کاروباری ای میل کے لۓ احتیاط سے تیار کرنا - چاہے کلائنٹ، امکان، مالک یا ساتھی کارکن سے - مطلوب ردعمل اور جواب کو یقینی بنانے میں سب فرق ہوسکتا ہے.
مصنف کو سمجھو
احتیاط سے نظر آتے ہیں کہ اس ڈرامے سے ای میل کیوں لکھا ہے رسمی سطح آپ جواب دیں گے. مثال کے طور پر، ای میل کے ماہر ماہر لینڈی پولک ای میل کے جواب میں مشورہ دیتے ہیں جو اسی طرح کے رسمی اور سنجیدہ زبان کا استعمال کرتے ہوئے رسمی زبان کا استعمال کرتے ہیں. اگر مرسل غیر رسمی سر کا استعمال کرتا ہے تو، زیادہ آرام دہ سر کا استعمال کریں، لیکن اسے پیشہ ور رکھیں.
نتیجہ کا تعین
کیا چیز ہے کارروائی آپ کو قاری لینے کے لۓ چاہتے ہیں ایک بار جب آپ جواب دیں گے. مثال کے طور پر، اگر آپ کسی ممکنہ جواب کو بھیج رہے ہیں، تو آپ ان کو خریدنے کے لئے چاہتے ہیں. تاہم، اگر آپ اپنے مالک کو جواب بھیج رہے ہیں، تو آپ چاہتے ہیں کہ آپ سوچیں کہ آپ پیشہ ورانہ اور قابل ہیں. لوگوں کے جوابات کسٹمر سروس کے مسائل اس کے نتیجے میں ایک خوشگوار گاہک کا نتیجہ ہونا چاہئے جو ان کی ضروریات کو پورا کر رہے ہیں.
تجاویز
-
انتظار کریں جب تک آپ نے متضاد ای میل کا جواب دینے کے لئے پرسکون نہیں کیا.
سزا 1 میں نتیجہ بیان کریں
اپنے جواب کے پہلے جملے کا استعمال کریں بیان کریں جو آپ حاصل کرنا چاہتے ہیں، جیفری جیمز، انکارپوریٹڈ میں ایک شراکت دار ایڈیٹر سے مشورہ کرتا ہے، مثال کے طور پر، اگر کوئی گاہک ایک شکایت کے ذریعہ ایک ای میل بھیجتا ہے، تو اپنی پہلی سزا کا استعمال کریں کہ آپ اس مسئلے کو حل کرنا چاہتے ہیں لہذا گاہک کو خریداری سے خوش اور مطمئن محسوس ہوتا ہے.
اپنا پوائنٹس بنائیں
اب یہ بتانے کا وقت ہے کہ آپ اپنی پہلی سزا کیسے بنانا چاہتے ہیں. استعمال کریں چھوٹے پیراگراف اپنے پوائنٹس کو بنانے کے لئے. جیمز نے آپ کے جواب میں اپنے خیالات کا بیان کرنے کے لئے ثبوت کا استعمال کرتے ہوئے سفارش کی ہے. موضوع اور کارروائی پر منحصر ہے، ثبوت ایک حقیقت کی طرف اشارہ کرنے کے طور پر یا اس کے طور پر وسیع کے طور پر موضوع کے لئے ایک سے زیادہ تفصیلات فراہم کرنے کے طور پر وسیع طور پر آسان ہو سکتا ہے. مثال کے طور پر، اگر آپ کا مالک پوچھتا ہے کہ اگر آپ اخراجات کی منظوری چاہتے ہیں، تو حقیقت یا دو کو فراہم کرتے ہیں کہ کس طرح اخراجات کو منظوری دینے میں عام طور پر محکمہ یا کمپنی کا فائدہ ہوگا.
ایک کال کو ایکشن فراہم کرو
اپنی حتمی سزا کا استعمال کریں دوبارہ پڑھنے کے لئے آپ کو قاری کیا کرنا چاہئے. یہ جملہ آپ کے افتتاحی پیراگراف کے ہاتھ میں ہاتھ جانا چاہئے. مثال کے طور پر، آپ کے گاہک کو خوش کرنے کے لئے، اس مسئلے کو حل کرنے کے لئے تیار قدمی کی وضاحت کریں.
سائن آف
آخر میں، استعمال کریں دستخط الفاظ، جیسے "بہترین" یا "آپ" کا شکریہ "لہذا" وصول کنندہ جانتا ہے کہ وہ ای میل کے اختتام پر پہنچ گئے ہیں، فور فورب کے عملے کے مصنف سوسن ایڈمز سے مشورہ دیتے ہیں. اپنا نام شامل کریں اور اپنے ای میل میں اپنے کاروباری دستخط شامل کریں. دستخط میں آپ کا پورا نام، کمپنی کا نام اور رابطے کی معلومات، بشمول فون نمبر اور ویب سائٹ کے ایڈریس شامل ہونا چاہئے.
تجاویز
-
"بھیجیں" کے بٹن کو مارنے سے پہلے اپنے ای میل کی جانچ پڑتال کریں. دوسری صورت میں، غلطی آپ کو فالتو اور غیر نفسیاتی نظر آتے ہیں.
