اگر آپ اپنے آپ کو کسی خاص دستاویز یا فائل کو تلاش کرنے کے گھنٹے خرچ کرتے ہیں، تو یہ آپ کے دفتر کے تنظیمی نظام کو ختم کرنے کا وقت ہوسکتا ہے. اگر آپ کے پاس بہت سے فائلیں اور فولڈر ہیں، تو ان کے ذریعے جانے اور انہیں منظم کرنے میں کچھ وقت لگ سکتا ہے. تاہم، آخر میں یہ اس کے قابل ہو جائے گا، کیونکہ آپ جان لیں گے کہ ہر چیز کو کہاں تلاش کرنا ہے. اگر آپ کو مکمل طور پر پورے دفتر سے نمٹنے کی ضرورت محسوس ہوتی ہے، تو آپ ایک دن کے صرف ایک علاقے تک پہنچنے کی کوشش کریں جب تک آپ ختم نہ ہو جائیں.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
ان باکس / آؤٹ باکس
-
فائلوں
-
فولڈر
-
لیبل
-
فائلوں کی کابینہ / فلنگ باکس
اپنی میز کے ایک کونے پر ان باکس اور آؤٹ باکس کو رکھیں. آؤٹ باکس میں بھیجنے یا تقسیم کرنے کے لئے تمام باہر والے بلوں، نوٹسز اور دیگر اشیاء کو رکھیں. روزانہ ان اشیاء کو ڈسپلے کریں. آنے والے فائلوں، دستاویزات اور ان باکس میں میل رکھیں. اس کے علاوہ، ان اشیاء پر روزمرہ کام یا فائل؛ اس طرح، وہ ناپاک نہیں ہوں گے.
اپنی فائلوں اور فولڈروں کے لئے زمرہ بنائیں. یہ آپ کے کاروبار کی قسم پر منحصر ہے، مختلف ہوگی. کچھ زمروں میں واضح لیبل ہوسکتے ہیں، جیسے گاہکوں، ٹیکس کی معلومات، فروشوں اور آئندہ منصوبوں. آپ کے تمام دستاویزات کو ان بڑے اقسام میں تقسیم کرنے پر توجہ دینا.
چھوٹے طبقات کو چھوٹے ذیلی زمرہ جات میں، تو لاگو کرنے کے لئے توڑ دیں. مثال کے طور پر، اگر آپ کے کاروبار کے گاہکوں کو، ہر کلائنٹ کے لئے ایک فولڈر بنائیں. اگر ایک کلائنٹ کے دستاویزات ایک فولڈر میں فٹ ہونے کے لئے بہت زیادہ ہیں، تو اس زمرے کو مزید بھی توڑ دیں. مختلف قسم کے دستاویزات کے لئے مختلف فولڈر میں کلائنٹ کی فائل کو علیحدہ کریں.
آپ کی تمام فائلیں لیبل کریں. سی این این منی فائلوں کو لیبلنگ کرنے کی سفارش کرتا ہے کہ آپ کس طرح ان کے متعلق تلاش کریں گے. مثال کے طور پر، غیر واضح فائل "فارم 27 جی -28 اے،" کو لیبل کرنے کی بجائے "انوائس" یا اسی طرح کے قابل اطلاق زمرہ کو لیبل. اس سے جلدی دستاویزات تلاش کرنے میں مدد ملتی ہے.
اپنے تمام دستاویزات کو فائلوں کی کابینہ میں، باکسنگ یا اسی طرح کے ریزورٹ میں رکھیں. اگر آپ کے پاس بہت سے فائلیں ہیں، تو آپ اپنے میزبان کے ساتھ اکثر استعمال کرتے ہیں. اگر آپ دفتر کی جگہ سے باہر چلتے ہیں تو، فائلوں کو برقرار رکھیں جو آپ فی سال ایک بار علیحدہ الماری اسٹوریج کی ٹوکری میں یا کسی دوسرے کمرے میں استعمال کرسکتے ہیں.
جب آپ اپنی فائلوں کے ذریعے ترتیب دیں تو ردی کی ٹوکری کے لئے نامزد دستاویزات کی ایک الگ ڈائل رکھیں. ٹائمز shredding پرانے اور غیر متعلقہ دستاویزات ایک منظم دفتر کو برقرار رکھنے کی کلید ہے. اگر آپ اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ آیا آپ کسی دستاویز سے تصرف کرسکتے ہیں، ممکنہ ردی کی ٹوکری کے لئے ایک فولڈر کو نامزد کریں اور اس دستاویز کو درج رکھیں جب تک آپ ٹکڑے ٹکڑے کر سکتے ہیں.
