بہت سے کاروبار، بڑے اور چھوٹے دونوں، ملازمتوں کے لئے چھوٹے خریداری مکمل کرنے کے لئے یا دوسرے کاروباری متعلقہ اخراجات کے لئے ادائیگی کے طور پر کمپنی جاری کردہ کریڈٹ کارڈ استعمال کرتے ہیں. غلط استعمال کی امکانات کو کم کرنے کے لئے، کارڈ کے استعمال کے لئے اچھی طرح سے وضاحت کی پالیسیوں کو ملازمتوں اور ان کے سپروائزروں سے مطلع کیا جانا چاہئے. یہ پالیسیوں کو مناسب استعمال، سیکورٹی، حدود اور جائزہ لینے کے طریقہ کار جیسے معاملات کو حل کرنا چاہئے.
کارڈ ہولڈر ذمہ داریاں
کاروباری کریڈٹ کارڈ حاصل کرنے کے لئے منتخب ملازمین کو کارڈ کے سیکورٹی کے ساتھ ساتھ کمپنی سے متعلقہ معلومات کی رازداری کے ذمہ دار ہونا چاہئے. یہ ذمہ داری کو کارڈ کو محفوظ جگہ میں رکھنے، کارڈ کی ذاتی شناختی نمبر کی حفاظت اور دھوکہ دہی کی سرگرمیوں کے بیانات کا جائزہ لینے میں شامل ہونا چاہئے. کمپنی کی کریڈٹ کارڈز کارڈ ہولڈر کے علاوہ کسی اور کے ذریعہ کبھی کبھی استعمال نہیں کرنا چاہئے. کھوئے یا چوری کارڈ کارڈ جاری کرنے اور کمپنی کو جلد از جلد ممکنہ طور پر اطلاع دی جانی چاہئے.
اخراجات کی حد
کمپنی کریڈٹ کارڈ میں اخراجات کی حد میں ملازم کی متوقع ضروریات کے مطابق شامل ہونا چاہئے. یہ حدود ملازم کو، جاری کرنے کے وقت، اور سختی سے مشاہدہ کیا جانا چاہئے. ملازمین کو اس بات کو یقینی بنانا چاہئے کہ اس حد سے زیادہ حد تک اس حد سے زیادہ حد تک استعمال نہ ہو یا زیادہ حد تک جرمانہ یا فیس میں اضافہ ہو. کمپنی کریڈٹ کارڈز کو نقد ترقی کے لئے کبھی استعمال نہیں کرنا چاہئے.
استعمال رپورٹنگ
ملازمین کو باقاعدگی سے استعمال کی رپورٹ کے لئے نامزد سپروائزر پر ذمہ دار ہونا چاہئے.ان رپورٹس میں انفرادی الزامات، اصل رسید اور مناسب کمپنی اکاؤنٹنگ کوڈوں کی تفصیلی تشریح شامل ہونا چاہئے. یہ معلومات لازمی ماہانہ بیان سے منسلک ہوسکتی ہے اور دیر سے ادائیگی کی فیس سے بچنے کے لۓ کافی وقت کے ساتھ جمع ہونا چاہئے.
ذاتی استعمال
جب تک ملازم معاوضہ پیکج کے حصے میں شامل نہیں ہے، کمپنی کے کریڈٹ کارڈ کے ذاتی استعمال کی اجازت نہیں دی جاسکتی ہے. ذاتی استعمال کو کسی بھی الزام کے طور پر مقرر کیا جانا چاہئے جو براہ راست کاروباری یا متعلقہ اخراجات سے متعلق نہیں ہے. ہنگامی صورت حال میں ذاتی استعمال کو اضافی وضاحت اور کمپنی کو فوری ادائیگی کی ضرورت ہے.
استعمال کا جائزہ
ملازمت کریڈٹ کارڈ کے استعمال کا جائزہ باقاعدہ طور پر کیا جانا چاہئے. یہ جائزہ ملازم کے فوری سپروائزر اور کاروباری اکاونٹنگ ڈیپارٹمنٹ کے ایک رکن دونوں کی طرف سے کیا جانا چاہئے. ملازم کی نگرانی کے ذمہ دارانہ طور پر استعمال کرنے اور ملازمت کی ملازمت کے ذمے داروں کے لئے موزوں طور پر استعمال کرنے کا ذمہ دار ہونا چاہئے. اکاونٹنگ ڈیپارٹمنٹ کو یہ یقینی بنانا چاہئے کہ ادائیگی اور کریڈٹ مناسب طریقے پر عملدرآمد کیے جائیں اور استعمال کی حد سے زیادہ حد تک نہیں ہوسکتی ہے.
