ایک نجرک مخصوص ملازمین کے ملازمت کے اہلکاروں کے ریکارڈ کو برقرار رکھنے اور برقرار رکھنے کے لئے ذمہ دار ہے. فائلوں پر ریکارڈ رکھنے والے افراد کی قسم اس وقت مقرر کرتی ہے جب اسے رکھنا چاہئے. تمام اہلکار ریکارڈوں کو ایک محفوظ ابھی تک آسانی سے قابل رسائی علاقے میں ذخیرہ کرنے کی ضرورت ہے.
ایک سال
کچھ اہلکاروں کے ریکارڈ ہیں جو ملازم کمپنی چھوڑ کر کم از کم ایک سال تک رکھنا ضروری ہے. ان میں تمام روزگار کی کارروائی کا ریکارڈ شامل ہے، مثلا پروموشنز، منتقلی اور اختتام، اور کسی بھی پری روزگار کے امتحان، شکایت ریکارڈ اور قانونی کارروائی.
دو یا تین سال
کسی بھی تنخواہ سے متعلق ریکارڈ، جیسے ملازمت، وقت کارڈ، شیڈول اور تنخواہ کی شرح، ملازم کے اختتام کے دو سال بعد ذخیرہ کیا جاسکتا ہے. ملازمین کے مادہ کے تین سال بعد اصل ادا کنندہ ریکارڈ برقرار رکھنا چاہئے. فیملی اور میڈیکل ڈوب ایکٹ کے متعلق تمام کاغذات کو تین سال تک بھی فائل پر رکھنا ضروری ہے.
پانچ سال
پیشہ ورانہ سیفٹی اینڈ ہیلتھ ایڈمنسٹریشن کے مطابق، کسی بھی معلومات بشمول تفصیلات کا خلاصہ، کاروباری چوٹ یا بیماری سے متعلق پانچ سالوں تک رکھنا چاہئے. تاہم، کسی بھی طبی امتحان جو قانون کی طرف سے لازمی طور پر پیشہ ورانہ چوٹ یا بیماری کی وجہ سے 30 سال تک رکھنا چاہئے.
