کے ساتھ معمولی طور پر کام کرتے ہیں اور انہیں تنظیم کے ہر فرد کے ساتھ ساتھ ساتھ ساتھ ان کے کاموں کو مؤثر طریقے سے کرنے کے قابل ہونے کی ضرورت ہے. سکریٹریز ان تنظیموں کے باہر بھی کام کرتی ہیں، جو اکثر اپنے مالکوں کے لئے موقف ان کی حیثیت سے کام کرتے ہیں. ایک دوستانہ رویہ اور دوسروں کے ساتھ ملنے کی صلاحیت اس کام کے لئے ضروری ہے.
