"قبائلی علم" کسی غیر مطمئن معلومات کے طور پر بیان کیا جاتا ہے جو آپ کے کاروبار، ٹیم، گروہ یا قبیلے کے مقاصد کو حاصل کرنے کے لئے استعمال کرتا ہے. قبائلی علم کے ساتھ مسئلہ یہ ہے جب آپ قبیلے کے کلیدی ممبران کو کھو دیتے ہیں، علم ان کے ساتھ جاتا ہے. جب آپ اپنی کمپنی کے طریقہ کار یا عمل کو درج کرتے ہیں، تو آپ اس علم کی حفاظت کرسکتے ہیں اور تیزی سے نئے اراکین کو لے سکتے ہیں. "قبائلی علم" دستاویزات کی ضرورت کو سمجھنے کے ان دستاویزات کو بنانے کا ایک اہم عنصر ہے.
اپنے ڈیلیوربلز کی وضاحت کریں
اس سادہ دستاویز کو لکھ کر "دائرہ کار بیان" تشکیل دیں جو سب کچھ کی شناخت کرتا ہے جو اس دستاویزی منصوبے میں شامل ہونا ہے. واضح طور پر مخصوص عمل کی شناخت کریں جو دستاویز کی جائے گی. ریاست کیا عمل عمل دستاویزات کو ظاہر ہوتا ہے کہ آج عمل کس طرح اصل میں کام کرتا ہے یا اس بات کی وضاحت کرتا ہے کہ مستقبل میں عمل کس طرح کام کرنا چاہئے.
"مالکیت میٹرکس" تخلیق کریں جس سے پتہ چلتا ہے کہ کون عمل کے عمل کا مالک ہے یا کونسی عمل کا حصہ ہے. یہ میٹرکس ایک تنظیمی چارٹ یا ایک پروسیسنگ بہاؤ آریگرام کے طور پر آسان ہوسکتا ہے جس سے واضح طور پر مالکان اور مالک مالکان سے رابطے کی معلومات کی شناخت کی جا سکتی ہے.
مخصوص مصنوعات یا خدمات کی شناخت کریں جو دستاویز کی جا رہی ہیں. یہ عام طور پر ایک ایسی فہرست ہے جس میں تمام یا متعلقہ معلومات جیسے ماڈل نمبر، جزوی نمبر اور وضاحت شامل ہے.
عمل میں شامل افراد کی کردار بیان کریں. نوکری کا عنوان اور انفرادی صلاحیتوں پر مبنی واضح وضاحت فراہم کریں. وضاحت کریں کہ یہ پوزیشن کیا ہے اور یہ عمل میں کیسے فٹ بیٹھتی ہے. یہ ایک ہی دستاویزی دستاویز ہے جس میں عمل کی دستاویز میں ہر کلیدی پوزیشن کے لئے نوکری کا عنوان اور تشریح یا مکمل ملازمت کی تفصیل درج ہے.
"عمل بہاؤ" ڈایاگرام یا چارٹ بنانے کی طرف سے، عمل کے ہر مرحلے سے شروع ہونے سے، ختم. عام طور پر ایک اعلی سطح کے بہاؤ چارٹ نے تخلیق کیا ہے کہ اس عمل کے بڑے مرحلے اور کم سطح کے بہاؤ چارٹ کے عمل کے مرحلے کو جن کے ہر بڑے مرحلے میں ماتحت ہیں.
عمل کے ہر قدم کے لئے مناسب "پالیسیوں اور طریقہ کار" دستاویزات بنائیں. جیسا کہ آپ اس انٹرویو اور تحقیق کے ساتھ عمل کو تلاش کرتے ہیں، ان پالیسیوں اور طریقہ کار کو ابھر کر سامنے آئے گا. تفصیلی نوٹ رکھیں، جو ان پالیسیوں اور طریقہ کار کے دستاویزات کو بنانے کے لئے بنیاد بنیں گے.
اپنے ڈیلیوریبلائٹس میں ایک دستاویز شامل کریں جو داخلی "دستاویز مینجمنٹ" عمل کی وضاحت فراہم کرتا ہے. یہ دستاویز یہ بتانا چاہئے کہ کس طرح کمپنی کے دستاویزات کا جائزہ لیا گیا ہے اور اس کی منظوری دی جاتی ہے، اور کمپنی کے اندر تقسیم اور جمع کی جاتی ہے.
دستاویزات بنائیں
موجودہ دستاویزات اس بات کی واضح سمجھ حاصل کرنے کے لئے موجودہ دستاویزات میں موجود ہے. اگر آپ کو موجودہ دستاویزات میں اسی معلومات کا احاطہ کیا جاتا ہے تو آپ کو نئے دستاویزات بنانے کی طرف سے وہیل کو دوبارہ تبدیل کرنے کی ضرورت نہیں ہے. اس بات کی شناخت کریں کہ یہ کون سے دستاویزات قابل استعمال ہیں اور اس پر تعمیر کیا جا سکتا ہے، اور کونسی دستاویزات غیر موثر ہیں. موجودہ دستاویزات کی ایک مکمل انوینٹری کے ساتھ، آپ کو معلوم ہو گا کہ کونسی دستاویزات لاپتہ ہیں اور تخلیق ہونا ضروری ہے. ہر دستاویز کی حیثیت موجودہ، غیر جانبدار یا نیا کے طور پر دستاویزات کی مجموعی فہرست بنائیں. سب سے اوپر مینیجر کے ساتھ اپنی پہلی میٹنگ سے پہلے یہ "انوینٹری" کریں.
موجودہ سازوسامان چارٹ اور کمپنی کے ڈائرکٹری کی طرح، پہلے سے ہی موجود چیزوں کا جائزہ لینے سے "مالکیت میٹرکس" بنائیں. یہ سب سے اوپر مینیجر کے ساتھ آپ کی پہلی میٹنگ سے پہلے "مالکیت میٹرکس" ہاتھ میں ہے.
سب سے اوپر مینیجر سے ملیں اور اپنے "انوینٹری" اور "مالکیت میٹرکس" کا جائزہ لیں. اس میٹنگ کا مقصد نہ صرف اعلی مینیجر کو آپ کی تحقیقات کا تعین کرنے کے لئے، بلکہ اس کی منظوری دینے اور آپ کی منصوبہ بندی سے اتفاق کرنے کے لئے ہے. اس میٹنگ کے لئے تیار رہیں اور سب سے اوپر مینیجر کا وقت ضائع نہ کریں.
آپ کے "انوینٹری" اور "مالکیت میٹرکس" میں سب سے اوپر مینیجر کی تبدیلیوں کے بعد ہر محکمہ کے سربراہ سے ملاقات کریں. ان شعبہوں کے سربراہ اجلاسوں کا مقصد یہ ہے کہ اس شعبے کو آپ جو کچھ کر رہے ہو اس کو تیز کریں اور ہر محکمہ کے سر کی کردار اور اس کے عمل کے عمل پر بات چیت شروع کریں. تفصیلی نوٹ لیں یا میٹنگ ریکارڈ کریں تاکہ آپ کو کچھ بھی یاد نہیں آتا. جیسا کہ آپ ان شعبہ کے سربراہوں کی میٹنگ کے ذریعے آگے بڑھتے ہیں، یہ عمل ابھر کر سامنے آئے گی اور مضبوطی شروع کرے گی.
ہر ڈپارٹمنٹ کے سربراہ سے نئی یا زیادہ درست معلومات موصول ہونے کے طور پر تمام وسائل کو مسلسل طور پر اپ ڈیٹ کریں. آپ کے آخری شعبے کے سربراہ اجلاس کے بعد، آپ کو آپ کے ڈیلیوریبلز کے بارے میں تقریبا نصف فلود ہونا چاہئے.
مناسب نگرانی کے ساتھ ملیں، سب سے اوپر کاریگروں اور اس عمل میں ملوث افراد کو واضح کرنے کے لئے کہ عمل کے اس مرحلے میں واقعی کیا جا رہا ہے. ان لوگوں کو آپ کے انٹرویو کے دوران ان کے شعبہ کے سربراہ کی طرف سے شناخت کیا جائے گا. یہ ہاتھ عام طور پر قدم، دن سے دن، ان کے متعلقہ شعبہ کے سربراہ کے مقابلے میں ذمہ داری کے علاقے میں طریقہ کار میں قدم میں زیادہ جانبدار ہیں. پھر، ان لوگوں کے ساتھ ملاقات کرنے سے پہلے تیار نوٹ لے لو اور سب کچھ ممکن ہو تاکہ آپ اپنے مصروف دن سے لے کر وقت کم کریں.
آپ کے تمام دستاویزات کا اپنا پہلا مسودہ مکمل کریں. یہ ایک پہلا مسودہ کہا جاتا ہے لیکن ان دستاویزات کو ابھی بھی ان تمام معلومات پر مبنی مکمل طور پر مکمل کرنا چاہئے جنہوں نے آپ کو تاریخ حاصل کی ہے.
اپنے پہلے ڈرافک دستاویزات کو تقسیم کریں، واضح طور پر پہلے ڈرافٹ کے طور پر نشان زد کیا گیا ہے، متعلقہ محکمہ کے سروں اور ان کی نظر ثانی کے ماتحت. انہیں ان دستاویزات کو مکمل طور پر نظر ثانی کرنے کے لۓ وقت دیں اور ان سے پوچھا کہ کسی بھی تبدیلی کو تبدیل کرنے کے لئے.
ان ڈیپارٹمنٹ کے سربراہ اور ماتحت افسروں کے ساتھ انفرادی ملاقاتوں کا دوسرا راؤنڈ شروع کریں جو تمام ریڈ لائنوں کا جائزہ لیں اور ان دستاویزات کے اپنے آخری مسودے کی تیاری کریں.
ریڈ لائن کے تمام ترمیم مکمل کریں. ایک قدم میں تبدیلیوں پر قریبی توجہ دینا، جو پچھلے یا بعد میں قدم پر اثر انداز کر سکتا ہے، اور ان دستاویزات، طریقہ کار یا بہاؤ کے مطابق قدموں کو تبدیل کر سکتا ہے. اس حتمی مسودہ کو متعلقہ ڈیپارٹمنٹ کے سربراہ اور ان کے حتمی جائزے کے لۓ جمع کرائیں.سب سے اوپر مینیجر کے جائزے کے لئے سب سے اوپر مینیجر کے ساتھ مکمل حتمی مسودہ جمع کرو.
آخری ترمیم کریں اور ان ترمیم شدہ دستاویزات کو حتمی منظوری کے لئے ابتدائی طور پر جمع کرائیں. حتمی منظوری سے پہلے کئی متعدد پیچھے اور نظر ثانی ہوسکتی ہے. آپ کو ہر ماتحت اور محکمہ سر کی ضرورت ہوتی ہے تاکہ آپ کو دستاویزات یا دستاویزات کے حصول میں مکمل منظوری دے دی جاسکے، جو براہ راست ان کے ذمہ داری سے متعلق ہے. تاہم، آپ کے دستاویزات کو منظوری نہیں دی جاتی ہے جب تک کہ اعلی مینیجر نے جائزہ لیا اور اس کی منظوری دی.
تجاویز
-
انٹرویو نازک ہوسکتے ہیں کیونکہ آپ کسی کے کام کے دن میں رکاوٹ ڈال رہے ہیں. دستیاب انٹرویو کے ذریعہ ان انٹرویو کے لئے تیار رہیں، جیسے "عمل بہاؤ چارٹ" یا دیگر دستاویزات جو انٹرویو کو آگے بڑھنے میں مدد ملے گی. قابل اطمینان ہو اور ہمیشہ اسی طرح وقار کے ساتھ ہر ایک کا علاج کریں اور اس کا احترام کریں کہ آپ اپنے آپ کی توقع رکھتے ہیں. موثر بنیں اور اجلاس کے مخصوص مقصد پر مرکوز کو مرکوز رکھیں.
