ایک آجر کے طور پر، آپ کو اس ریاست اور وفاقی قوانین سے آگاہ ہونا چاہئے جو اہلکاروں کی فائلوں میں معلومات کی نوعیت کا تعین کرتے ہیں. ضروری اہلکاروں میں سے کچھ دستاویزات ملازم، کام کی حیثیت، تنخواہ کی معلومات اور کارکردگی کی معلومات کے لئے ذاتی رابطے کی معلومات شامل ہیں.
روزگار کی معلومات
عام طور پر ملازمت کی فائل میں ملازمت کی معلومات روزگار کی درخواست یا نئی کرایہ پر دستخط کی صورت میں آتا ہے. فائل میں ملازمت کو بھی ملازمت کی پیشکش کا ایک ایک کاپی بھی شامل ہوسکتا ہے اور ملازم سے ایک دستخط شدہ رسید بھی تسلیم کرتا ہے کہ اس نے کمپنی کے ملازم ہینڈ بک کا ایک کاپی حاصل کیا. جبکہ ملازمت کے اہلکار فائل میں فوائد کے مقصد کے لئے پیدائش کی تاریخ میں شامل ہونا لازمی ہے، انفرادی طور پر کرایہ پر تعین کرنے کے لۓ یہ معلوم کرنے کے لۓ یہ معلومات حاصل کرنے کے لئے غیر قانونی ہے.
کام کی حیثیت
کام کی حیثیت قانونی دستاویزات ہے جو ثابت کرتا ہے کہ ملازم امریکہ میں کام کرنے میں کامیاب ہوسکتا ہے. کام کی حیثیت کے ثبوت کے طور پر، ملازمین کی فائل میں ملازم کے سماجی سیکیورٹی کارڈ کا ایک کاپی شامل ہونا ضروری ہے. اگر ملازم ریاستہائے متحدہ کے شہری نہیں ہے تو، ایک مکمل 9 9 فارم (W-4 فارم کے برابر غیر امریکی شہری)، ملازم کے پاسپورٹ کا ایک کاپی اور ملازمت کے کام کی ویزا کا ایک کاپی شامل ہونا چاہئے. ملازم کے اہلکاروں کی فائل میں.
پے رول
ایک اہلکار فائل کا دوسرا بنیادی اجزاء تنخواہ سے متعلق ہے. ایک آجر کو اپ ڈیٹ کی تاریخ وفاقی W-4 ٹیکس فارم برقرار رکھنا چاہیے. W-4 فارم کے ساتھ ساتھ، ایک اہلکار فائل میں تنخواہ کی مدت کے لئے شیڈول بھی شامل ہوسکتا ہے جس میں ملازم کام کرتا ہے. اگر ملازم کو قانونی طور پر اپنے اجرت سے حاصل کردہ پیسے ملے، تو عدالت کے آرڈر یا تقاضے کی کاپی بھی اہلکاروں کی فائل میں بھی ہونا چاہئے.
کارکردگی کی معلومات
ملازمت کے عملے کی فائل کا کارکردگی کا اطلاق ایک دوسرے کا حصہ ہے. ان میں ملازم کے پیشہ ور مقاصد اور ملازم کے سپروائزر یا مینیجر کی طرف سے تحریری کارکردگی کی تشخیص کی کاپیاں شامل ہوسکتی ہیں. اگر مناسب ہو تو، پرسنل فائل میں بھی کسی بھی تعارف یا انتباہ بھی شامل ہوتی ہے کہ ملازم اپنے وقت کے دوران کمپنی کے ساتھ وصول کرتا ہے.
ریاست ٹیکس کی معلومات
اگر ریاست جس میں آپ اپنا کاروبار چلاتے ہیں وہ ٹیکس ٹیکس رکھتا ہے، تو آپ کو ٹیکس کو روکنے کے لئے W-4 فارم کو برقرار رکھنے کی ضرورت ہے. وفاقی W-4 ٹیکس فارم کی طرح، ریاستی شکل کو ملازمت کے عملے میں ملازمین کے پےچیک سے مناسب کٹوتیوں کے لئے ایک بیک اپ ریکارڈ کے طور پر اور برقرار رکھا جانا چاہئے اور آئی آر ایس کی طرف سے ایک تفتیش کے معاملے میں ریاست ٹیکس ایجنسی.
