تنظیم سازی نظام، بس، کس طرح کمپنی قائم کی گئی ہے، بس ہے. ایک اچھا تنظیمی ڈھانچہ ایک تنظیمی دونوں اور ایک کمپنی میں مواصلات کے بہاؤ کو ترک کرتا ہے. ہر کاروبار کے لئے ضروری ہے، اس کے سائز کا کوئی فرق نہیں، تنظیمی نظام کو لاگو کرنے کے لئے. بہتر کارکردگی، پیداوار اور فیصلہ سازی سمیت، اچھی طرح سے مقرر تنظیم سازی کی ساخت رکھنے کے لئے بہت سے فوائد ہیں. ہر ساخت کی طاقت اور کمزوریاں ہیں. بالآخر، یہ پیشہ اور آپ کے کاروبار کی قسم، آپ کی صنعت، آپ کے تنظیم کا سائز اور دیگر عوامل پر مشتمل ہے. ہر قسم کے تنظیمی نظام پر غور کرنے کے لئے ضروری ہے کہ آپ فیصلہ کرنے سے پہلے کہ آپ کی کمپنی کا حق ہے.
تنظیمی نظام کیا ہیں؟
تنظیم سازی کا نظام یہ ہے کہ تنظیم کس طرح قائم ہے. اس ڈھانچے کی وضاحت کرتا ہے کہ کس طرح کاروبار کے ہر ڈویژن کو قائم کیا جاسکتا ہے، اس سلسلے میں جو تنظیمی نظام بھر میں کس طرح اور کس طرح مواصلات چلتا ہے. اس سے آگے بھی ٹوٹا ہوا، تنظیمی ڈھانچہ کی وضاحت کرتا ہے کہ تنظیم میں ہر کردار کو کیسے کام کرتا ہے. جگہ پر ایک اچھی طرح سے مقرر تنظیمی ڈھانچہ کے ساتھ، تمام ملازمین کو معلوم ہے کہ ان کی توقع کیا ہے اور جن کو وہ رپورٹ کرتے ہیں. بزنس مالکان کو ہر نظام کو منفرد ضروریات کی ضرورت ہوتی ہے، جس کے بارے میں نظام کو منتخب کرنے کے بارے میں طویل اور مشکل سمجھنا چاہئے. ایک تنظیم کا ڈھانچہ جو ایک کمپنی کے حق میں ہے وہ صحیح نہیں ہے.
بزنس میں تنظیمی نظام کی مثالیں
تنظیمی ڈھانچے کی چار اہم اقسام ہیں: فعال، ڈویژن، میٹرکس اور فلیٹ. ہر نظام میں منفرد خصوصیات ہیں.
فنکشنل تنظیمی ڈھانچہ: ایک فعال تنظیمی ڈھانچہ ایک روایتی درجہ بندی ہے. بہت سے کمپنیاں، خاص طور پر بڑے کارپوریشنز، فنکشنل ڈھانچے کی پیروی کریں. اس نظام میں کئی خصوصی ڈیوائسز جیسے مارکیٹنگ، فنانس، فروخت، انسانی وسائل اور آپریشنز شامل ہیں. پھر ایک سینئر مینیجر کو تمام مخصوص ڈویژنوں کی نگرانی. رپورٹنگ کے بہاؤ واضح ہے. ہر ملازم نے ان کے سینئر کو رپورٹ کیا، بشمول ڈویژن کے سر، جو سینئر مینجمنٹ کی رپورٹ کرتے ہیں. سینئر مینجمنٹ پوری ساخت کی نگرانی کرتا ہے. کیونکہ کمپنی خصوصی ڈویژنوں میں تقسیم رہتی ہے، ملازمین بھی خاص بن جاتے ہیں. یہ فروغ اور ترقی کے لئے ایک واضح راستہ بنتا ہے. تاہم، تقسیم ایک دوسرے کے ساتھ بات چیت کرنے میں مصروف ہوسکتی ہے. کیونکہ تمام محکموں نے اوپر کی رپورٹ کی، ان کے درمیان تھوڑا سا افقی مواصلات موجود ہے، مجموعی انتظامیہ کی سطح کے علاوہ، مجموعی طور پر، مکمل کمپنی سوچ کے لۓ تھوڑا سا جگہ چھوڑ کر. اس سے فعال تنظیمی نظام کو تبدیل کرنے کے لۓ سست ہوجاتا ہے.
ڈویژنی تنظیمی ڈھانچہ: ڈویژنی تنظیمی ڈھانچہ اس منصوبے پر مبنی کام کرتا ہے جو ملازمین کام کررہے ہیں. اس نظام میں کئی مختلف قسم کی ٹیمیں شامل ہیں جن میں قانونی، عوامی تعلقات، تحقیق اور کاروباری ترقی بھی شامل ہے. اس کے علاوہ، ٹیموں کو مخصوص منصوبوں کے ارد گرد بنایا گیا ہے. مثال کے طور پر، دواسازی کمپنی ان کی تیاری کے ہر دوا کے لئے وقف علیحدہ ٹیم ہوسکتی ہے. ہر پروجیکٹ ٹیم میں ڈائریکٹر یا نائب صدر ہے اور اس تنظیم کے اندر ایک مخصوص سطح کی خودمختاری کی مشق کرتا ہے. ڈویژنل ڈھانچے کو ملازمین کو ان کی ٹیم کے کام سے بہت زیادہ واقف بنانے کی اجازت دیتا ہے. تاہم، ڈیمژن اکثر اس بات سے واقف نہیں ہیں کہ دیگر ٹیمیں کیا کر رہے ہیں، اور ایک دوسرے کے ساتھ بات چیت نہیں کرتے ہیں. جب ضروری ہو تو ملازمین کو مؤثر طریقے سے تقسیم کرنے میں کامیاب نہیں ہوسکتی. بالآخر، اس نظام کو پھیلنے والے ڈھانچے کی وجہ سے انتظام کرنے میں مشکل ہوسکتا ہے.
میٹرکس تنظیمی ڈھانچہ: میٹرکس نظام ایک فعال ساخت اور ڈویژن ڈھانچہ کے درمیان ایک کراس ہے. پرندوں کی آنکھوں کے نقطہ نظر سے، یہ روایتی روایتی تنظیمی ڈھانچے اور مخصوص ڈویژنوں کے ساتھ، ایک فعال ڈھانچے میں قائم ہے. تاہم، جب آپ ان حصوں کو قریبی قریب دیکھتے ہیں، تو وہ ہر ایک ڈویژنل تنظیمی ڈھانچے میں قائم ہیں. اس کا مطلب یہ ہے کہ وہ منصوبوں اور چھوٹے ٹیموں میں تقسیم ہوتے ہیں. تنظیمی ڈھانچے کی میٹرکس کی قسم بہت پیچیدہ ہے اور بہت سارے منصوبہ بندی کی ضرورت ہوتی ہے، تنظیم کے مضبوط مواصلات کا ذکر نہیں کرنا چاہئے. تاہم، جب میٹرکس کی ساخت اچھی طرح سے کام کرتا ہے، تو یہ بہت سے مسائل کو ختم کرتا ہے جو ڈویژنل یا فعالی صرف تنظیموں کے ساتھ پاپتا ہے. مواصلات صحیح لوگوں کو سفر کر سکتا ہے، جو پیداوری اور مجموعی سوچ میں اضافہ ہوتا ہے. اس کے علاوہ، ملازمین کو دیگر محکموں اور منصوبوں سے آگاہ کیا جاتا ہے، پار تعاون کی حوصلہ افزائی. جب تک بہت سارے مینیجرز ہیں، اس کے نتیجے میں، میٹرکس کا ڈھانچہ تیزی سے ملازمین کے لئے الجھن میں جا سکتا ہے، اور یہ واضح نہیں ہے کہ کون سے رپورٹ کرنا ہے.
فلیٹ تنظیمی ڈھانچہ: فلیٹ تنظیمی ڈھانچہ زیادہ تر تنظیمی ڈھانچے کو پھیلاتا ہے اور ملازمین کو اپنے کام پر زیادہ خودمختاری کی اجازت دیتا ہے. اکثر، فلیٹ تنظیموں کو عارضی ٹیموں میں تقسیم کیا جاتا ہے، اگرچہ وہ عام طور پر رسمی ڈھانچے نہیں ہیں. فلیٹ سسٹم میں ابھی تک کچھ اوپر سے نیچے کی متحرک چیزیں موجود ہیں. اکثر، کم سے کم کچھ سینئر لیڈر اسٹیرنگ ہے. تاہم، یہ نظام کاروباری اداروں کے روایتی درجہ بندی کے ڈھانچے کو روکنے پر پیش کی گئی ہے. بہت سے ابتدائی آغاز اور ٹیک کمپنیوں کو ایک فلیٹ تنظیم کی طرف اشارہ کیا جاتا ہے، کیونکہ یہ جدت اور ملازم ان پٹ کو فروغ دیتا ہے. یہ سوچ یہ ہے کہ جب ملازمین سرخ ٹیپ کی طرف سے ٹھوس نہیں ہوتے ہیں، تو وہ آزادانہ طور پر سوچتے ہیں اور تازہ، منافع بخش خیالات پیدا کریں گے. یہ ٹیموں میں مواصلات بڑھ جاتی ہے اور مواصلاتی معاملات میں سے بعض کو ختم کرتا ہے جو پیغامات جب اوپر سے نیچے کی ساخت کا سفر کرتے ہیں تو ہوسکتا ہے. بدقسمتی سے، ایک فلیٹ نظام برقرار رکھنے کے لئے مشکل ہے کمپنی کی بڑھتی ہوئی ہے، اور زیادہ منظم مواصلاتی نظام کی ضرورت کھیل میں آتا ہے. اس کے علاوہ، ایک فلیٹ تنظیم میں ملازمین بہت سے مختلف کام کرنے کے ساتھ ہنر مند ہوسکتے ہیں، اور ترقی یافتہ ہونے کے لئے بہت زیادہ کمرہ نہیں ہے.
کاروبار کیوں تنظیم سازی کے نظام کی ضرورت ہے
تنظیمی نظام ہر سائز کے کاروبار کے لئے اہم ہیں. جگہ میں ایک ٹھوس، اچھی طرح سے ساختہ ساختہ ہونے میں الجھن ختم ہوجاتا ہے اور ملازمین کو عمل کرنے کے لئے آسان عمل دیتا ہے. ہر کارکن کو یہ جاننا چاہئے کہ وہ کون سے رپورٹ کرتے ہیں. کسی قسم کے تنظیمی ڈھانچے یا ڈھانچے کے بغیر جگہ پر، ایک کام کی جگہ غیر معمولی ہوسکتی ہے. ملازمین کو یہ سمجھ نہیں سکتا کہ کون سا ذمہ دار ہے، جس کی وجہ سے اہم چیزیں درختوں کے ذریعے گر جائیں. ٹھوس تنظیمی ڈھانچہ ایک کمپنی کو چلاتا ہے اور ہر ایک ہی صفحے پر رکھتا ہے.
ایک تنظیمی نظام ہر فرد کو اپنی صحیح جگہ میں رکھتا ہے، جس میں کمپنی میں حصہ لینے میں مدد ملے گی. نظام سے مجموعی کارکردگی کو بہتر بناتا ہے، پیداوار میں اضافہ ہوتا ہے اور تنظیم میں ہر کسی کو واضح کرتا ہے. جب کردار واضح طور پر بیان کی جاتی ہے اور ہر شعبے کو اشتراک کیا جاتا ہے تو ہر شعبہ بہتر کام کرسکتا ہے. اس کے علاوہ، مناسب تنظیم سازی نظام فیصلہ سازی میں بہتری لے سکتی ہے، جیسا کہ معلومات بھر میں معلومات بہتی ہے. اعلی درجے کے مینیجرز کو تمام ڈویژنوں سے معلومات جمع کردی جاتی ہے، اور وہ کمپنی کے تمام آپریشنوں میں زیادہ سے زیادہ بصیرت دے سکتے ہیں.
ٹھوس تنظیمی نظام بہت سے کاروبار کے مسائل کو ختم کرتا ہے، بشمول کام کی تسلسل اور پوزیشنوں کے درمیان تنازعہ. اگر ایک کاروبار اچھی طرح سے سوچ رہا ہے تو، ہر ملازم کو ایک مخصوص کردار ہے، اور کردار ایک دوسرے کے ساتھ اوپریپپ نہیں کرتے ہیں. کوئی "رنر" نہیں ہے جہاں کوئی یقین نہیں ہے جو کسی خاص کام یا منصوبے کے ذمہ دار ہے. اس کی وجہ سے، تعاون میں اضافہ ہوا ہے اور ملازمت اپنے کام میں فخر کا احساس محسوس کرتے ہیں. مزدوروں کو ہمیشہ منتقل کرنے والی کرداروں اور گول پوزیشنوں کی مایوسی سے بچنے کے لۓ. وہ جو کچھ کرتے ہیں ان پر توجہ مرکوز کر سکتے ہیں.
مناسب تنظیمی نظام کا انتخاب آپ کے کاروبار اگلے درجے تک لے جا سکتا ہے. مثال کے طور پر، اگر آپ کا کاروبار مصنوعات کی بنیاد پر ہے تو، ایک میٹرکس یا ڈویژنک ڈھانچہ مثالی طور پر مثالی ہو گا. یہ منصوبے پر مبنی ڈھانچے ہیں جو خصوصی ٹیموں پر توجہ مرکوز کرتے ہیں. دوسری طرف چھوٹے شروع ہونے والی اشیاء کو ایک فلیٹ ڈھانچہ پر غور کیا جا سکتا ہے تاکہ تمام ملازمتوں کو اپنی مرضی کے مطابق اپنی مہارت اور مہارت میں حصہ لینے کی اجازت نہ دی جاسکتی ہے.
تنظیمی نظام کے ساتھ کاروبار کی مثالیں
فعال نظام کی مثالیں: فنکشنل تنظیمی نظام کو تاریخی لحاظ سے فوجی، یونیورسٹیوں اور سرکاری اداروں کی طرف سے استعمال کیا گیا ہے. کئی برسوں میں، فعال عمارات کو کم مقبول بن گیا ہے، اور بہت سے تنظیمیں ان سے دور ہو چکے ہیں. تاہم، وہ کچھ کاروباری اداروں کے ذریعہ ابھی بھی استعمال میں ہیں. ایک مثال یہ ہے کہ کس قسم کے تنظیمی نظام کا استعمال کیا جا سکتا ہے روایتی فیکٹری ترتیب میں ہے. فیکٹری مینیجر فیکٹری کے مختلف ڈویژنوں کی نگرانی کرتا ہے، جو ہر ایک خصوصی ہیں. ہر ڈویژن اپنے مینیجر ہیں، جن میں سے سبھی نگرانی کے فیکٹری مینیجر کو براہ راست رپورٹ کرتے ہیں. ایک اور مثال خوردہ اسٹور ہوسکتی ہے. ایک اسٹور مینیجر نے عملیات کو پرامڈ کے اوپر سے دیکھا ہے. ذیل میں مختلف محکموں ہیں. شاید انوینٹری کے لئے ایک، کسٹمر سروس کے لئے ایک اور مارکیٹنگ اور ترقی کے لۓ ایک ہے. ہر ایک اپنے سپروائزر ہے، اور عام مینیجر کو تمام رپورٹ.
ڈویژنل نظام کی مثال: ڈویژنل نظام بڑے، کثیر کارپوریشن کارپوریشنز کے ساتھ مقبول ہیں. مثال کے طور پر، جانسن اور جانسن نے ڈویژنل ڈھانچہ ہے. جانسن اور جانسن کے برانڈز میں سے ہر ایک اپنی اپنی کمپنی اور اپنی اندرونی ساخت کے ساتھ کام کرتا ہے. ان تمام برانڈز نے والدین کی کمپنی کو رپورٹ کیا. ڈویژنل تنظیمی ڈھانچہ کا ایک اور مثال جنرل الیکٹرک ہے. سی ای او سب سے اوپر، اور اس سے باہر بیٹھتا ہے، کمپنی مختلف گروہوں میں تقسیم کرتی ہے. کچھ آپریشنل گروپ ہیں، جیسے فنانس کے لئے، قانونی، عوامی تعلقات اور عالمی تحقیق. کچھ ٹیموں کو مخصوص منصوبوں میں تقسیم کیا جاتا ہے، بشمول ایوی ایشن، توانائی، صحت کی دیکھ بھال وغیرہ.
میٹرکس کے نظام کی مثالیں: میٹرکس تنظیم سازی کا نظام پیچیدہ ہے، لہذا زیادہ تر بڑے، اچھی طرح سے قائم کمپنیوں کی طرف سے اپنایا. ایک میٹرکس کمپنی کا ایک مشہور مثال سٹاربکس ہے. دنیا کی سب سے بڑی قافلہ کمپنی اپنے کام کو تقسیم کرنے کے لئے ایک فعال ڈھانچے کا استعمال کرتا ہے، بشمول HR، فنانسنگ اور مارکیٹنگ سمیت. یہ محکمے برانڈ کے کارپوریٹ ہیڈکوارٹر میں واقع ہیں اور اعلی درجے کی انتظامیہ کو رپورٹ کرتے ہیں. مثال کے طور پر، ایچ آر ڈیپارٹمنٹ پالیسیوں کی تخلیق کرتی ہے جو بورڈ کے تمام اسٹاربکس کے مقامات کو متاثر کرتی ہے. اگلا، سٹاربکس ہر جغرافیائی علاقہ کے لئے علیحدہ تقسیم ہے. ان علاقوں میں امریکہ، چین اور ایشیا پیسفک، یورپ، مشرق وسطی، روس اور افریقہ شامل ہیں. امریکہ کے علاقے، کمپنی کے لئے سب سے زیادہ مشہور ہے، اس کے علاوہ چار چھوٹے ڈویژنوں میں تقسیم کیا جاتا ہے. سٹاربکس میں مصنوعات کی بنیاد پر تقسیم بھی ہے. مثال کے طور پر، اسٹاک بیککس مگ اور بیکڈ مالوں کے لئے ایک دوسرے کے لئے ایک تقسیم ہے. تنظیم کی نچلے سطح پر، سٹاربکس ملازمین کی ٹیمیں، خاص طور پر اسٹور سطح پر. یہ پیچیدہ میٹرکس ڈھانچہ کافی عمدہ کام کرتا ہے، اور کمپنی کو کامیابی سے ملک بھر میں ہزاروں اسٹورز کو چلانے کی اجازت دیتا ہے.
فلیٹ سسٹم کی مثال: فلیٹ نظام ابتدائی طور پر اور ٹیک کمپنیوں میں مقبول ہیں. فلیٹ سسٹم کا ایک مشہور مثال زپوس ہے. 2013 میں، بڑے پیمانے پر جوتا کی کمپنی کے سی ای او نے ہالوکسیسی نامی ایک نیا مینجمنٹ ڈھانچہ کا اعلان کیا، کام کی جگہ کے تنظیمی نظام کو ختم کرکے تعاون کی حوصلہ افزائی کرنے کے لئے ایک سیٹ اپ. کمپنی نے مینیجر کے عنوانات پر پابندی لگا دی. اس سے اب تک کام کا عنوان نہیں ہوگا اور کوئی مالک نہیں ہوگا. ہر ملازم اپنے کام کا ذمہ دار ہوں گے. کمپنی امید تھی کہ جغرافیائی اور تخلیق کی وجہ سے ریڈ ٹیپ کا درجہ بندی اور فیصلہ سازی میں شامل ہو. تاہم، زپپس عملی طور پر آپریٹنگ کو برقرار رکھنے کے لئے جدوجہد کرتی ہے.
یہ بہت بڑی کمپنیوں کا ایک جدوجہد ہے جو ایک فلیٹ ڈھانچہ کو لاگو کرتی ہے. بہت ساری ابتداء نے ابتدائی ترقی کا سامنا کرتے وقت فلیٹ تنظیمی ڈھانچے کو برقرار رکھنے کی مشکل کے بارے میں بات کی ہے. مطالعے سے پتہ چلتا ہے کہ ملازمین کو سیراب اور عملی طور پر عمودی ڈھانچے ڈھونڈتے ہیں. لہذا، ایک فلیٹ تنظیمی ڈھانچہ شاید کاروبار کے لئے ایک اچھا اختیار ہے جو ابتدائی مراحل میں ہے، جدت اور ترقی کو بڑھانے کے لئے. تاہم، سب سے بڑی کمپنیاں فلیٹ سسٹم سے نکل جاتی ہیں کیونکہ یہ وقت کے انتظام کرنے کے لئے ممکنہ ہوسکتا ہے.
