کالرز اپنے مختلف میلوں پر پیغامات چھوڑ سکتے ہیں. کچھ پیغامات دوستانہ یاد دہانیوں کو اہم کاروباری معلومات اور رابطوں سے مل سکتے ہیں. آپ کو اپنے صوتی میل پیغام پر جو چیزیں کہتے ہیں، چاہے یہ ذاتی صوتی میل یا کاروباری صوتی میل ہے، آپ کالرز سے کس قسم کی معلومات واپس لے لیتے ہیں اس میں ایک اہم کردار ادا کرے گا. ایسی بنیادی معلومات موجود ہیں جو آپ کو اپنے صوتی میل پر ہمیشہ شامل ہونا چاہئے.
آؤٹ لک جاری پیغام
آپ کے نام، تنظیم اور ٹیلی فون نمبر کی شناخت کرنے کے لئے آپ کو باہر جانے والے پیغام چھوڑنے میں پہلی چیز ہے. دوسری بات آپ کو کرنا چاہئے، آپ کو دستیابی کا پتہ لگانا ہے. مثال کے طور پر، آپ یہ کہنا چاہتے ہیں کہ آپ دستیاب نہیں ہیں اور وہ وقت اور دن دیں گے جو آپ واپس آئیں گے. آخر میں، آپ کی آواز کی میل پر بیک اپ کی معلومات کی نوعیت، تفصیل، جیسے نام، کمپنی، نمبر، اور ممکنہ طور پر ایک پیغام. عام طور پر جانے والے ایک صوتی میل اس طرح کی آواز لگ سکتا ہے: "میں باب سمتھ ہوں، شمشادسن ای. انکارپوریٹڈ کے ساتھ 555-555-5555. میں آج صبح 4 بجے دستیاب نہیں ہوں گی، لیکن آپ کا نام، کمپنی اور نمبر چھوڑ دو اور میں فوری طور پر آپ کے فون کو واپس آؤں گا. آپ کا شکریہ. "مختصر ہونا یاد رکھیں اور کالر کو واضح، جامع ہدایات دیں.
مسائل سے بچیں
کالر کبھی کبھی غلط نمبروں کو فون کرسکتے ہیں. آپ کے نام، تنظیم اور فون نمبر کو اپنے باہر جانے والی پیغام میں بتاتے ہوئے، آپ اکثر پیغامات وصول کرسکتے ہیں جو آپ کے لئے نہیں ہیں. اس معلومات کو بتاتے ہوئے، آپ کو یہ یقینی بنانا ہے کہ کالر جانتا ہے کہ وہ صحیح شخص تک پہنچ گئے ہیں یا صحیح نمبر کو ڈائل کرتے ہیں. آپ اپنے فون کو پیغام بھیجنے کے لئے حوصلہ افزائی کر سکتے ہیں یا نہیں کر سکتے ہیں. اگر آپ انہیں کسی پیغام کو چھوڑنے کے لئے حوصلہ افزائی نہیں کرتے ہیں، تو آپ کو فون کال کی اہمیت کا فیصلہ کرنا مشکل ہوگا. اگر آپ متعدد صوتی میل پیغامات وصول کرتے ہیں، تو ان پیغامات کو یہ تعین کرنے کے لئے ضروری ہے کہ کس فون کو فوری طور پر واپس آنے اور کس طرح واپسی فون کال تیار کرنے کے لئے کال کریں. اگر آپ پیغامات کی حوصلہ افزائی کرتے ہیں، تو آپ کو کالر کو مختصر یا پیغام کو خلاصہ کرنے کے لئے پوچھنا چاہئے. طویل پیغام کی وضاحت کے ساتھ وائس میلز ممکنہ ہوسکتے ہیں یا ضروری نہیں ہوسکتی ہیں، اس طرح آپ کا وقت برباد کرنا پڑتا ہے.
ای میل شامل کریں، سوشل میڈیا
کیونکہ اتنی معلومات سماجی میڈیا کے ذریعے مشترکہ ہے، آپ کو شاید آپ کے باہر جانے والی پیغام میں آن لائن رابطے کی معلومات کو شامل کرنے پر غور کرنا چاہئے. سماجی میڈیا رابطوں کو چھوڑنے میں چیلنج کالر ہو رہا ہے کہ وہ اسے کہاں جانے دیں. آپ کو آپ کا نام ہجے کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے اور یہ فرض نہیں کہ کالر جانتا ہے. اگر آپ اپنے ای میل ایڈریس پر ایک پیغام چھوڑنے کے لئے ایک کالر پسند کریں گے، تو آپ کہہ سکتے ہیں "آپ مجھے بابا سمتھ میں سمتھسن ڈاٹ کام میں ایک ای میل ایڈریس چھوڑ سکتے ہیں،" یا "آپ کو بوبھل میں ایک پیغام چھوڑ سکتے ہیں. سیمپسن ڈاٹ کام میں. "اپنے بہترین فیصلے کا استعمال کریں لیکن آپ کے نام سے ہجے کریں اور آپ کی کمپنی کا نام کالر کو معلومات کو درست کرنے میں بہترین شاٹ فراہم کرے. URL کے پتے، جیسے فیس بک یا ٹویٹر کا ذکر کرنے کا یہ اچھا خیال نہیں ہے کیونکہ وہ الجھن کر سکتے ہیں. اگر آپ محسوس کرتے ہیں کہ وہ آپ کے پیغامات کو چھوڑنے کے لئے بہترین جگہ ہیں، تو اپنے آؤٹ ہوئے پیغام پر کہتے ہیں، "آپ اپنے فیس بک پیج پر بھی مجھے پیغام چھوڑ سکتے ہیں."
