ایک چھوٹا سا آفس کے اکاؤنٹس جو قابل ادائیگی ہے وہ قرض کے ذمہ داریاں ہیں جو اگلے 12 ماہ کے اندر ادا کیے جائیں گے. یہ ضروری ہے کہ ان قرض کی اشیاء کی حمایت کرنے والے دستاویزات منظم ہوجائیں تاکہ ان ذمہ داریوں پر ادائیگی وقت پر ہو. اداروں کے کریڈٹ کھڑے ہونے والے حسابات کے بروقت ادائیگی کی ادائیگی کے ساتھ ساتھ کریڈٹرز اور سپلائرز کے ساتھ اچھے اور مستحکم تعلقات کو یقینی بناتا ہے.
موصول شدہ انوائسز کو ان کی خریداری کے آرڈر اور حاصل کرنے یا سروس تکمیل کے دستاویز سے ملائیں. ایک درست اور قابل ادائیگی انوائس موجود ہے جب منظور کردہ خریداری کے آرڈر کو تشکیل دیا گیا تھا اور آرڈر پر اشیاء موصول ہوئی تھیں یا خدمات مکمل ہوگئیں. بیچنے والے نام کی طرف سے فولڈروں کو بے مثال خریداری کے احکامات کو برقرار رکھنے، دستاویزات اور دیگر معاون کاغذی کام حاصل کرنے کے لئے تخلیق کریں.
ادائیگی کی تاریخ کے ذریعہ قابل اطلاق فائل دستاویزات. معاون دستاویزات کے ساتھ انوائس ملنے کے بعد، مقررہ تاریخ کو چیک کریں اور انوائس کے لئے ادائیگی کی تاریخ مقرر کریں. ان فولڈروں میں انوائس منظم کریں جو مہینے کے ہر دن کی نمائندگی کرتے ہیں. جب آپ انوائس کے لئے ادائیگی کی تاریخ کا تعین کرتے ہیں، تو اس دن کے اندر فائل درج کریں. ایک accordion فولڈر، جو زیادہ جگہ پر قبضہ نہیں کرتا ہے، منظم دستاویزات رکھنے کے لئے استعمال کیا جا سکتا ہے؛ ہر ٹیب ماہ کے ایک دن کی نمائندگی کر سکتا ہے. اگر ایک ایڈیشن کا فولڈر بہت چھوٹا ہے تو، پھانسی کی فائلوں کو استعمال کرتے ہوئے غور کریں جو کاغذی کام کے لئے مزید کمرے فراہم کرے. ہر فولڈر یا فائل میں مہینے کا صرف دن مقرر کریں؛ جب موجودہ مہینے ختم ہوجائے تو، آپ اگلے مہینے کیلئے ان فائلوں کو دوبارہ استعمال کرسکتے ہیں.
اپنے روزنامہ شیڈول میں شامل کریں اس دن کے اس فائل کی فائل کا جائزہ لینے کے قابل. اگر اس دن کے اندر اندر انوائس درج کی جاتی ہے تو انوائس کے لئے ادائیگی جاری رکھی جاتی ہے اور اسے ادائیگی کے طور پر نشان لگا دیا جاتا ہے. انوائس کو ادائیگی کی تاریخ، چیک نمبر یا ٹرانزیکشن کی شناخت، اگر الیکٹرانک ادائیگی کی گئی ہے، تو ادائیگی کے عمل میں اس شخص کی رقم ادا کی اور شناخت کو یاد رکھنا چاہئے.
ہر بیچنے والے یا کریڈٹ کے لئے پیدا شدہ فائلوں میں فائل ادا کی انوائس. اکاؤنٹنگ یا 12 ماہ کی مدت کے بعد بیچنے والے کی فائل میں تمام ادا شدہ انوائس شامل ہیں. اس فائل میں دستاویزات کو فروغ دینے والے ادائیگیوں کی حمایت کرتی ہے. اگر کوئی مسئلہ ایک ادائیگی پر پیدا ہوتا ہے یا ایک فروش کا دعوی ہے تو ادائیگی موصول نہیں ہوئی تھی، اس دستاویز کو ادائیگی مکمل کردی گئی تھی اور ادائیگی کی گئی اشیاء یا ادائیگی نہیں کی جاسکتی ہے.
