آپ کے مالی ریکارڈوں کے قابل ادائیگی والے حسابات کا ایک اہم حصہ ہے اور محتاط مصالحت اور نگرانی کے بغیر دھوکہ دہی کے تابع ہوسکتا ہے. مضبوط اکاؤنٹس قابل ادائیگی آڈٹ پروسیسنگ آپ کے بل کی ادائیگی کی درستگی اور وقت کی اہلیت کو یقینی بناتی ہے. سب سے بہترین اکاؤنٹس قابل ادائیگی آڈٹ پروسیسنگ روزانہ کی جانچ، معمول داخلی کنٹرول اور بیرونی آڈٹ کے طریقہ کار کا مرکب کی اجازت دیتا ہے.
روٹین طریقہ کار
قابل ادائیگی اکاؤنٹس قابل تنازعہ ہر روز ریکارڈ شدہ اندراج میں ادائیگیوں کو موازنہ کرنے کے لئے متوازن ہونا چاہئے. ادا کردہ کل رقم اور کل ریکارڈ کے درمیان کسی بھی توپیر کی جانچ پڑتال کی جانی چاہئے اور فورا فوری طور پر مل جائے. قابل شخص اکاؤنٹس میں شامل ہر فرد کا انتظام نگرانی ہونا چاہئے اور سرگرمیوں کی معمولی نگرانی میں شامل ہونا چاہئے. منیجرز کو تربیت دینے کے لئے تربیت دی جانی چاہئے تاکہ بدعنوانی کے کسی بھی نشانات کو اکاؤنٹس قابل عمل عملے کے ذریعے دیکھ سکیں.
امتحان کے راستے کو قائم کرنے میں مدد کرنے والے دستخط کرنے والے طریقہ کار کو نافذ کیا جانا چاہئے. یہ دستخط میں ڈیجیٹل تنازعات، ماہانہ توپ کی رپورٹوں اور انفرادی دستخطوں کے انتظام کے جائزے میں شامل ہونا چاہئے تاکہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ تمام معلومات درست ہے.
اندرونی کنٹرول
قابل ادائیگی اکاؤنٹس کے داخلی کنٹرولوں کو ادائیگی کی مقدار کے مطابق دستخط کی ضروریات میں شامل ہونا چاہئے. دستخط کی ضروریات کے کئی درجے کو لاگو کرنے پر غور کریں. مثال کے طور پر، آپ کو $ 5،000 سے زائد اشیاء کی اشیاء کے لئے اکاؤنٹنگ مینیجر کے دستخط کی ضرورت ہو سکتی ہے، 10،000 ڈالر سے زائد اشیاء اور $ 25،000 سے زائد ادائیگیوں کے لئے دوہری دستخط کی ضروریات کے لئے ایک ایگزیکٹو نشان. آپ کے دستخط کی ضروریات سے آپ کے آمدنی کل اور آپ کے کاروبار کی حساسیت زیادہ سے زیادہ فائدہ کے لئے دھوکہ دہی کے ساتھ ملائیں.
اکاؤنٹس قابل ادائیگی کے لئے معمول کنٹرول کے طریقہ کار قائم کریں. درستگی کو یقینی بنانے کے لئے انفرادی ادائیگیوں پر جگہ کی جانچ شامل کریں. مثال کے طور پر، ہر روز پانچ تنخواہ کا جائزہ لیں اور ادائیگی کی رقم اور ادا کنندہ کی معلومات کو چیک کریں اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ اکاؤنٹنگ ریکارڈ درست طریقے سے مکمل ہو چکے ہیں.
ایک مہینے یا مالی مدت کے اختتام پر کتاب اختتام کے طریقہ کار کے دوران، خلاصہ مجموعی اور اکاؤنٹنٹ سمیت تمام اکاؤنٹ قابل ادا کام کے لئے سائن آف طریقہ کار شامل ہیں. اس کے علاوہ، ایک چل رہا رپورٹ جاری رکھنا جو قابل ادائیگی اکاؤنٹس سے ادائیگی کی سطح پر نظر رکھتا ہے. اگر ادائیگی کی سطح اچانک بڑھتی ہوئی یا کمی ہے تو، وجوہات میں خود کار طریقے سے تحقیقات ممکنہ مسائل کو حل کرسکتے ہیں.
بیرونی آڈٹ
زیادہ سے زیادہ بیرونی آڈٹ میں ایک جانچ ٹیسٹنگ علاقے کے طور پر قابل حسابات شامل ہیں. بیرونی آڈٹز کو اکاؤنٹنگ کل کے حساب سے تمام اکاؤنٹنگ ریکارڈوں کے ذریعہ قابل ادائیگی کے قابل ادائیگی کی لسٹنگ اور تفصیلات کا پتہ لگانا چاہئے اور بینک کی واپسی میں شامل ہونا چاہئے. منتخب کریں اشیاء کو گہری جانچ کے لئے منتخب کیا جانا چاہئے. پیسے کی ادائیگی کی وصولی کی تصدیق کے لئے منتخب کیا جانا چاہئے. اس کے علاوہ، درستگی اور منطقی پروسیسنگ کے لئے معمول کے مصالحے کا جائزہ لیا جانا چاہئے. بڑی تنازعات کے ساتھ کسی بھی مصالحت کی تحقیقات مکمل طور پر کی جانی چاہیئے.
خارجہ امتحانوں کو غیر منظور شدہ ذمہ داریوں کے لئے ٹیسٹ کرنا چاہئے. مخصوص حد تک تمام انوائسوں کو منتخب کریں اور معمول انوائسوں کے بے ترتیب انتخاب میں گہرائی کا جائزہ لیں. ادائیگی کی ریکارڈز کو دیکھو، واپسی کے لئے کریڈٹ، موصول کردہ سامان لیکن انوائس نہیں، اور کسی بھی انوائس مخصوص اکاؤنٹ. یقینی بنائیں کہ ہر انوائس کو مناسب وقت کی مدت میں مناسب طریقے سے ریکارڈ کیا گیا ہے. یہ دیکھنے کے لئے اکاؤنٹ کا جائزہ لیں کہ یہ ذمہ داری کے طور پر ریکارڈ کیا گیا تھا یا اگر اس وقت سے مناسب طریقے سے خارج کردیا گیا تھا.
