وجہ سے محتاج بنیادی طور پر ایک شدید تحقیقات ہے جو ایک اہم ٹرانزیکشن یا فیصلہ سے قبل ہے. مثال کے طور پر، جب تک آپ کسی کاروبار کو خریدنے میں سنجیدگی سے دلچسپی رکھتے ہیں یا بڑے آؤٹ سورسنگ معاہدہ کے لئے سیلز پریزنٹیشن کی ترقی کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، عام طور پر اس کی وجہ سے محتاج ہوتی ہے. اگرچہ یہ عمل وقت گزارنا ہوسکتا ہے اور اکثر مناظر کے پیچھے ہونا ضروری ہے، آپ کو اچھی طرح سے فیصلے کرنے یا مؤثر پیشکش کی تخلیق کرنے کے بارے میں معلومات کی ترتیب میں جمع اور معلومات کو اہمیت حاصل ہے.
ساخت اور فوکس
جتنی زیادہ تر دیگر رسمی رپورٹوں کے ساتھ، ایک محتاط رپورٹ میں ایک مقصد، ایک ایگزیکٹو خلاصہ، کلیدی نتائج، سفارشات کے سیکشن اور ایک یا ایک سے زیادہ ضمنی شامل ہیں. تاہم، دوسروں کی جانب سے کسی حد تک محتاج کی رپورٹ میں فرق کیا ہے، تاہم، اس کا مقصد، توجہ اور معلومات کی ڈگری ہے. ایک بار جب آپ اس وجہ سے واقعات کی تحقیقات کے فعال مرحلے کو ختم کرتے ہیں - حقائق کی تحقیق، خام اعداد و شمار کو جمع کرتے ہوئے اور انفرادی مشاہدات کو جمع کرتے ہیں - رپورٹ کی نسل کو اس طرح سے اعداد و شمار کو منظم کرتا ہے جس سے آپ کو موجودہ صورت حال کا تعین کرنے، خطرات کی نشاندہی اور مسائل کو بے نقاب کرنے کی اجازت دیتا ہے. مواقع.
شکل اور آواز
بیشتر لوگ معاہدے یا قیمت کی بات چیت کے دوران یا بولی پریزنٹیشن بنانے کے لئے معلومات کا ذریعہ کے طور پر پیچھے کی نظر کی رپورٹ کے پیچھے مناظر ریفرنس مواد کے طور پر استعمال کرتے ہیں. اس مقصد سے قطع نظر، آپ کو مطلوبہ محتاط رپورٹ میں شامل ہونے میں سے کچھ رازداری کی معلومات ہے، لہذا ہدف کے سامعین کے لئے لکھنے اور مقاصد پر توجہ مرکوز کرنے کے علاوہ، صرف سب سے زیادہ متعلقہ یا لازمی معلومات شامل ہیں. رسمی آواز اور موجودہ حقائق استعمال کریں، حروف یا پوائنٹس کا استعمال کرتے ہوئے مختلف حصوں میں مقصد، غیر جانبدار تحریری اور علیحدہ رپورٹ کی معلومات کا استعمال کرتے ہوئے.
مقاصد اور ایگزیکٹو خلاصہ
مقاصد کے سیکشن میں محتاط کارکردگی کا مظاہرہ کرنے کے اپنے وجوہات کی وضاحت کریں. اگرچہ ایگزیکٹو خلاصہ رپورٹ کے مقاصد کے بعد آتا ہے - اور جسم سے پہلے - آخری خلاصہ لکھیں. اس وجہ سے یہ ہے کہ قارئین - اکثریت کمپنی کے ایگزیکٹوز - اس سیکشن میں دلچسپی نہیں پوری رپورٹ کو پڑھنے کے لئے وقت نہیں لیتے. آپ کو ایگزیکٹو خلاصہ کی تشکیل کرنے کی ضرورت ہے لہذا یہ کم از کم ایک رپورٹ کی طرح پڑھتا ہے لیکن اس کے ساتھ ہی اس کی باقی باقی باقی رپورٹ کے مطابق ہے.
اہم نتائج اور سفارشات
مائیکل سسکو، ایک مصنف اور آزاد آٹھویں آئی ٹی کے مشیر، ٹیک آر ریپبلک کی ویب سائٹ پر ایک مضمون میں کہتا ہے کہ کلیدی نتائج کو کمپنیوں کی قیمت یا جاری آپریشن پر اثر انداز کرنے والے اشیاء پر توجہ دینا چاہئے. مثال کے طور پر، اگر آپ آؤٹ آؤٹسنسنگ معاہدے پریزنٹیشن کے لئے استعمال کرنے کی وجہ سے محتاط رپورٹ لکھیں تو، آپ کی قیمت اور حیثیت کی حمایت کرنے والے معاملات شامل کریں، جیسے آپریشنل پروسیسنگ خرابی، جو پیداوار اور کارکردگی کے مسائل کو نمایاں کرتی ہے. اس کے علاوہ، لاگت کے اعداد و شمار شامل ہیں جو اس وقت ظاہر کرتی ہے کہ کمپنی اس وقت گھر میں خدمات کو چلانے کے لئے خرچ کرتی ہے اور اس طرح پرانے یا پرانے آلات کو اپ گریڈ کرنے یا اس کی جگہ لے جانے کے لۓ زیادہ سے زیادہ رقم کی سرمایہ کاری کرنے کی ضرورت ہے. سفارشاتی سیکشن میں اضافی مواقع کو نمایاں کریں. عمل درآمد کے اخراجات میں شامل کریں، سرمایہ کاری تناسب پر واپسی فراہم کریں اور ہر موقع کے لئے بچت یا فوائد کو سمجھنے کے لئے ایک وقت کا فریم فراہم کریں.
