"کتابوں کو برقرار رکھنے: کامیاب چھوٹے کاروبار، ساتویں ایڈیشن کے لئے بنیادی ریکارڈنگ اور اکاؤنٹنگ،" لنڈا پنسن نے ایک کمپنی کی طرف سے قرضے والے سامان یا خدمات فراہم کرنے والے قرضوں کے لۓ ان قرضوں کے طور پر ادا کیے گئے اکاؤنٹس کو بیان کیا ہے. کمپنیوں کو ادائیگیوں کی ادائیگی کی ذمہ دارییں تفویض کرتی ہیں. اس کی اکاؤنٹنگ ٹیم یا ایک وقف شدہ اکاؤنٹس قابل ادا ٹیم ہیں. ایک وقف شدہ اکاؤنٹس قابل ادا ٹیم پروسیسنگ کے طریقہ کار کے معیاری سیٹ کو ملازمت کرتی ہے.
اہمیت
درخت، غصہ اور پروسیسنگ میں غلطیاں کاروبار کو تباہ کر سکتی ہیں. ایسے خطرے کو کم کرنے کے لئے کنٹرول کے طریقہ کار کو نافذ کرنے کے لئے یہ ضروری ہے. کچھ عام اور مؤثر کنٹرول میں شامل ہیں: اختالف کے خطرے کو کم کرنے کے فرائض کی علیحدگی؛ رسمی طور پر خریداری کی افعال اور ہدایتوں کے خاتمے کے خطرے کو کم کرنے، دھوکہ دہی کی رسید اور غلطیاں؛ دوسرے سگنل ڈالر کی رقم کی حدوں کو خرابی اور غلطیوں کے خطرے کو کم کرنے کے لئے؛ اور ڈپلیکیٹ ادائیگی کی غلطیوں کے خطرے کو کم کرنے کے لئے منظم انوائس نمبر کی توثیق.
وینڈرز
ادارے کے طور پر کمپنی کے ڈیٹا بیس میں کریڈٹورز شامل ہیں. یہ کام عام طور پر ایک اکاؤنٹس قابل پائیدار کلرک یا فنانس کلرک ہے جس میں ادائیگی پیدا کرنے کی صلاحیت نہیں ہے کے لئے تفویض کیا جاتا ہے.
بروقت انداز میں ادائیگی کی جاتی ہے اس بات کو یقینی بنانے کے لئے، بیچنے والے حوصلہ افزائی کے معاملات کو حل کرنے کے لئے اکاؤنٹس قابل ادا ٹیم کے ساتھ کام کرنے کے لئے حوصلہ افزائی کی جاتی ہیں. خریداری کے ایجنٹوں یا آرڈرنگ سے متعلق ادارے کو غیر ادائیگی یا جزوی طور پر ادا شدہ انوائس تلاش کرنے یا حل کرنے میں تاخیر شامل ہو گی.
فنکشن
وینڈرز کو ہدایت دی جاتی ہے کہ وہ انوائسوں کو براہ راست اکاؤنٹس قابل ادائیگی محکمہ بھیجیں. انوائس وقت کی مسدود ہے اور پروسیسنگ گھڑی شروع ہوتی ہے. اگر سامان یا خدمات کو خریدنے کے لئے ایک خریداری کا حکم پیدا ہوا تو، انوائس خریداری کے آرڈر اور رسید کا ثبوت سے ملا ہے. مریم ایس سکایفر اس کتاب میں "تین راستہ میچ" کے بارے میں بحث کرتے ہیں "قابل ادائیگی اکاؤنٹس: ایک مؤثر محکمہ چلانے کا ایک گائیڈ."
اگر خریداری خریداری کے حکم کے بغیر بنایا گیا تو اسے کمپنی کی قائم کردہ ہدایات کو پورا کرنا ضروری ہے. اگر ہدایات کی جانی ہوئی ہے تو، انوائس آرڈرنگ ڈیپارٹمنٹ کو منظوری اور مناسب کوڈنگ کے لئے آگے بڑھا دیا جاتا ہے.
معاوضہ کے طریقہ کار
اکاؤنٹس قابل ادائیگی تجزیہ کار کو ادائیگی پیدا کرنے کا اختیار ہے. تجزیہ کار اس وقت انوائس پر عملدرآمد کرنے کے لئے کام کرتا ہے کہ یقینی طور پر یقینی بنائیں کہ وہ فوری طور پر ادا کی جائیں اور ممکنہ طور پر چھوٹ لے جائیں. ان دونوں مقاصد کے نتیجے میں اعلی قیمت کو کنٹرول کرنے کے مواقع ہیں. یہ خاص طور پر اہم ہے جہاں تاخیر کی ادائیگی کے لئے سرکاری ایجنسیوں کو سزا دی جاتی ہے.
الیکٹرانک ادائیگی ایک اور لاگت کی بچت کے آلے ہیں. یہ کاغذ کی جانچ کی قیمت کم ہوتی ہے اور چیک دھوکہ یا اختتام کو کم کرتی ہے. اگر یہ لازمی ہے کہ جزوی ادائیگی جاری یا ادائیگی میں کمی کی جائے، تو حساب دہندگان کے قابل تجزیہ کار دستاویزات اور حالات کی وضاحت کی جائے.
اندرونی آڈیٹنگ
قابل ادائیگی اکاؤنٹس قابل اطمینان رکھتا ہے کہ کمپنی کی پالیسی کے مطابق ادائیگی کی جاتی ہے. کمپنی کی داخلی آڈیٹنگ ٹیم انوائس کے منتخب گروپ کے لئے دستاویزات کی درخواست کرکے تجزیہ کار کے کام کے نتائج کا انتخابی طور پر منتخب کرے گی. آڈیٹر دستاویزات کا جائزہ لیتا ہے تاکہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ کنٹرول کے طریقہ کار میں جگہ کی گئی اور مناسب طریقے سے عمل کیا جائے. غیر متوقع نقصانات میں ناکافی کنٹرول طریقہ کار کا نتیجہ. اضافی وقت اور قیمت اس طرح کے نقصانات کو بحال کرنے کی ضرورت ہے.
