faxing کے مقابلے میں، ای میل ایک پوائنٹ سے دوسرے سے معلومات حاصل کرنے کا ایک آسان طریقہ ہے.لیکن آپ فیکس مشین کو ابھی تک لازمی دفتری وسائل کے طور پر نہیں بنانا چاہئے. اس بات کا یقین، کبھی کبھار جام مشین ہے، مصروف اشارہ اور لاپتہ صفحہ، لیکن فیکس مشینیں استعمال کرنے کے قابل ہیں اور فوائد ہیں: بڑے دستاویزات بھیجا جا سکتا ہے، کچھ لوگ انہیں کاروباری مواصلات کے زیادہ پیشہ ورانہ شکل کے طور پر دیکھتے ہیں، اور فیکس پر دستخط دستخط جائز ہیں.
فیکس کور شیٹ کے حصوں میں اور فیکس کے وصول کنندہ اور مرسل کا نام لکھیں.
مناسب فون اور فون نمبر میں اپنا فون اور فیکس نمبر لکھیں. شعبوں ایونٹ میں یہ مددگار ثابت ہوتا ہے کہ وصول کنندہ واپس کال کریں یا فیکس کریں.
فکس میں شامل صفحات کی کل تعداد داخل کریں، بشمول کل نمبر میں کور کا شیٹ شامل ہے. کا احاطہ کرتا ہے یا کور کے شیٹ کے حصے. یہ وصول کنندگان کو بتاتا ہے کہ وہ فیکس میں وصول کرنے کے کتنے صفحات ہیں.
کور کے شیٹ کے ری سیکشن میں فیکس کے مقصد کا بیان کرتے ہوئے ایک سے تین الفاظ لکھیں. اگر قابل اطلاق ہو تو ایک حوالہ نمبر شامل کریں.
مناسب باکس میں درج کریں یا موزوں لفظ کی وضاحت کریں جن کی فیکس کی فوری طور پر یا آپ کے وصول کنندگان وصول کرنے سے متعلق خواہشات کی وضاحت کریں.
زیادہ تر فیکسوں میں جواب ڈائرکٹری شامل ہیں، جیسے: جائزہ لینے کے لئے (کوئی کارروائی کی ضرورت نہیں ہے)، براہ کرم تبصرہ کریں (جواب ضروری ہے)، فوری (سنبھال لیں)، رازداری (صرف مخصوص آنکھوں کے لئے)، یا جواب دیں (جواب ضروری ہے).
کسی بھی اضافی نوٹ یا ہدایات لکھیں جو آپ وصول کنندہ چاہتے ہیں یا فیکس کور شیٹ کے خالی نچلے سیکشن (تبصرے) میں پڑھنے کے لۓ آگاہ رہیں.
اس تاریخ کو داخل کریں جسے آپ فیکس کو سب سے اوپر شیٹ کے اوپر بھیج رہے ہیں، فیکس کو نظر ثانی کرنے کے بعد اور اس بات کو یقینی بنانا کہ کور کے شیٹ کے تمام متعلقہ حصوں کو مکمل کیا جائے.
تجاویز
-
واضح طور پر اور قانونی طور پر پرنٹ کریں تاکہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ کا احاطہ شیٹ پڑھا جا سکے.
اگر کور شیٹ سکین یا فوٹو کاپی کیا جاتا ہے تو اس صورت میں نیلے یا سیاہ سیاہی کا استعمال کریں.
انتباہ
فیکس کے ذریعہ خفیہ معلومات بھیجنے سے بچیں. جاننے کا کوئی بھی طریقہ نہیں ہے جو دوسرے اختتام پر ہے.
